Gira automatisiert Auftragsbestätigungen mit Retarus IDP

Der Gebäudetechnik-Spezialist Gira verarbeitet eingehende Auftragsbestätigungen mit Retarus IDP (Intelligent Document Processing). Über eine Middleware werden die erfassten Daten automatisch direkt ans SAP-System gesendet. So spart Gira Kosten und kann die früher mit der manuellen Erfassung beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für neue Aufgaben gewinnen.

Ausgangssituation

Manuelle Erfassung

Die Gira Giersiepen GmbH & Co. KG (www.gira.de) mit Sitz in Radevormwald produziert intelligente Systemlösungen für die elektrotechnische und vernetzte digitale Gebäudesteuerung. Das Familienunternehmen wurde 1905 gegründet und stellt außerdem komplexe Systemprodukte aus Kunststoff her. Die Gira Gruppe mit verschiedenen Tochterfirmen und Beteiligungen erwirtschaftet mit rund 1.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern etwa 370 Millionen Euro Umsatz (2024).

Gira erfasste in der Vergangenheit Auftragsbestätigungen (AB) für die eigene Materialbeschaffung mit hohem Aufwand manuell im SAP-System. Dabei ist dieser Prozess durchaus zeitkritisch: der Wareneingang von Gira darf ankommende Lieferungen grundsätzlich nur dann einbuchen, wenn die entsprechende Auftragsbestätigung im SAP angelegt ist.

Zielsetzung

Automatische AB-Erfassung in SAP

Gira wollte den manuellen Aufwand reduzieren und den Prozess der AB-Erfassung weitestgehend automatisieren. Für die Suche nach einer entsprechenden Lösung erstellte das Unternehmen ein Pflichtenheft mit 25 möglichst objektiven und gewichteten Kriterien von IT und Fachabteilungen. Im anschließenden Auswahlprozess konnte sich letztlich Retarus aus einer Shortlist mit fünf Anbietern mit seiner KI-gestützten IDP-Lösung durchsetzen, deren „Intelligenz“ über reine Texterkennung (OCR) deutlich hinausgeht.

Perspektivisch möchte Gira mit dem System zirka 10.000 AB pro Jahr verarbeiten. Das Ramping läuft sukzessive und ist für die PM-Beschaffung (Produktionsmaterialien) bereits abgeschlossen. Sehr große Lieferanten sind darüber hinaus direkt per EDI angebunden, das Gira in-house betreibt und betreut.

Die Usability ist wirklich gut. Alles sehr schön übersichtlich und sehr intuitiv. Damit sind wir schon sehr happy, das muss man ganz ehrlich sagen.

Dinah Henseler , Mitarbeiterin Materialbeschaffung und Projektleiterin Retarus IDP Projekt , Gira

Besondere Herausforderungen / Vorgehensweise:

Doppeltes Onboarding durch Projektüberschneidung

Im ersten Schritt hatte sich Gira zunächst für die vorige Retarus-Lösung Intelligent Capture Service (ICS) entschieden. Deren Einführung Ende 2024 überschnitt sich zeitlich mit der allgemeinen Verfügbarkeit der neuen, KI gestützten IDP-Lösung. Nachdem diese Gira im Zuge der regelmäßigen Projekt-Meetings vorgestellt wurde, entschied der Kunde sich, gleich auf die modernere und zukunftsträchtige Retarus-Lösung umzusteigen.

Ein solcher Wechsel ist naturgemäß mit Aufwand verbunden – so musste das Trainieren der Services mit rund 1000 typischen Auftragsbestätigungen beispielsweise zweimal erfolgen. Dieser hat sich aber gelohnt: Die Einführung der neuen Lösung verlief ohne Probleme und im Kosten- und Zeitplan.

Nutzen und Vorteile

Hoher Automatisierungsgrad, geringer manueller Aufwand

Gira erreicht mit Retarus IDP bereits nach kurzer Zeit auch aufgrund der kundenseitig hohen Datenqualität einen Automatisierungsgrad von deutlich über 90 Prozent. Mit der kommenden neuen Architektur auf Basis eines quelloffenen State-of-the-Art 24B-Sprachmodells von Mistral, das unter anderem Funktionen wie Instant Learning oder Sub-Line-Item-Splittung ermöglicht, dürfte der Automatisierungsgrad nochmals spürbar steigen.

Acht Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Gira arbeiten dazu mit jeweils separatem Arbeitsvorrat und eigener Confidence-Parametrisierung mit dem IDP-Portal und greifen bei Bedarf als „Human in the Loop“ (HITL) ein. Das UI/UX der Retarus-Lösung lobt Gira als selbsterklärend. Die Schulung der Kolleginnen und Kollegen erfolgte unkompliziert durch eine zuvor von Retarus eingewiesene Key Userin.

Key Facts

Retarus IDP zur Erfassung von Auftragsbestätigungen
Direkte Übertragung ins SAP über Retarus Cloud EDI Gateway
Automatisierungsgrad deutlich über 90 Prozent
Vertragliche Zusicherung des Service Levels (SLA)

Super auch, dass wir bei der Parametrisierung eine Menge selber einstellen können. So können wir beispielsweise die Confidencen pro Field selber einstellen und somit den Automatisierungsgrad erheblich beeinflussen.“

Philip Plock-Göbbel , IT-Experte SCM & Procurement , Gira

Fazit und Ausblick

Gira hat durch die Einführung von Retarus IDP seinen zuvor manuellen Aufwand für die Erfassung von Auftragsbestätigungen in SAP massiv reduziert und damit Ressourcen für andere Aufgaben freigemacht. Die KI-gestützte Lösung erreicht bereits heute einen hohen Automatisierungsgrad, der mit der kommenden neuen Architektur mit Instant-Learning-Fähigkeiten nochmals steigen dürfte. Künftig könnte nach der PM-Beschaffung (Produktionsmaterialien) auch noch das NPM-Team (Non-Produktions-Materialien) auf Retarus IDP umsteigen.

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