Effiziente Bearbeitung von Fahrzeugfinanzierungen dank Retarus Cloud Fax Services

Die Herausforderung

Ob Antragsformulare mit rechtswirksamer Unterschrift, Führerscheinkopien, Einkommensnachweise oder andere vertrauliche Unterlagen: Bei der Bearbeitung von PKW-Finanzierungen spielen Papier-Dokumente auch im Zeitalter der Digitalisierung eine wichtige Rolle. Um dem Kunden trotz zunehmender Dokumentenflut zeitnah eine Finanzierungszusage zu erteilen, ist es erforderlich, kritische Geschäftsprozesse zu automatisieren. Teure Alt-Systeme müssen durch effizientere, flexiblere Cloud-Applikationen ersetzt werden. Gleichzeitig sind Kreditinstitute bestrebt, ihre Prozesskosten so gering wie möglich zu halten. Gemäß strenger Datenschutz- und Compliance-Vorgaben ist beim Austausch sensibler Informationen zudem stets der Schutz der zu übermittelnden Daten sicherzustellen.

Die Ausgangssituation

Laut Arbeitskreis der Banken und Leasinggesellschaften der Automobilwirtschaft (AKA) werden in Deutschland aktuell rund 75 % aller Pkw-Zulassungen über Leasing- und Finanzierungsmodelle auf die Straße gebracht – Tendenz steigend. Meist übermitteln Autohändler vertrauliche Vertragsdokumente per Fax an das zuständige Kreditinstitut. Denn der Fax-Standard ist seit jeher erprobt und standardisiert, und bringt – dank Sendebericht und Signatur – Vorteile hinsichtlich der Beweiskraft zum Beispiel gegenüber E-Mail mit sich. Bei der Bank werden die Vertragsunterlagen manuell erfasst und dem entsprechenden Vorgang zugeordnet. Die Dateneingabe ist aufgrund der hohen Dokumentenanzahl nicht nur arbeits- und zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig. Doppelarbeiten, ein enormer Nachbearbeitungsaufwand und damit verbundene Verzögerungen bei der Antragsgenehmigung sind die Folge.

Die Lösung

Mit den Retarus Cloud Fax Services lassen sich Leasing- oder Finanzierungsunterlagen sicher und effizient per Fax versenden, in E-Mail-Clients, Business-Applikationen und Office-Umgebungen empfangen und dort direkt weiterverarbeiten. Zusätzliche Investitionen in Hardware, Updates, Wartung, Lizenzen und Leitungen sind nicht notwendig. Dabei unterstützt die Retarus Enterprise Cloud mit hoch entwickelten Schnittstellen, globaler Verfügbarkeit und hoher Ausfallsicherheit den Erfolg kommunikationsbasierter Geschäftsprozesse. Finanzinstitute weltweit profitieren von der Qualität und Transaktionssicherheit der Services sowie einer schnellen, fehlerfreien Fax-Auslieferung mit direkter Statusrückmeldung in bestehende Systeme.

Kundennutzen

Geringer manueller Aufwand
Niedrige Prozesskosten
Reduzierte Fehlerquote
Hohe Kundenzufriedenheit und stärkere Kundenbindung
Compliance-konforme Fax-Kommunikation
Beschleunigte Prozesse dank automatisierter Datenerfassung

Anwendungsfall

Sobald sich der Kunde beim Fahrzeugkauf für eine Finanzierungs- oder Leasingvariante entschieden hat, füllt der Händler ein mit Barcode gekennzeichnetes Antragsformular aus. Dieses sendet er per Fax an das Kreditinstitut. Fordert das Finanzhaus weitere Unterlagen vom Händler an, etwa Einkommensnachweise oder Führerscheinkopien, lassen sich die Papiere bequem in einem Fax-Dokument zusammenfassen und unter Angabe desselben Barcodes zurücksenden (Fax Back). Insbesondere internationale Großbanken, die große Dokumentenmengen verarbeiten müssen, profitieren von dieser smarten Übertragungsart: Dank des Barcodes lassen sich alle Unterlagen ohne manuellen Erfassungsaufwand sofort dem richtigen Vorgang zuordnen, automatisiert auslesen und im internen IT-System weiterverarbeiten. Ein individuell konfigurierbares Splitting optimiert die maschinelle Erfassung eingehender Fax-Dokumente zusätzlich. Papierbasierende Prozesse sowie Fehlerquellen reduzieren sich enorm.

Die Retarus-Dienste halten hohen Anforderungen an eine sichere, Compliance-konforme Geschäftskommunikation stand: Sie sind BaFin- sowie PCI-DSS-konform und werden nach dem Prüfungsstandard ISAE 3402 TYP II regelmäßig erfolgreich auditiert. Die Datenverarbeitung erfolgt strikten Datenschutzrichtlinien gemäß in modernen, von Retarus selbst betriebenen Rechenzentren in der Wunschregion.

Zudem ermöglichen die Services eine sichere Archivierung der Fax-Dokumente. Die Fax-Nachrichten können optional auch als durchsuchbare PDF-Dokumente rechtskonform im eigenen E-Mail-Postfach archiviert werden und stehen bei Nachfragen binnen kürzester Zeit zur Verfügung.

Das Retarus Enterprise Administration Service Portal (EAS) sorgt für maximale Transparenz und Kontrolle. Neben zahlreichen Konfigurationsmöglichkeiten und Echtzeit-Monitoring bietet es tägliche Reports über alle genutzten Fax-Services hinweg. Durch die Einführung der Cloud-Dienste erzielte Einsparungen können über günstigere Konditionen direkt an den Kunden weitergegeben werden und resultieren in einer höheren Kundenzufriedenheit sowie einer stärkeren Kundenbindung.

Wussten Sie schon?

Laut IDC besteht nach wie vor jedes zweite Dokument im Unternehmen aus Papier. Mit den Retarus Services können Organisationen die Digitalisierung gezielt vorantreiben.

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Ihre Vorteile auf einen Blick

Maximale Transparenz und Kontrolle durch Echtzeit-Monitoring und detaillierte Reports
Nahtlose Integration in E-Mail-Clients, Business Applikationen und Office-Umgebungen.
Hohe Verfügbarkeit und maximale Zustellraten
Datenschutzkonforme Verarbeitung in lokalen Rechenzentren innerhalb der Wunschregion.
BaFin- und PCI-DSS-konform