Führender Gesundheitsdienstleister setzt auf Retarus Cloud Fax

Der Gesundheitsversorger betreibt seit Jahrzehnten ein weit verzweigtes Netz an Kliniken in den USA. An den Standorten werden täglich große Mengen hochsensibler Daten verarbeitet – darunter Rezepte, Laborbefunde und Versicherungsansprüche. Da diese Informationen strengsten Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten unterliegen, ist eine datenschutzkonforme, sichere und zugleich effiziente Kommunikation unverzichtbar.

Das Unternehmen setzte bislang auf eine lokal betriebene Faxserver-Infrastruktur, die jedoch über die Jahre veraltet ist und zunehmend instabil wurde. Daraus resultierten zunehmend operative Probleme: häufige Ausfälle, abgebrochene oder fehlerhafte Übertragungen und hohe Kosten für Wartung, Hardware und Lizenzen. Mit dem Auslaufen der bestehenden Lizenzverträge ergab sich die Chance, eine zuverlässige und wirtschaftliche Alternative zu implementieren, die sich zudem in das zentrale elektronische Patientendatensystem integrieren ließ.

Nicht nur der hohe Betriebs- und Wartungsaufwand für die On-Premises-Infrastruktur erwiesen sich als problematisch. Insbesondere Kosten, die durch langsame, fehlerhafte und abgebrochene Fax-Versände entstanden, sollten in Zukunft vermieden werden. Die Klinikgruppe definierte drei zentrale Anforderungen, um ihre Kommunikation zukunftsfähig zu machen:

• Ein unterbrechungsfreier, zuverlässiger und datenschutzkonformer Betrieb.
• Die nahtlose Integration in das bestehende EHR-System Epic, um Medienbrüche zu vermeiden und Arbeitsabläufe zu optimieren.
• Eine reibungslose und risikoarme Migration ohne Betriebsunterbrechung.

Die Umstellung der gewachsenen, veralteten Faxserver-Infrastruktur auf die moderne Retarus Cloud-Fax-Lösung erfolgte problemlos ohne Unterbrechung des laufenden Betriebs. Um die reibungslose Integration in Epic zu gewährleisten, initiierte Retarus umfassende Tests in einer Sandbox-Umgebung. Dadurch ließen sich risikolos realistische Workflows validieren – von Rezeptübermittlungen bis zu Versicherungsanträgen. Dabei wurde auch die sichere Übertragung sensibler Daten und die zuverlässige Übermittlung von Statusbenachrichtigungen direkt in Epic überprüft. Bereits im Pilotprojekt wurde die Einbindung weiterer Kliniken berücksichtigt, um einen schnellen Roll-out auf weitere Standorte sicherzustellen.

Mit der Einführung von Retarus Cloud Fax hat der Gesundheitsdienstleister seine Kommunikationsprozesse grundlegend modernisiert und zukunftssicher aufgestellt. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Effizienzsteigerung: Fax-Dokumente werden heute doppelt so schnell übertragen wie mit der alten Fax-Infrastruktur.
• Kostensenkung: Wegfall von Hardware, Wartung und Lizenzkosten reduziert die Betriebsausgaben um 30 %.
• Maximale Verfügbarkeit: Der Wechsel zu Retarus Cloud Fax verlief ohne Ausfälle oder Datenverluste – die volle Betriebs- und Kommunikationssicherheit war jederzeit gewährleistet.
• Compliance-Gewinn: End-to-End-Verschlüsselung und HIPAA-konforme Prozesse sichern Regeltreue und schnelle Anpassung an neue Vorgaben.
• Fehlerreduktion: Übertragungsfehler oder Versandabbrüche gehören der Vergangenheit an.
• Zukunftsfähigkeit:Neue Standorte lassen sich jederzeit flexibel anbinden.

Key Facts

• Sichere, zuverlässige Kommunikation
• Spürbare Kostensenkungen
• Nahtlose EHR-Integration
• Höchste Compliance
• Flexibel skalierbar, zukunftssicher

Der Umstieg auf Retarus Cloud Fax zeigt, wie Organisationen im Gesundheitswesen ihre Kommunikationsinfrastruktur modernisieren können, ohne Risiken für den laufenden Betrieb einzugehen. Die Klinikgruppe konnte Kosten und IT-Aufwand deutlich reduzieren, Prozesse beschleunigen und gleichzeitig höchste Sicherheitsstandards einhalten. Damit ist sie optimal für weiteres Wachstum und die Anforderungen zukünftiger Regularien gerüstet.