Vorschriftsgemäßer Derivatehandel dank Retarus Cloud Fax Services

Die Herausforderung

Um beim Handel und der Abwicklung von Over-the-counter-Derivaten (OTC) eine wirksame Vertragsausführung nachzuweisen oder eine Transaktionsabwicklung zu bestätigen, ist das Fax gemäß ISDA Master Service Agreement ein bevorzugter Übertragungskanal. Denn Fax ist seit jeher erprobt, standardisiert, rechtlich bindend und, dank Sendebericht und Signatur, vor allem nachweisbar. Die zunehmende Digitalisierung erzeugt jedoch einen immer stärkeren Handlungsdruck bei Finanzinstituten, die Fax-Kommunikation vollständig auf digitale Systeme umzustellen und somit ihre Prozesskosten so gering wie möglich zu halten. Gleichzeitig müssen sie gewährleisten, dass Auftrags- und Ausführungsbestätigungen den Empfänger schnell und zuverlässig erreichen. Gemäß strenger Datenschutz- und Compliance-Vorgaben haben sie während der gesamten Transaktion den Schutz der zu übermittelnden Daten sicherzustellen.

Die Ausgangssituation

Noch immer betreiben viele Unternehmen der Finanzbranche für den Handel mit OTC-Derivaten eigene Server-Infrastrukturen. Das Problem hierbei: Fax-Server sind kosten- und wartungsintensiv, erfordern einen hohen administrativen Aufwand und stellen hohe Anforderungen an moderne Schnittstellen. Klassische Fax-Geräte benötigen nicht nur große Papiermengen, die beim Austausch finanzieller Transaktionen ein zusätzliches Sicherheitsrisiko bergen, sondern geraten auch bei Lastspitzen oder steigenden Datenvolumina schnell an ihre Grenzen.

Die Lösung

Mit den Retarus Cloud Fax Services lassen sich Fax-Dokumente sicher und effizient über E-Mail-Clients, Business-Applikationen und Office-Umgebungen versenden und empfangen. Zusätzliche Investitionen in Hardware, Wartung und Leitungen sind hierfür nicht notwendig. Eingehende Faxe können direkt an E-Mail-Postfächer weitergeleitet, in bestehende Workflow-Systeme eingebunden oder archiviert werden. Hoch entwickelte Schnittstellen, globale Verfügbarkeit und absolute Ausfallsicherheit stellen dabei den Erfolg kommunikationsbasierender Geschäftsprozesse sicher. Finanzinstitute weltweit profitieren zudem von der hohen Qualität und Transaktionssicherheit der Services sowie einer schnellen, fehlerfreien Fax-Auslieferung mit direkter Statusrückmeldung in bestehende Systeme.

Kundennutzen

Compliance-konforme OTC-Geschäfte
Sichere, zuverlässige Transaktionen, jederzeit nachweisbar
Geringere Prozesskosten
Maximale Transparenz

Der Anwendungsfall

Mit den Retarus Cloud Fax Services können Finanzinstitute ihre OTC-Geschäfte optimieren. Der Versand von Ausführungsbestätigungen und der Austausch von vertragsrelevanten Informationen erfolgt direkt über die Retarus Infrastruktur. Dank der Retarus Never-Busy-Technologie werden die Dokumente dabei automatisch in kürzester zeitlicher Abfolge nacheinander versendet. Dadurch sinkt die Fehlerrate bei Fax-Übertragungen um bis zu zehn Prozent. Zusätzlich dimensioniert Retarus die redundanten Carrier-Verbindungen stets so, dass jederzeit die optimale Bandbreite zur Verfügung steht und Kapazitätsengpässe auch bei großem Versandvolumen verhindert werden. Dank Zeitstempel lässt sich zudem genau nachvollziehen, wann die Dokumente eingegangen sind. Die Fax-Dienste halten höchsten Anforderungen an eine sichere Geschäftskommunikation stand: Sie sind BaFin-konform, PCI-DSS-zertifiziert und entsprechen dem Prüfungsstandard ISAE 3402.

Die Datenverarbeitung erfolgt nach jeweils geltenden lokalen Datenschutzrichtlinien in hochsicheren Retarus Rechenzentren. Außerdem ermöglicht Retarus die rechtskonforme Archivierung aller ein- und ausgehenden Fax-Dokumente. Für maximale Transparenz und Kontrolle sorgt dabei ein webbasierendes Administrationsportal.
Neben zahlreichen Konfigurationsmöglichkeiten, detaillierten Reports und Einzelverbindungsübersichten bietet dieses auch Echtzeit-Monitoring. Über die Funktion „Fax resend“ lassen sich abgewiesene Fax-Dokumente jederzeit erneut zustellen, ohne dass Retarus Zugriff auf die Inhalte der Dokumente erhält. Dadurch können Finanzinstitute sicherstellen, dass alle Transaktionen bestätigt werden und zeitnah ein Report für den Abgleich mit dem Order-Buch am nächsten Morgen zur Verfügung steht (Confirmed Status).

Wussten Sie schon?

Die Retarus Cloud Fax Services sind PCI-DSS-zertifiziert, BaFin-konform, entsprechen dem Prüfungsstandard ISAE 3402 und halten höchsten Anforderungen an eine gesetzes- und compliance-konforme Auftragsdatenverarbeitung stand.

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