Digitalisierung im Einkauf: eine neue Strategie für den Erfolg
Machen Sie Schluss mit der analogen Prozessverwaltung. Die professionelle Digitalisierung ermöglicht es Ihnen, unterschiedlichste Lieferantentypen flexibel in den Einkauf zu integrieren. Moderne E-Procurement-Services optimieren Lieferketten, ermöglichen messbare Zeit- und Kosteneinsparungen und bieten zuverlässige Planungssicherheit im Einkauf. Um eine reibungslose Auftragsabwicklung mit allen Lieferanten zu gewährleisten, wird den Unternehmen empfohlen, digitale Lösungen zu implementieren, die eine beliebige Anzahl von Lieferanten, unabhängig von Größe und Art, problemlos miteinander verbinden können.
Der Wechsel zum digitalen Einkaufen
Der Einkauf wird allgemein als der Prozess definiert, durch den Unternehmen Waren oder Dienstleistungen erwerben. Als Teil des Procure-to-Pay-Prozesses (P2P) ist der Einkauf auch eng mit der Buchhaltung und dem Wareneingang verbunden. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Einkauf die operativen und strategischen Aktivitäten der Beschaffung darstellt. Im täglichen Einkauf arbeiten die Unternehmen mit zahlreichen Lieferanten unterschiedlicher Größe und Art zusammen. Diese Interaktionen führen zu großen Mengen an Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferankündigungen und Rechnungen, die beim Käufer eingehen. Ganz zu schweigen davon, dass sie sich alle durch die Art der Datenträger unterscheiden. Um ihre Informationen automatisch in ERP-, SCM- oder Backend-Systemen zu verarbeiten, nutzen größere Lieferanten in der Regel EDI.
Kleineren oder nur sporadisch auftretenden Anbietern mangelt es oft an den notwendigen technischen oder wirtschaftlichen Möglichkeiten, dies zu tun. Daher können Rechnungen und Auftragsbestätigungen per E-Mail, Fax oder Brief eingehen. Für jedes Medium benötigt der Käufer in der Regel einen eigenen Erfassungsprozess. Um eine effiziente Bestellabwicklung mit allen Lieferanten zu gewährleisten, wird Unternehmen daher empfohlen, eine durchgängige Digitalisierung des Einkaufs zu implementieren, die es ermöglicht, eine beliebige Anzahl von Lieferanten, unabhängig von Größe und Art, einfach anzubinden. Entsprechende Lösungen – wie Retarus Intelligent Document Processing oder WebConnect for Suppliers – ermöglichen es, Lieferanten unabhängig von ihren eigenen Fähigkeiten auf einer Seite digital mit einem großen Unternehmen zu verbinden.
Vorteile im strategischen und operativen Einkauf
Der digitalisierte Einkauf ist für große und mittelständische Unternehmen heute absoluter Standard – kein Wunder bei den enormen Wettbewerbsvorteilen, die die Digitalisierung bietet. Die Vorteile der elektronischen Beschaffung im Hinblick auf die Automatisierung von Prozessen sind vielfältig.
Kostensenkung dank Digitalisierung
Die fehlende Digitalisierung im Einkauf bedeutet, dass Bestellungen oft ausgedruckt und per Post oder Fax verschickt werden, wenn sie nicht per E-Mail verschickt werden. Auf der anderen Seite müssen die Lieferanten die verschiedenen Medien manuell in ihrem Lieferantensystem zusammenführen. Die Automatisierung dieser Prozesse führt zu erheblichen Kosteneinsparungen für beide Seiten. Insbesondere die Einsparungen bei den Personalkosten, die normalerweise für jede Transaktion anfallen würden, summieren sich zu einer beträchtlichen Investitionsrendite. Die frei werdenden Kapazitäten können anderweitig genutzt werden, zum Beispiel im Kundendienst. Gleichzeitig bieten die Anbieter zunehmend Rabatte für durchgängig standardisierte Informationsflüsse an.
Zeitersparnis dank der Digitalisierung
Durch den Wegfall manueller Aufgaben werden Übertragungsfehler vermieden, was zu einer besseren Datenqualität führt. Außerdem sorgt ein schnelles, standardisiertes System dafür, dass es keine Inventurfehler mehr gibt. Dadurch können Entscheidungen sofort getroffen werden, ohne dass zusätzliche Bearbeitungszeit erforderlich ist. Das spart Zeit, die in die Pflege bestehender und den Aufbau neuer Lieferantenbeziehungen investiert werden kann.
Beschleunigte Auftragsprozesse und ein schnellerer Cashflow
Im Rahmen der Digitalisierung im Einkauf werden tendenziell auch Systeme standardisiert, die mehr als nur Beschaffungsprozesse steuern. Denn die Unternehmen profitieren nicht nur von beschleunigten Bestellvorgängen, sondern auch von einer automatisierten Rechnungsstellung. Dies führt zu einem schnelleren Cashflow, und die Waren werden auch schneller versandt. Das bedeutet, dass die Lieferungen für Aufträge mit vertraglich vereinbarten Zeitfenstern in den meisten Fällen pünktlich erfolgen.
Informationen digital strukturieren mit High-End-Technologie
Um das gesamte papiergestützte Beschaffungssystem in einen weitgehend automatisierten Prozess umzuwandeln, sind verschiedene E-Procurement-Technologien erforderlich.
EDI-Integration
Electronic Data Interchange (EDI) ist der digitale Austausch von Geschäftsdokumenten. Dazu gehören z. B. Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen. Diese Dokumente werden in Form von strukturierten Daten zwischen den Geschäftspartnern ausgetauscht, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.
Intelligente Dokumentenerkennung
Intelligent Document Recognition bereitet die Daten zunächst mit OCR-Engines (Optical Character Recognition) auf und erkennt sie. Anschließend werden die Daten mithilfe von maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz klassifiziert, segmentiert und extrahiert. Anschließend werden die Daten nachbearbeitet und validiert. Mit der optionalen Human-in-the-Loop-Funktion erreicht das System eine besonders hohe Datenqualität mit Erkennungsraten von bis zu 100 Prozent.
Die intelligente Dokumentenerkennung bietet zahlreiche Vorteile:
- Effiziente und nahtlose Integration ohne jede technische Unterbrechung
- Sechzig Prozent Kostensenkung durch Automatisierung der Auftragserfassung
- Beschleunigte Prozesse dank der Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben
- Gesteigerte Effizienz durch eine Erkennungsgenauigkeit von bis zu 98 Prozent
- Verringerung der Kosten für die Fehlerbehandlung
Automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Bestellungen
Mit Hilfe von Retarus Intelligent Document Processing können eingehende Aufträge digitalisiert und hoch automatisiert werden.
E-Invoicing - Rechnungsstellungsprozesse intelligent digitalisieren
Nutzen Sie Retarus Integration und Automation, um Rechnungen international und rechtskonform zu versenden und zu empfangen.
Digitalisierung als Erfolgsfaktor ist für alle Unternehmen attraktiv
Die Retarus Integration and Automation Platform ermöglicht es allen Unternehmen, digitale Prozesse zu etablieren, unabhängig von ihren technischen Möglichkeiten. Mit E-Procurement können Sie automatisch Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Bestellungen und Lieferankündigungen versenden und empfangen. Zur Vorbereitung der Implementierung werden alle Lieferanten analysiert und in Gruppen zusammengefasst. Manuelle Aufgaben werden ebenfalls identifiziert und quantifiziert.
Was Retarus auszeichnet
WebConnect for Suppliers
Da nicht jeder Lieferant EDI nutzt, scheitert der automatisierte Dokumentenaustausch oft schon vor dem ersten Schritt. Genau dafür bietet Retarus eine einzigartige Lösung: WebConnect for Suppliers versendet Bestellungen als interaktive E-Mails, die den Zugang zum WebConnect-Portal ohne einen einzigen Login und mit nur einem Klick ermöglichen. Dort kann der Lieferant die Bestellung einfach bestätigen, bearbeiten oder ablehnen, ohne sich anmelden oder registrieren zu müssen. Optional können der E-Mail statische PDF-Anhänge beigefügt werden, wenn der Anbieter dies wünscht. Dadurch kann die Zahl der automatisierten Auftragsbestätigungen erheblich gesteigert werden. WebConnect for Suppliers kann an jede ERP-Anwendung angeschlossen werden, unabhängig vom bestehenden EDI-System des Unternehmens.
Digitalisierung aller Bereiche der Kommunikation
Die Dienstleistungen von Retarus gewährleisten weit mehr als nur automatisierte Bestellprozesse. Optionale Berichte identifizieren überfällige Auftragsbestätigungen. Automatische Erinnerungsbenachrichtigungen helfen dabei, zusätzliche manuelle Aufgaben auf ein Minimum zu reduzieren. Eingehende Dokumente werden automatisch auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Im Falle von Fehlern wird die Dokumentenvalidierung einen separaten Prozess auslösen.
Integration kleiner analoger Zulieferer
Gerade kleine spezialisierte Anbieter nutzen oft noch papier- oder faxbasierte Prozesse. Mit Retarus Intelligent Document Processing stellen auch diese Lieferanten kein Problem mehr dar. Der KI-gestützte Prozess erfasst alle eingehenden Dokumente, digitalisiert und kategorisiert sie und übergibt sie dann an interne Workflows. So kann der Einkauf im Vergleich zur manuellen Erfassung bis zu 85 Prozent Zeit sparen. Die Zulieferer müssen ihre Prozesse nicht ändern und können wie bisher weiterarbeiten.
Wir sind für Sie da!
Sie haben Fragen zu Retarus, unseren Produkten und Dienstleistungen oder möchten weitere Informationen erhalten? Ihr persönlicher Vertriebsmitarbeiter hilft Ihnen bei allen Anfragen.