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Polen schreibt ab 2026 die elektronische Rechnungsstellung vor – ist Ihr Unternehmen bereit?

Ab Februar 2026 wird die elektronische Rechnungsstellung in Polen verpflichtend. Alle im Land tätigen Unternehmen müssen Rechnungen über die staatliche Plattform KSeF (Krajowy System e-Faktur) ausstellen und empfangen.

Einleitung

Die Nichteinhaltung dieser Vorschrift kann zu Störungen, Strafen und Compliance-Risiken führen. Neben der Einführung eines neuen Rechnungssystems wird die obligatorische Statusverwaltung eine der größten Herausforderungen für bestehende Anwendersysteme.

Retarus gewährleistet Compliance, Sicherheit und Vorhersehbarkeit in der Buchhaltung. Wir eliminieren für unsere E-Invoicing-Kunden ein vermeidbares Risiko mit erheblichen finanziellen Auswirkungen.

Kontext

Polen führt ein obligatorisches nationales E-Rechnungssystem (KSeF) gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Beschaffungswesen ein.

Zeitplan

1. Februar 2026

Große Unternehmen (200+ Mio. PLN)

1. April 2026

Alle übrigen Unternehmen

1. Januar 2027

Kleinstunternehmen

Besonderheiten

  • E-Rechnungen müssen einem strukturierten XML-Format (FA(3)) entsprechen und werden vom KSeF validiert und 10 Jahre lang archiviert.
  • Papier- oder PDF-Rechnungen werden nicht mehr akzeptiert.

UPO:

„Urzędowe Poświadczenie Odbioru” (UPO) zur Verwaltung des Rechnungsstatus

  • Kundensystem muss die Statusverwaltung abwickeln können
  • Retarus kann hierbei unterstützen und auch einige Schritte der Statusverwaltung übernehmen.

Auswirkungen für Unternehmen

  • Prozessstörungen, wenn keine Vorbereitungen getroffen wurden (ERP-Anpassung, neue Arbeitsabläufe)
  • Compliance-Risiken (Strafen, abgelehnte Rechnungen, verspätete Zahlungen)
  • Operative Herausforderungen für multinationale Unternehmen mit komplexen ERP- und Buchhaltungslandschaften

Warum Unternehmen jetzt handeln müssen

Vorbereitung

Die nötigen technischen und organisatorischen Maßnahmen (ERP-Integration, Tests, Schulungen) beanspruchen erfahrungsgemäß etwa sechs bis neun Monate – sprich: es ist fünf vor zwölf!

Schnellere Rückerstattung

Mehrwertsteuerrückerstattungen im Zusammenhang mit KSeF werden künftig schneller erfolgen (40 statt 60 Tage) – allerdings nur für konforme Unternehmen.

Aus für PDF

Simple PDF-Rechnungen ohne strukturierte, maschinenlesbare Daten werden ab April 2026 in Belgien nicht länger akzeptiert.

Automatisierung

Unternehmen profitieren durch E-Invoicing von automatisierten Prozessen, geringeren Fehlerquoten und höherer Transparenz.

Europaweiter Trend:

Ähnliche Vorschriften entstehen derzeit in ganz Europa – Polen ist nur ein Schritt in einem umfassenderen regulatorischen Trend.

Wie wir Sie unterstützen

Nahtlose Integration

Wir integrieren die polnische E-Rechnung (und nicht nur die) nahtlos in ihre lokalen ERP- und Buchhaltungssysteme.

Last-Minute-Service

Wenn es besonders schnell gehen muss, dann schicken wir Ihr Projekt auf Wunsch intern auf die Überholspur. Fragen Sie uns gern, was Sie das ggf. extra kosten würde.

Klare Anleitungen

Regularien und Vorschriften sind für normale Menschen oft nur schwer zu verstehen. Wir geben Ihnen klare Anleitungen zur Einführung und praktische Informationen zur Umsetzung an die Hand.

Workflows

Wir optimieren Ihre Dokumentenverarbeitung, indem wir Ihre Rechnungs- und Dokumenten-Workflows für EDI, PDF, Plattformen, CTCs und Netzwerke zusammenführen und automatisieren.

Experten

Bei uns arbeiten erfahrene Mitarbeiter mit langjähriger Expertise bei EDI- und E-Invoicing mit flankierendem EU-Projektmanagement.

Premium Support

Bei uns bekommen Sie rund um die Uhr (24/7) kompetente Unterstützung mit garantierten SLA-Umsetzungszeiten.

Vollständige Compliance

Unser Global E-Invoicing ist vollständig rechtskonform mit polnischem Steuerrecht und EU-Standards.

Zukunftssichere Lösung

Retarus Global E-Invoicing ist bereits heute kompatibel mit künftigen EU-ViDA-Anforderungen („VAT in the Digital Age“).

So funktioniert E-Invoicing in Polen mit Retarus als Solution Provider

Laden Sie unsere exklusive Infografik herunter und erfahren Sie, wie Retarus den sicheren, gesetzeskonformen Rechnungsprozess in Polen für Kunden umsetzt.

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Bereiten Sie Ihr Unternehmen heute auf die polnische E-Invoicing-Pflicht vor

Ab 2026 ist elektronische Rechnungsstellung in Polen für alle Unternehmen verpflichtend. Retarus bietet eine rechtskonforme, zukunftssichere und effiziente Lösung für alle Anforderungen. Verwandeln Sie regulatorische Pflichten in einen Wettbewerbsvorteil..
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