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Purchase-to-Pay: Digitalisierung im Einkauf

Purchase-to-Pay ist ein wichtiger Geschäftsprozess, der durch die vollständige Digitalisierung erheblich effizienter gestaltet werden kann. Mit Retarus Integration and Automation kann jedes Unternehmen Geld sparen und die Basis für wirtschaftliches Wachstum legen.

Vom Kauf bis zur Zahlung

Purchase-to-Pay (P2P), manchmal auch als Procure-to-Pay bezeichnet, beschreibt den gesamten Beschaffungsprozess eines Unternehmens. Dieser Workflow besteht aus einer Vielzahl von unterschiedlichen Einzelvorgängen. Dazu zählen:

  • Bestellanforderung
  • Der Kauf selbst
  • Erhalt der bestellten Ware
  • Zahlung
  • Buchhaltung
Alle diese einzelnen Prozesselemente sind durch die Übertragung der entsprechenden Daten miteinander verbunden. Die große Zahl der beteiligten Organisationseinheiten macht den gesamten Arbeitsablauf sehr komplex. Der Zeitaufwand und die Personalkosten bei der manuellen Bearbeitung sind enorm. Ganz zu schweigen davon, dass die manuelle Bearbeitung ein hohes Fehlerrisiko birgt.
Die Lösung ist ein durchgängig digitaler und automatisierter Purchase-to-Pay-Prozess, der den gesamten Workflow des Unternehmens bis hin zur endgültigen Zahlung umfasst. Durch die Abschaffung manueller Bearbeitungsschritte und die Einführung eines neuen standardisierten Genehmigungsverfahrens:
  • Fehlerquellen werden minimiert
  • Die Transparenz des Prozesses wird erhöht
  • Die Effizienz wird maximiert und die Kosten werden gesenkt

Ein digitaler Purchase-to-Pay-Prozess besteht im Wesentlichen aus vier Säulen:

E-Procurement

Ein computergestützter Beschaffungsprozess wird oft als E-Procurement bezeichnet. Anfragen werden in der Regel über gespeicherte Kataloge erzeugt. Die Funktion und das Erscheinungsbild sind ähnlich wie bei klassischen Online-Shops. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter das System problemlos in seinen eigenen Arbeitsablauf integrieren kann. Auf Knopfdruck wird die Bestellung als strukturierte Daten an den Lieferanten übermittelt.
Wenn der Lieferant keine strukturierten Daten unterstützt, wird die Bestellung per E-Mail verschickt. Idealerweise erfolgt die Genehmigung und Kontierung bereits bei der Auftragserteilung. Das bedeutet, dass für die automatische Buchung der Rechnung keine weitere Genehmigung erforderlich ist.

Elektronischer Austausch von Dokumenten

Um Medienbrüche zu vermeiden und damit Zeit zu sparen, sollten alle Dokumente als elektronische Daten ausgetauscht werden. Das spart nicht nur Personalkosten, sondern schont auch die Umwelt. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sind alle Absender und Empfänger direkt miteinander verbunden. So kann die Software die Dokumente einheitlich konvertieren, validieren und an den gewünschten Ort transportieren.

Automatisierung von Rechnungen

Um den gesamten P2P-Prozess im Unternehmen zu automatisieren, wird auch die Rechnungsbearbeitung optimiert. Das bedeutet, dass alle Rechnungen von verschiedenen Lieferanten zunächst in einheitliche elektronische Rechnungen umgewandelt werden. Die Software vergleicht dann anhand vordefinierter Regeln die eingegangenen Rechnungen mit den erteilten Aufträgen oder den getroffenen Zahlungsvereinbarungen und dem Wareneingang. Wenn alle Daten übereinstimmen, erfolgt die Buchung automatisch.

Stellt das System jedoch Unstimmigkeiten fest, wird ein Genehmigungs-Workflow eingeleitet und die zuständige(n) Person(en) werden kontaktiert. Ist keine Kontaktperson hinterlegt und keine Referenz auf dem Dokument genannt, wird ein verantwortlicher Mitarbeiter gesucht.

Elektronische Zahlung

Der letzte Schritt bei einer digitalen P2P-Lösung ist die elektronische Zahlungsabwicklung. Zu diesem Zweck werden externe Zahlungsdienstleister in das System des Unternehmens integriert. Im Gegensatz zum traditionellen Online-Banking kann das intelligente System günstige Zahlungsfristen und Rabatte einschließen. Damit unterstützt die Software das Working Capital Management und spart bares Geld.

Je nach Anbieter können auch externe Finanzierungs- oder E-Payment-Dienste integriert werden, die eine Zwischenfinanzierung oder dynamische Rabattprogramme ermöglichen.

Die Vorteile eines automatisierten P2P-Prozesses

Die Installation eines modernen P2P-Systems mit Retarus Integration and Automation bietet viele Vorteile. So spart beispielsweise die Möglichkeit, PDF-Dateien oder Faxe als strukturierte Daten direkt in das ERP-System zu übertragen, Zeit und Geld. Der digitale interne Informationsfluss sorgt für mehr Transparenz, die Automatisierung für weniger Fehler.

Hohe Kosteneinsparungen

Die manuelle Übertragung von Daten ist mit hohem Personalaufwand verbunden und stellt somit einen enormen Kostenfaktor für Unternehmen dar. Eine zuverlässige Softwarelösung kann den manuellen Aufwand und die damit verbundenen Kosten reduzieren. Die Einkaufsleiter können einzelne Einkäufe zusammenfassen und aufgrund des besseren Einblicks in die Daten entsprechende Rabatte aushandeln. Die Übersicht über Frühzahlerrabattangebote und die Integration von attraktiven E-Payment-Lösungen bringen weitere finanzielle Vorteile.

Mehr Klarheit

Im Alltag wissen die wenigsten Finanzverantwortlichen, wo sich die einzelnen Lieferantenrechnungen befinden oder ob die bestellte Ware bereits eingetroffen ist. Außerdem nimmt die Bearbeitung von Anfragen viel Zeit in Anspruch. Mit einer intelligenten digitalen Lösung können die verantwortlichen Mitarbeiter alle Prozesse nicht nur verfolgen, sondern auch steuern. Gleichzeitig erhält das Management einen besseren Überblick über finanzielle Trends und erreichte KPIs der einzelnen Abteilungen.

Weniger Fehler

Durch die Automatisierung anstelle der manuellen Übertragung werden auch menschliche Fehler ausgeschlossen. Insbesondere bei der Bearbeitung von Rechnungen können Fehler schwerwiegende Folgen haben, wie z. B. Zahlungen in falscher Höhe oder an die falschen Lieferanten.

Retarus zur Automatisierung von P2P- und O2C-Prozessketten

Die elektronische Rechnungsstellung ist häufig der erste Schritt, den Unternehmen auf dem Weg zu einem digitalisierten Einkaufsprozess machen. Die elektronische Rechnungsverarbeitung ist jedoch nur ein Teil des E-Procurement. Um das volle Potenzial eines automatisierten P2P-Prozesses auszuschöpfen, müssen möglichst viele Arbeitsabläufe auf die elektronische Abwicklung umgestellt werden. Genau dafür bietet Retarus seine Integrations- und Automatisierungsservices an, die alle internationalen E-Invoicing-Anforderungen (B2B und B2G) sowohl für den Versand als auch für den Empfang von Rechnungen erfüllen. Der Long Term Archiving Service von Retarus garantiert die Compliance für mehr als 50 Länder mit einem eigenen Portal und redundanten Rechenzentren für die rechtssichere Aufbewahrung von Dokumenten. Dank der Vernetzung mit Plattformen wie Ariba oder OpenPeppol lässt sich eine umfassende Digitalisierung problemlos realisieren.

Automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Bestellungen

Mit Hilfe von Retarus Intelligent Document Processing können eingehende Aufträge digitalisiert und hoch automatisiert werden.

Lesen Sie den Anwendungsfall

Rechnungsstellungsprozesse intelligent digitalisieren

Nutzen Sie Retarus Integration und Automation, um Rechnungen international und rechtskonform zu versenden und zu empfangen.

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