Transmisión segura de resultados de laboratorio gracias a Retarus Cloud Fax Services

El desafío

Digitalización, volúmenes de datos crecientes y una integración internacional cada vez más estrecha: actualmente el sector de la atención sanitaria está viviendo una transformación fundamental. Se utilizan tecnologías de comunicación innovadoras con el fin de agilizar los procesos de trabajo en laboratorios, clínicas y hospitales, facilitar el día a día de médicos y pacientes y reducir los costes operativos. Para asegurar que el paciente reciba puntualmente el tratamiento correcto, los resultados de laboratorio (que suelen constar de varias páginas) deben llegar a sus destinatarios con la rapidez y la fiabilidad necesarias. A su vez, las empresas de asistencia sanitaria deben garantizar siempre la protección de datos sensibles sobre la salud, que está consagrada en numerosas disposiciones legales tales como las leyes estadounidenses HIPAA y HITECH o el RGPD.

La situación de partida

En muchos países, el manejo de datos personales está sujeto a rigurosos requisitos que regulan estrictamente el envío por correo electrónico. De ahí que no exista un medio de comunicación más eficiente que el fax para la transmisión fiable y segura de documentos sensibles (por ejemplo, los resultados de laboratorio) en el sector sanitario. Hasta ahora, los laboratorios solían utilizar una infraestructura propia. Sin embargo, los servidores de fax no solo son costosos y requieren mucho mantenimiento, sino que también comportan una elevada carga administrativa y presentan problemas de interconexión y de discontinuidad del formato. La transmisión por fax mediante tales sistemas in situ es propensa a fallos, sobre todo durante los picos de carga en las redes IP. Debido al creciente volumen de datos, los aparatos de fax clásicos requieren además grandes cantidades de papel, lo cual entraña un riesgo adicional para la seguridad durante el intercambio de información sensible.

La solución

Los Retarus Cloud Fax permiten enviar y recibir mensajes de fax de manera segura y eficiente desde entornos Exchange, HCL Notes Domino o aplicaciones de Windows. Los faxes entrantes pueden reenviarse directamente a buzones de correo electrónico, integrarse en sistemas de flujo de trabajo existentes y archivarse. Gracias a este servicio de fax, empresas sanitarias de todo el mundo se benefician de la máxima seguridad en las transacciones, unas tasas de entrega óptimas y un envío por fax sumamente rápido y sin fallos. Además, obtienen un grado de control máximo a través de un portal de administración basado en web que ofrece múltiples posibilidades de configuración, así como informes detallados. Retarus Cloud Fax is the solution for providing medical information by faxing doctor reports via secure communication channels.

Beneficios para el cliente

  • Procesamiento de las tareas más eficiente
  • Asistencia a los pacientes más rápida
  • Reducción de la necesidad de aclaraciones por parte de médicos y laboratorios
  • Reducción de la carga de trabajo de los empleados del laboratorio
  • Reducción de los costes operativos
  • Máxima transparencia

El escenario de aplicación

La seguridad de los datos y los derechos de los pacientes revisten la máxima prioridad en el ámbito sanitario. Los Retarus Cloud Fax Servicespermiten a las empresas sanitarias asegurarse de que la información sensible no caiga en las manos equivocadas. El documento de fax se entrega directamente, en forma de anexo en PDF, al cliente de correo electrónico del destinatario. De este modo, el peligro de que el fax pueda ser leído por personas no autorizadas es sustancialmente menor que con los documentos de fax convencionales. Y es que estos servicios de fax satisfacen los máximos requisitos en cuanto a transmisión segura de datos personales: cumplen las normativas HIPAA, HITECH y BaFin y se gestionan en centros de datos de Retarus altamente seguros en todo el mundo. El tratamiento de datos tiene lugar conforme a las respectivas directrices vigentes sobre protección de datos (cumplimiento de RGPD).

Las ventajas no se limitan a la recepción de los documentos, sino que se extienden también a su envío. Por ejemplo, gracias a la tecnología “Never Busy” de Retarus, se pueden enviar documentos de fax de forma rápida y fiable incluso a clínicas que cuenten con un solo número de teléfono y fax. En las soluciones convencionales, pese a la rellamada automática, la transmisión falla a menudo debido a las líneas ocupadas, por ejemplo, cuando se envían en rápida sucesión los informes de laboratorio de varios pacientes de una clínica. Retarus se encarga de enviar las tareas automáticamente en la sucesión más rápida posible. Esto se traduce en una reducción sustancial de la tasa de errores en las transmisiones por fax. Además, Retarus dimensiona las conexiones con los proveedores de modo que siempre esté disponible el ancho de banda óptimo y se eviten las limitaciones de capacidad, incluso durante picos de carga.

Los Retarus Cloud Fax Services se implementan en unas pocas horas y pueden conectarse sin problemas a través de todos los protocolos habituales. Esto beneficia también a grandes redes de laboratorios internacionales que necesitan implantar en un tiempo mínimo una solución unificada en todas sus delegaciones. No se requieren inversiones adicionales en hardware, actualizaciones, mantenimiento o líneas, por lo que las instituciones médicas pueden reducir de forma permanente sus costes operativos y garantizar una atención eficiente y rápida a los pacientes.

Resumen de ventajas

  • Integración perfecta con todos los clientes de correo electrónico y entornos Office
  • Tasas de entrega óptimas
  • Máxima disponibilidad y envío sin fallos
  • Conformidad con las normativas HIPAA, HITECH y BaFin; certificación PCI-DSS
  • Tratamiento conforme al reglamento de protección de datos en centros de datos locales en la región respectiva
  • No se requiere una infraestructura propia

Otros escenarios