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Digitalización de formularios y automatización de pedidos Un grupo cosmético confía en Retarus

El líder mundial del mercado de la industria cosmética tiene un volumen de ventas de casi 27 millones de euros con cerca de 85.000 empleados distribuidos en 150 países y más de 30 marcas en los segmentos de productos de lujo, productos para consumidores y productos profesionales. Para conseguir una comunicación digital sin discontinuidad del formato, el grupo confía en la solución Managed Capture Services de Retarus.

Situación de partida

Discontinuidad del formato en el proceso de pedido

En la actualidad, los procesos de entrega y facturación del grupo cosmético están ampliamente digitalizados, desde los pedidos realizados en línea hasta la facturación a través de sistemas EDI. Sin embargo, aunque la digitalización ha avanzado mucho en la comunicación con los proveedores, este no es el caso de la comunicación con los clientes. Durante el proceso de pedido, las discontinuidades del formato no deseadas se producen reiteradamente. Y es que muchos minoristas no disponen de los medios técnicos y económicos para transmitir los datos de forma estructurada y digital. Para ello se suelen utilizar formularios de pedido predefinidos y en papel o formularios electrónicos no estructurados. Estos llegan al departamento de atención al cliente por fax, correo electrónico o correo postal. La introducción manual de estos pedidos en un sistema ERP es sinónimo de elevados gastos de personal.

Objetivo

Digitalización completa para la reducción de costes

Puesto que los pedidos recibidos de los minoristas, algunos de ellos escritos a mano, deben introducirse manualmente en el sistema ERP, faltan recursos valiosos para procesos importantes y que requieren una gran inversión de tiempo. Por ejemplo, para el grupo cosmético es esencial, especialmente en los segmentos de cosméticos de lujo y productos profesionales, proporcionar una atención al cliente personalizada y mejorar continuamente la experiencia del cliente para seguir siendo competitivos. Para lograrlo, deben liberarse la carga de trabajo de los empleados y automatizar los procesos de pedido manuales para que puedan registrarse en los sistemas SAP del grupo cosmético sin discontinuidad del formato.

"Retarus ayuda al grupo cosmético líder mundial en la automatización completa de los procesos de pedido de sus clientes. El reconocimiento de documentos inteligente, una característica muy superior al mero reconocimiento de texto, permite un reconocimiento prácticamente libre de errores de los pedidos escritos a mano que transferimos digitalmente a los sistemas SAP de nuestros clientes de forma directa. Ahora, los empleados de atención al cliente pueden ofrecer una mayor atención a sus clientes y conseguir así una elevada satisfacción de los empleados y de los clientes."

Gert Schüller, director de ventas DACH – Integración empresarial, retarus GmbH
Desafío

Validación de datos sin estructurar

Retarus Managed Capture Services acepta los pedidos entrantes recibidos por fax o correo electrónico dirigidos al grupo cosmético. En Retarus, los formularios se someten en primer lugar al reconocimiento de documentos inteligente (IDR). Esta característica, además del texto, también captura la estructura del documento, incluso en el caso de los formularios escritos a mano. Con la ayuda de los datos de catálogo almacenados en el sistema y sincronizados permanentemente, se comprueba el contenido de los datos del pedido y se asigna. Retarus envía los datos validados en el formato requerido junto al documento original al sistema SAP del grupo cosmético. En el caso de que un pedido no pueda reconocerse completamente, debido, por ejemplo, a una escritura ilegible, se incluirá un aviso de bloqueo al documento correspondiente. De esta forma, en el sistema ERP puede verse de forma inmediata los pedidos que requieren un posprocesamiento manual. Los campos que deben revisarse estarán marcados de forma clara y el formulario de pedido, junto con el original, se enviará directamente al departamento de servicio al cliente.

Ventajas y beneficios

Liberación de los empleados para aumentar los beneficios

Tanto si los pedidos se reciben por fax o correo electrónico, se registran en un formulario, están sin estructurar o escritos a mano: la característica de reconocimiento de documentos inteligente de Retarus identifica el contenido y la estructura de los documentos con total fiabilidad. La solución Retarus Managed Capture Services transfiere los pedidos digitalizados de este modo directamente a los sistemas SAP del grupo cosmético en el formato deseado. Este elevado nivel de automatización permite a al Departamento de atención al cliente de la empresa acelerar todo el proceso de pedido, aumentar la fiabilidad y mejorar los ingresos. Y es que los empleados de atención al cliente ya no tienen que registrar manualmente las entradas de pedidos, pudiendo ofrecer una mayor atención a sus clientes y mejorar así la experiencia del cliente.

Datos importantes

  • Digitalización y automatización de las entradas de pedidos
  • Reducción de las tareas de posprocesamiento manual
  • Mejora de la experiencia del cliente
  • Aceleración de los procesos y aumento de los beneficios
Conclusión y perspectivas

Digitalización de entradas de documentos adicionales

Retarus ayuda al grupo cosmético en la automatización completa de los procesos de pedido de sus clientes en todo el mundo. El reconocimiento de documentos inteligente, una característica muy superior al mero reconocimiento de texto, permite un reconocimiento prácticamente libre de errores de los pedidos entrantes. A continuación, los documentos digitalizados están disponibles directamente en los sistemas ERP de la empresa. A parte del servicio de atención al cliente, muchos otros departamentos del grupo reciben documentos a través de diferentes canales de entrada. Por tanto, en la siguiente fase está previsto implementar Retarus Managed Capture Services también para ellos para, por ejemplo, automatizar la recepción de facturas.

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