Infrastructure informatique consolidée chez Austrian Post

La poste autrichienne (Österreichische Post) contribue de manière significative au maintien et à la sécurisation de l’infrastructure de communication et de logistique du pays en fournissant à la population et aux entreprises autrichiennes des services postaux fiables dans tout le pays. Pour le personnel des services postaux, la communication par fax fait partie intégrante de son travail quotidien. Le nombre d’utilisateurs et le volume de pages faxées ne cessent d’augmenter.

Les services de fax dans le cloud et les services de fax gérés offrent de nombreux avantages par rapport aux infrastructures de serveurs de fax classiques : une sécurité accrue contre les pannes, l’absence de goulots d’étranglement en termes de capacité et une flexibilité considérable. Les analystes informatiques recommandent de remplacer les serveurs de fax par des services de fax dans le cloud lors de la consolidation de l’infrastructure informatique. Il s’agissait donc de mettre en place un système de transmission électronique de fax qui permettrait de rationaliser l’architecture informatique de l’entreprise et de réduire au minimum les efforts et les coûts liés à l’infrastructure de fax.

Au printemps 2012, Austrian Post a chargé son prestataire de services informatiques, Atos IT Solutions and Services GmbH, de trouver une alternative aux serveurs de fax utilisés jusqu’alors. Après une brève évaluation, il est apparu que les services de fax gérés dans le cloud proposés par Retarus répondaient parfaitement aux exigences élevées d’Austria Post en matière de fonctionnalité et de convivialité.

Les énormes volumes de messages et de documents commerciaux à envoyer chaque mois aux clients et partenaires dans le monde entier mettaient à rude épreuve le personnel et les systèmes chargés de cette tâche. De plus, les utilisateurs n’avaient que peu de confort pour envoyer des fax et les serveurs de fax n’étaient pas suffisamment fiables.

Les services de fax cloud et de fax vers e-mail de Retarus ont permis de résoudre les problèmes de saturation rencontrés par Austrian Post.

La conversion des messages, y compris des documents MS Office et PDF joints, ainsi que leur transmission par fax aux destinataires sont assurées par les centres de données redondants de Retarus. Les entreprises n’ont donc plus besoin de disposer de leur propre infrastructure de fax. Les utilisateurs disposent d’une variété de pages de garde pour la transmission des fax. Ils peuvent également décider quelles informations relatives à l’expéditeur et au destinataire doivent être affichées et transmises (nom, adresse, numéro de téléphone ou de fax). Une confirmation de réception est automatiquement envoyée à l’expéditeur dès que la transmission est terminée. Grâce à Retarus Faxolution for Exchange, l’ensemble de la communication fax nationale et internationale est devenue nettement plus simple.

Les fax entrants sont transférés vers des boîtes de réception définies à l’aide de Retarus Fax-to-email. Pour la réception des fax, Retarus met à la disposition de la poste autrichienne environ 2 000 numéros de fax. Cela signifie que chaque utilisateur de fax dispose de son propre numéro de fax lui permettant de recevoir les fax entrants directement par e-mail au format TIFF ou PDF. Les extensions de numéros de fax déjà utilisées ont été transférées vers le nouveau système électronique de transmission et de réception de fax. Tous les documents faxés reçus sous forme numérique peuvent être facilement intégrés dans les systèmes de workflow existants, selon les besoins.

• Infrastructure informatique allégée
• Réduction des efforts et des coûts
• Gestion transparente de la communication par fax
• Transmission de fax hautement flexible et sécurisée

La poste autrichienne dispose désormais d’un service de fax cloud hautement professionnel intégré directement dans l’environnement Microsoft Exchange. Tous les employés peuvent envoyer et recevoir des messages, quel que soit leur format, directement via leur client Outlook, rapidement et facilement, sous forme de fax. L’entreprise bénéficie également d’économies sur son matériel et ses logiciels de fax, ainsi que d’une transparence des processus nettement accrue.