Avis s'appuie sur le service Mail-to-Fax de Retarus pour gérer ses locations dans le monde entier

La réputation d’une société de location de voitures ne repose pas uniquement sur la taille et l’âge de sa flotte ou de son réseau d’agences. La qualité de son service client est également primordiale. Avis doit prouver chaque jour l’excellence de son service client, souvent mis à rude épreuve par des situations imprévues qui exigent des réponses rapides. Le service « Avis Assistance » en est le meilleur exemple. Lorsqu’une personne est victime d’un accident, ce service l’aide à trouver une voiture de location, organise les réparations et informe les compagnies d’assurance et les stations-service afin de soulager le client dans une situation déjà stressante. Les 70 000 documents échangés chaque année dans le cadre de ces processus témoignent de leur complexité.

En raison de la nature même de l’activité d’Avis Assistance, il existe de nombreux éléments à prendre en compte, tels que la clarification de la remise et de la restitution des véhicules, la détermination de la prise en charge des frais de location, de réparation, etc. De plus, plusieurs parties sont impliquées, telles que les carrossiers, les compagnies d’assurance et les stations-service. Cela génère un volume important de documents qui doivent être transmis rapidement et avec précision. Avis a donc besoin d’un moyen de communication lui permettant de joindre facilement et rapidement toutes les personnes concernées.

Avis Assistance utilise Retarus Email-to-Fax pour traiter des volumes élevés de documents transactionnels. Retarus Email-to-Fax s’intègre parfaitement à l’environnement IBM Lotus Domino/Notes (aujourd’hui HCL Notes Domino) d’Avis, offrant à l’entreprise une plateforme de communication conviviale, sécurisée et fiable pour envoyer des fax depuis des clients de messagerie électronique à toutes les parties impliquées dans le processus. Après quelques modifications mineures de son infrastructure Lotus Domino/Notes (aujourd’hui HCL Notes Domino) et une brève période d’essai, Avis est désormais en mesure de traiter tous ses processus de communication rapidement et sans heurts. Environ 40 modèles différents sont utilisés, avec ajout automatique des coordonnées, pour générer des lettres de réponse aux compagnies d’assurance, aux agences de location Avis, aux garages et aux stations-service.

Retarus Email-to-Fax ne nécessite aucun investissement supplémentaire en matériel, logiciels, lignes téléphoniques ou maintenance. Les centres de données de Retarus offrent une capacité de livraison quasi illimitée tout en garantissant une transparence totale des coûts : vous ne payez que les pages que vous envoyez réellement. Aucune formation n’est nécessaire pour utiliser le service de fax par e-mail, car les utilisateurs envoient leurs fax directement depuis leur client de messagerie électronique, en utilisant une syntaxe simple (numéro de fax) plutôt qu’une adresse e-mail. Le message est envoyé aux centres de données de Retarus et l’expéditeur reçoit un e-mail contenant une confirmation de livraison. Retarus Email-to-Fax prend en charge tous les formats courants de traitement de texte, de tableur, de présentation et de graphique, et permet également aux utilisateurs d’envoyer à la fois des e-mails et des fax.

• Envoi de fax directement depuis les clients de messagerie et les applications
• Aucune formation requise pour les utilisateurs
• Aucun investissement requis, modules de coûts transparents
• Aucun matériel/logiciel supplémentaire, aucune mise à jour ni maintenance

Retarus Email-to-Fax a été introduit chez Avis afin d’offrir aux employés la possibilité d’envoyer facilement des e-mails et des fax depuis leur bureau. L’un des principaux avantages de Retarus Email-to-Fax est sa facilité d’utilisation et son intégration poussée dans l’environnement utilisateur existant. Avis n’a pas à supporter d’investissements inutiles, car elle ne paie que les services qu’elle utilise.