Beth Israel Lahey Health réduit les échecs de fax grâce à l’intégration de la télécopie infonuagique

Beth Israel Lahey Health (BILH), un système de santé intégré à but non lucratif de premier plan, était confronté à des difficultés dans la gestion de ses systèmes de fax obsolètes, ce qui l’a poussé à rechercher une solution évolutive et rentable. Les discussions entre James Roeber, directeur des solutions d’infrastructure, et l’équipe de Retarus ont abouti à la mise en œuvre de Retarus Cloud Fax pour améliorer l’automatisation numérique de BILH.

Contexte et objectifs

La BILH gérait plusieurs systèmes de fax obsolètes qui n’étaient pas adaptables à la taille de leur réseau, ce qui se traduisait par un taux d’échec important (~34%) et un coût total de possession élevé. La taille et la portée de la migration de ces systèmes étaient considérables, étant donné le grand volume de fax envoyés, les numéros de téléphone associés, et le besoin d’intégration avec Epic et d’autres outils.

Pour remédier à son infrastructure de communication obsolète, la BILH cherchait un fournisseur ayant une expertise dans les intégrations Epic, l’évolutivité et la rentabilité. En outre, l’organisation préférait une solution sécurisée et consolidée basée sur le cloud qui pourrait fournir une visibilité sur l’utilisation et les défaillances potentielles, une capacité qui n’était pas disponible auparavant. Retarus, leader des services de fax dans le cloud, est apparu comme le fournisseur le mieux adapté à cette transformation en raison de ses offres complètes et de son expérience éprouvée, ainsi que de sa capacité à rationaliser les processus, à renforcer la sécurité et à fournir un retour sur investissement significatif.

Processus de mise en œuvre

Apprendre à connaître les exigences spécifiques de BILH a été la première étape pour l’équipe de Retarus, avec notamment des discussions détaillées avec les parties prenantes pour identifier les obstacles auxquels elles étaient confrontées. Une preuve de concept a été fournie pour présenter les capacités de la plateforme et les fonctions de sécurité et de conformité, car la mise en œuvre a dû être méticuleusement planifiée, compte tenu des besoins d’intégration et des normes de conformité dans l’industrie des soins de santé, un secteur fortement tributaire du fax avec des exigences strictes en matière de sécurité des données.

Retarus a également identifié une opportunité significative de réduire les dépenses globales et d’augmenter la satisfaction des employés (ESAT) grâce à la facilité d’utilisation. Une fois les priorités confirmées, un chef de projet dédié de Retarus a collaboré avec BILH pour assurer l’alignement et la progression du projet tout au long du processus de mise en œuvre. Cette équipe de collaboration est restée en communication constante, s’assurant que les besoins initiaux étaient satisfaits et que tout nouveau défi était traité efficacement.

L’un des défis à relever concernait une clinique de radiologie située sur une île, qui avait des difficultés avec les taux de livraison en raison d’un transporteur local offrant peu d’options de remplacement. Environ la moitié des transmissions de télécopies pour cette clinique échouaient. Pour contourner ce problème, Retarus a fourni un numéro de fax américain qui redirigeait vers une adresse électronique sécurisée, contournant ainsi le transporteur de l’île. La clinique a pu accéder aux documents requis à partir de cette boîte de réception sécurisée, ce qui a permis d’accélérer le processus commercial et d’éliminer les frustrations passées.

En outre, les deux équipes ont travaillé ensemble pour s’assurer que Retarus Cloud Fax s’associe de manière transparente à la solution d’intelligence artificielle (IA) personnalisée de BILH, qui a été développée pour accélérer le processus d’attribution des informations entrantes au dossier patient approprié au sein d’Epic pour leurs services ambulatoires. En demandant à Retarus de livrer les fax entrants à un dossier SharePoint sécurisé au sein de l’infrastructure de BILH, le processus manuel de téléchargement du document, de visualisation des données et de téléchargement vers le dossier du patient approprié a pu être remplacé par un examen final pour confirmer que l’acheminement a été effectué correctement.

Le Beth Israel Lahey Health System était confronté à plusieurs systèmes de fax obsolètes et à un taux d'échec important avec un coût total de possession élevé, ce qui nous a amenés à rechercher une solution sécurisée, consolidée et basée sur le cloud avec intégration Epic. [...] Non seulement nous avons économisé des millions de dollars associés aux services de fax, mais nous avons également réduit les taux d'échec, ce qui a entraîné une efficacité opérationnelle globale. Alors que nous étendons notre déploiement Epic, Retarus est prêt à gérer les volumes accrus sans qu'il soit nécessaire d'ajouter du matériel ou des lignes supplémentaires.

James Roeber, Directeur des solutions d'infrastructure, Système de santé Beth Israel Lahey

Résultats

La solution de Retarus s’est intégrée de manière transparente à Epic, ce qui a entraîné une réduction d rastique des taux d’échec de 34 % à 6 % au cours de la première année. Dès la deuxième année, le taux d’échec a été ramené à 4 % et la tendance à l’amélioration s’est poursuivie. Cela a contribué à une économie estimée à 4 millions de dollars, tout en continuant à traiter près de 2 millions de pages de fax par mois, ce qui a permis de soulager le budget du département informatique de la BILH et d’améliorer la réputation du département au sein de l’organisation. La satisfaction des employés (ESAT) a augmenté et la visibilité des processus de télécopie s’est améliorée.

Avantages clés

~ 2.0 millions de pages par mois
4 millions de dollars d’économies sur les coûts de télécommunications
Taux de réussite de 96

Conclusion et perspectives

La mise en œuvre réussie de Retarus Cloud Fax au sein du système informatique de la BILH illustre l’importance d’une sélection stratégique des fournisseurs, d’une planification méticuleuse et d’une collaboration efficace. En relevant des défis et en exploitant des technologies innovantes, la BILH a réalisé des économies substantielles, amélioré l’efficacité de ses processus et la satisfaction de ses employés. Ce projet sert de modèle pour les futurs efforts d’automatisation, jetant les bases d’une transformation numérique continue au sein de l’organisation. En effet, l’environnement de télécopie de la BILH est désormais numérisé et automatisé, ce qui permettra une automatisation plus poussée au fur et à mesure que de nouveaux outils d’IA seront disponibles.

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