Cloud SMS

Communication avec les patients : Dr. Flex confirme les rendez-vous par SMS via Retarus

L’entreprise berlinoise Dr. Flex GmbH propose aux cabinets médicaux des solutions de prise de rendez-vous en ligne. Les patients reçoivent des informations essentielles sur leurs rendez-vous et des rappels par le biais des Enterprise SMS Services de Retarus.

Situation de départ

Prestataire de services standard avec problèmes

Dr. Flex gère environ 3,5 millions de prises de rendez-vous par an pour plus de 11 500 médecins via sa plateforme. Les solutions de l’entreprise s’adressent aux professionnels de santé de différentes spécialités telles que la dentisterie, l’orthodontie, l’implantologie, la chirurgie buccale, l’orthopédie, la gynécologie et la médecine générale.
Avant d’opter pour Retarus, Dr. Flex faisait appel à des fournisseurs de services d’e-mail et de SMS standard. Toutefois, ceux-ci n’offraient pas de fonctions professionnelles dédiées telles que la distribution garantie ou des certifications de sécurité complètes. Il y avait régulièrement des problèmes lors de la distribution des SMS, en particulier pour les notifications urgentes. De plus, il y avait un manque de transparence concernant la qualité de la distribution et un suivi conforme aux besoins d’audit. L’e-mail comme alternative s’est avéré inefficace et insuffisamment évolutif.

Objectifs

Amélioration de la qualité de la distribution et de la sécurité des processus

Dr. Flex doit communiquer à ses patients des informations essentielles sur les rendez-vous et des rappels conformément au RGPD, de manière fiable et en temps opportun. La solution utilisée jusqu’alors ne répondant plus suffisamment aux exigences de qualité de la distribution et de sécurité des processus, mi-2024 l’entreprise s’est mise en quête d’un nouveau prestataire. Les principales exigences ? Une qualité et une vitesse de distribution élevées (même à l’international), la conformité au RGPD et à la norme ISO 27001, un reporting et un suivi transparents, une intégration API aussi simple que possible dans l’infrastructure existante, ainsi qu’une évolutivité pour les volumes élevés.

En raison de sa sécurité de qualité professionnelle, du très bon taux de distribution et de l’interface de programmation flexible, Retarus a finalement remporté le contrat. Le suivi personnalisé et l’assistance 24h/24 et 7j/7 ont également joué un rôle décisif.

Nos objectifs en termes de stabilité et de taux de livraison ont été pleinement atteints. Avec le recul, nous aurions aussi pu procéder au déploiement directement dans l’ensemble de l’entreprise.

Dr. Felix Wohlgemuth, Développement des produits et stratégie, Dr. Flex GmbH

Approche

Déploiement en trois phases

La mise en œuvre dans les départements Développement de produits et Opérations s’est déroulée sur une période d’environ huit semaine, de la décision à la mise en production. Pour ce faire, le projet a été divisé en trois phases : intégration technique et liaison API, phase de test avec certains types de messages et déploiement sur tous les systèmes productifs. L’intégration dans la plateforme SaaS existante s’est faite via une API REST.

L’API Retarus s’est parfaitement intégrée. Le plus grand défi pour Dr. Flex a été d’adapter son système de notification à la nouvelle logique API de Retarus. Un défi relevé de manière efficace grâce à une coordination efficace avec le support technique de Retarus. Des problèmes mineurs dans le paramétrage de l’API ont été rapidement corrigés dans le cadre de la phase de test. Dans l’ensemble, la mise en œuvre s’est bien déroulée. Dr. Flex estime que le soutien apporté par Retarus pendant la mise en œuvre a été très professionnel et collaboratif.

Avantages et inconvénients

Efficacité nettement accrue

La notification automatisée des patients était en principe déjà disponible, mais a été implémentée de manière plus fiable, sûre et évolutive avec la mise en œuvre des Retarus Enterprise SMS Services. La mise en œuvre a permis une standardisation et une automatisation des processus, qui devaient auparavant être réajustés manuellement. Aucun matériel supplémentaire n’a été nécessaire, les services Retarus étant entièrement basés sur le cloud.

Grâce à Retarus, Dr. Flex atteint une efficacité nettement supérieure. L’entreprise a par exemple réussi à réduire de plus de 30 % le taux d’échec de la distribution des SMS. Le temps consacré au traitement manuel des problèmes de communication a également été considérablement réduit. La disponibilité des services Retarus est très élevée, il n’y a pas eu de panne ou de perturbation significative depuis la mise en œuvre.

La solution Retarus offre à Dr. Flex et à ses clients une fiabilité et une conformité optimales en matière de communication avec les patients. Les collaborateurs apprécient la facilité d’utilisation et l’allègement des tâches quotidiennes. Aucune formation particulière n’a été nécessaire grâce à l’API intuitive et à l’excellente documentation.

Principaux avantages

Flexibilité et évolutivité
Intégration facile via API REST
Conformité au RGPD et à la norme ISO 27001
Niveau de service garanti (SLA)

Conclusion et perspectives

Autres services Retarus envisagés

Dr. Flex a intégré Retarus Enterprise SMS Services dans sa plateforme et gère ainsi toute la communication avec les patients de ses clients. Au vu des expériences positives, Dr. Flex souhaite également utiliser Retarus pour les processus de communication interne et les messages d’escalade dans d’autres départements de l’entreprise.
L’entreprise évalue aussi actuellement l’utilisation d’autres services tels que Retarus Transactional Email pour continuer à standardiser son infrastructure de communication.

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