Federated Co-operative Limited modernise la surveillance et la fiabilité des Transactional Email

Comme beaucoup de grandes entreprises dotées d’anciens systèmes opérationnels, FCL exécute ses principaux processus de facturation et de données clients sur une infrastructure mainframe. Ces systèmes génèrent des volumes massifs de factures et de rapports de transactions, en particulier pour leur activité énergétique où la fiabilité et la précision sont essentielles.

Des centaines de milliers de fois par mois, FCL convertit les données brutes de l’ordinateur central en factures au format PDF et les envoie automatiquement aux clients par courrier électronique. Alors que les fournisseurs mondiaux de messagerie électronique renforcent les contrôles sur les envois de gros volumes, FCL est confronté à une incertitude croissante en matière de livraison. Même si les clients attendaient ces emails transactionnels et s’y fiaient, des changements indépendants de la volonté de FCL pouvaient entraîner le filtrage, le retard ou le blocage des messages, sans qu’il soit possible d’en connaître clairement les raisons.

Federated Co-operative Limited souhaitait renforcer son flux d’emails transactionnels en obtenant une meilleure visibilité et un meilleur contrôle de la livraison des emails à l’échelle. Alors que les volumes d’e-mails continuaient d’augmenter et que les politiques des fournisseurs devenaient plus restrictives, l’équipe avait besoin d’un moyen de comprendre clairement quels e-mails avaient été délivrés avec succès, lesquels avaient échoué, et pourquoi, sans introduire de complexité supplémentaire dans leur environnement mainframe existant.

L’objectif n’était pas de remplacer les systèmes de base, mais d’introduire une couche de surveillance et de contrôle fiable entre les flux de courriels automatisés et les destinataires. Ce faisant, FCL visait à améliorer la fiabilité globale de la livraison, à identifier de manière proactive les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent et à permettre des renvois ciblés si nécessaire. Le tout en réduisant les efforts opérationnels et la dépendance à l’égard des interventions manuelles.

Le flux de courrier électronique existant de FCL présentait plusieurs défis opérationnels :

• Manque de visibilité sur les défaillances : Les envois transactionnels à haut volume peuvent échouer sans raisons claires ni diagnostics exploitables.
• Complexité de la réexpédition : Lorsque des dizaines de milliers d’e-mails échouaient sur des centaines de milliers envoyés, le renvoi sélectif était extrêmement difficile et gourmand en ressources dans un environnement mainframe.
• Solutions manuelles : Les tentatives de réacheminement ou de réexpédition manuelle des courriels ayant échoué ont créé une pression supplémentaire sur les équipes internes et les systèmes secondaires.
• Problèmes de fiabilité : Les alertes et les pannes fréquentes des fournisseurs ont rendu difficile la garantie d’une livraison cohérente et ininterrompue.

FCL avait besoin d’une couche de livraison d’e-mails plus robuste et plus transparente, adaptée à l’échelle et à la complexité de ses opérations.

Federated Co-operative Limited a mis en œuvre les services Enterprise Transactional Email de Retarus pour introduire plus de transparence et de contrôle dans son environnement de messagerie transactionnelle, sans perturber les systèmes centraux existants. Federated Co-operative Limited a transféré plusieurs de ses flux d’e-mails automatisés vers Retarus, ce qui a permis à l’équipe de surveiller le trafic d’e-mails sortants en temps réel et d’obtenir des informations claires sur les succès et les échecs de livraison au fur et à mesure de l’envoi des messages.

Grâce à cette visibilité offerte par la fonction Trace & Recover de Retarus, FCL peut rapidement identifier les e-mails qui échouent, comprendre les raisons des problèmes et réessayer de manière sélective la livraison si nécessaire, sans retraiter des lots entiers ni modifier les flux de travail principaux. Cette approche a permis de combler une lacune critique dans le processus d’automatisation des e-mails de FCL et d’établir une base plus fiable et gérable pour les communications transactionnelles à haut volume.

Depuis la mise en œuvre de Retarus, Federated Co-operative Limited a considérablement amélioré la fiabilité et la stabilité opérationnelle de ses communications par e-mail transactionnel. L’équipe dispose désormais d’une visibilité claire sur les performances de livraison des e-mails, ce qui lui permet d’identifier rapidement les défaillances, de comprendre les causes profondes et de prendre des mesures correctives avant que les problèmes ne s’aggravent. En conséquence, les efforts de réexpédition et de dépannage manuel qui prenaient beaucoup de temps ont été largement éliminés, ce qui a permis d’économiser jusqu’à 200 heures de travail manuel qui se produisaient habituellement lorsque ces problèmes se produisaient.

Avec des performances de livraison constantes, moins d’interruptions et une assistance très réactive 24 heures sur 24, la livraison d’emails transactionnels est désormais stable, observable et gérable, même à l’échelle de l’entreprise.

• Suivi en temps réel des volumes d’e-mails transactionnels de l’entreprise
• Aucune panne de courrier électronique ou interruption de livraison n’a été signalée depuis la mise en service.
• Capacité de réexpédition sélective sans retraitement de lots entiers d’e-mails
• Solution fonctionnant à environ un quart des coûts de service antérieurs

Suite au succès du déploiement initial, Federated Co-operative Limited évalue l’extension de Retarus à d’autres flux de courrier électronique. Avec une confiance accrue dans la surveillance, la fiabilité et l’assistance, l’équipe considère Retarus comme un partenaire à long terme dans la mise à l’échelle et la protection des communications critiques. Aujourd’hui, l’équipe exploite la plateforme de manière indépendante et en toute confiance, sans blocage ni dépendance permanente, mais l’assistance de Retarus est toujours disponible en cas de besoin.