Keller & Kalmbach automatise la réception des factures entrantes grâce à Retarus Intelligent Document Processing

Keller & Kalmbach est un fournisseur spécialisé dans les fixations et les technologies de fixation. Avec des clients dans plus de 50 pays et environ 1 000 employés dans le monde entier, l’entreprise génère un chiffre d’affaires de plus de 425 millions d’euros par an. Chaque année, Keller & Kalmbach reçoit environ 170 000 factures, dont une partie seulement est liée à une commande. Les factures qui ne sont pas liées à une commande – environ 400 par semaine – sont traitées manuellement par le personnel de l’entreprise.

Ces factures sont émises dans une série de devises et de langues différentes. Elles sont également reçues sous différents formats, soit par courrier électronique (en pièce jointe au format PDF), soit par voie postale. Seules 15 % d’entre elles parviennent à Keller & Kalmbach dans un format EDI structuré. La solution OCR (Optical Character Recognition) précédemment utilisée pour le traitement des factures papier générait un travail interne considérable. En outre, le fournisseur n’était pas en mesure d’effectuer les adaptations logicielles nécessaires pour atteindre le degré d’automatisation requis.

Keller & Kalmbach était donc à la recherche d’une solution capable d’automatiser le traitement et la vérification de ses factures entrantes. Les données de base, les entrées de marchandises et les commandes devaient également être vérifiées automatiquement les unes par rapport aux autres afin de s’assurer que les détails de la commande correspondaient à la facture correspondante. La solution devait également garantir la conformité avec l’article 14 de la loi allemande sur la taxe à la valeur ajoutée (USTG) en vérifiant qu’elle contenait tous les détails requis, tels que le nom, l’adresse et le numéro d’identification fiscale. Une fois reconnus et vérifiés, les détails de la facture devaient être importés dans le système ERP de Keller & Kalmbach, puis les données devaient être archivées avec l’image originale de la facture (PDF ou scan) et les métadonnées correspondantes. Cela s’appliquait également aux factures reçues par la poste et scannées sur place.

Avec Retarus Intelligent Document Processing (IDP), Keller & Kalmbach a trouvé la solution parfaite pour répondre à ses besoins. En l’espace de quatre mois, le service a été mis en œuvre et testé, avant d’être introduit dans l’environnement de production. Les exigences particulières, par exemple le rapprochement quotidien des données de base, ont été mises en œuvre sans aucune difficulté. Conformément aux souhaits de Keller & Kalmbach, les données sont exportées au format EDIFACT. Cela permet à l’entreprise d’utiliser confortablement l’interface existante, par laquelle les fournisseurs connectés par EDI soumettent déjà leurs factures.

Retarus offre également une solution pour les cas où une facture est reçue avant que les marchandises n’aient été livrées. Ces factures sont « parquées » dans le processus jusqu’à ce que les marchandises arrivent effectivement, après quoi il est possible de vérifier automatiquement la facture par rapport aux détails des marchandises livrées dans l’ERP. En outre, Retarus a programmé un script pour arrondir les valeurs des factures contenant plus de deux décimales et a mis en œuvre des exigences spécifiques au client, telles que l’extraction du pays d’origine et la possibilité d’introduire des informations sur le centre de coûts au niveau de l’article.

Keller & Kalmbach a trouvé en Retarus un prestataire de services fiable pour l’automatisation et la vérification de ses factures entrantes. La nouvelle solution SaaS contribue de manière décisive à l’automatisation des processus comptables qui, jusqu’à présent, reposaient en grande partie sur des efforts manuels. Le taux de reconnaissance de Retarus IDP étant nettement supérieur à celui de la solution précédente, les factures n’ont pratiquement plus besoin d’être traitées par les employés.

Grâce à ses API flexibles, la solution a pu être intégrée sans effort et sans qu’il soit nécessaire de modifier le système EDI. Pendant l’introduction du service, Retarus est resté en contact étroit et régulier avec l’équipe de Keller & Kalmbach pour coordonner le processus. Depuis lors, Retarus IDP fonctionne sans problème, sans interruption ni panne.

• Retarus Traitement intelligent des documents pour la numérisation et l’automatisation des factures entrantes
• Réduction des efforts manuels
• Une intégration transparente et sans effort
• Mise en œuvre des exigences spécifiques du client
• Haute disponibilité du service

RetarusLa solution IDP de Keller & Kalmbach est utilisée avec succès dans le service de comptabilité fournisseurs de Keller & Kalmbach pour automatiser, numériser et rationaliser la réception des factures entrantes.