Nouvel élan pour les systèmes EDI : Optibelt passe à l'EDI Retarus

Le groupe Arntz Optibelt est l’un des principaux fabricants de courroies de transmission de haute performance dans le monde. Les produits Optibelt sont utilisés dans la construction mécanique, l’industrie automobile, les machines agricoles ainsi que dans l’industrie de l’électroménager. L’entreprise emploie environ 2 300 personnes et dispose de huit sites de production en Europe et en Asie.
En ce qui concerne l’échange de données informatisées (EDI), Optibelt exploitait une infrastructure mise en place au cours des vingt dernières années. Il y avait également plus de 200 processus différents, dont beaucoup étaient très complexes, y compris une multitude de connexions avec des constructeurs automobiles renommés et des distributeurs techniques internationaux. Jusqu’à présent, l’entreprise avait fait appel à deux convertisseurs EDI de différents fournisseurs pour ses besoins en EDI, ainsi qu’à une solution développée en interne.

Les nouvelles connexions EDI, en particulier, ne pouvaient plus être mises en œuvre avec les solutions existantes, car les énormes ressources nécessaires n’étaient pas disponibles. Les convertisseurs ont fait l’objet de restrictions particulières : Les formats communs, par exemple la norme de transmission de données EDI ANSI X12 ou divers dérivés XML, n’ont pu être mis en correspondance qu’au prix d’efforts disproportionnés et d’énormes dépenses. Par conséquent, les solutions techniques standard ne pouvaient être réalisées que de manière très rudimentaire avec les moyens dont disposait l’entreprise.

C’est pourquoi Optibelt a décidé de s’adresser à un spécialiste des services gérés, afin de ne plus avoir à gérer ses propres convertisseurs EDI. Cette démarche a également été encouragée par le fait qu’au cours de la même période, il a également été décidé de passer au système ERP du leader du marché, SAP.

Après une analyse approfondie, Optibelt a décidé d’opter pour les services de Retarus. Cela a permis à l’entreprise de consolider les différents systèmes et les systèmes autonomes avec un seul fournisseur de services externe.
Un défi particulier a été posé par le report de la date de lancement de SAP chez Optibelt. En conséquence, les responsables du projet chez Optibelt et Retarus ont opté pour une approche agile de la gestion du projet. Cette approche correspondait parfaitement aux exigences du lancement de l’ERP. Un autre résultat particulièrement positif a été que les exigences SAP pour la migration de chacun des processus existants ont pu être directement prises en compte comme modèle pour les formats d’échange de données entre Retarus et Optibelt.

Parallèlement à la migration, il a déjà été possible d’établir des connexions supplémentaires avec des partenaires stratégiques. Dans le cadre du fonctionnement continu du nouveau système EDI, il est désormais possible d’établir des connexions avec de nouveaux clients beaucoup plus rapidement. Avant le passage à Retarus, il n’était parfois possible d’établir des connexions avec des clients et d’autres partenaires de communication externes qu’avec de longs retards dus à des ressources techniques et organisationnelles limitées.
Grâce à l’intégration EDI Cloud uniforme de Retarus, Optibelt bénéficie également d’une efficacité accrue dans sa gestion dématérialisée des calendriers de livraison et d’améliorations considérables de ses mécanismes de notification dans les procédures de commande et d’approvisionnement. En outre, le traitement des notes de crédit des gros clients a également été facilité.

• Prise en charge des normes spécifiques à l’industrie
• Haute disponibilité
• S’adapte avec souplesse pour répondre à de nouvelles exigences
• Pas d’investissement en matériel ou en logiciel

« La mise en œuvre efficace et soignée nous a non seulement convaincus, mais elle a également séduit nos partenaires commerciaux ». Alexander Grothe, chef d’équipe eCommerce chez Optibelt, résume le projet EDI. « En particulier, la mise en œuvre rapide des normes spécifiques à l’industrie, telles que la VDA 4938, a été accueillie très positivement par nos clients de l’industrie automobile. Un grand constructeur automobile a expressément souligné la rapidité de réaction et l’expertise générale de l’équipe Retarus. »

Le soutien de Retarus pendant toute la durée du projet, qui s’est étalé sur plusieurs années, a également été le facteur qui a permis à Optibelt de tirer un bilan positif. C’est pourquoi, en plus de l’intégration SAP, le prochain projet est déjà prévu. L’équipe dirigée par Alexander Grothe travaille actuellement à la mise en œuvre de Retarus Long Term Archiving. Ce service permet d’archiver de manière sûre et fiable toutes les communications critiques transmises par EDI. Retarus permet un archivage conforme à la législation dans plus de 50 pays.