Un prestataire de services de santé de premier plan mise sur Retarus Cloud Fax

Le fournisseur de soins de santé exploite depuis des décennies un vaste réseau de cliniques aux États-Unis. Ces sites traitent quotidiennement de grandes quantités de données très sensibles – notamment des ordonnances, des résultats de laboratoire et des demandes d’assurance. Ces informations étant soumises aux exigences les plus strictes en matière de protection des données personnelles, il est indispensable de mettre en place une communication à la fois sûre, efficace et conforme aux règles de protection des données.

L’entreprise s’appuyait jusqu’à présent sur une infrastructure de serveurs de fax exploitée localement, mais celle-ci est devenue obsolète au fil des ans et de plus en plus instable. Il en résultait de plus en plus de problèmes opérationnels : pannes fréquentes, transmissions interrompues ou erronées et coûts élevés de maintenance, de matériel et de licences. Avec l’expiration des contrats de licence existants, l’opportunité s’est présentée d’implémenter une alternative fiable et économique, qui pouvait en outre être intégrée dans le système central de dossiers médicaux électroniques.

Les coûts élevés d’exploitation et de maintenance de l’infrastructure sur site n’étaient pas les seuls à poser problème. Il fallait notamment éviter à l’avenir les coûts engendrés par des envois de fax lents, erronés et interrompus. Le groupe hospitalier a défini trois exigences centrales afin de rendre sa communication pérenne :

• Un fonctionnement sans interruption, fiable et conforme à la protection des données.
• L’intégration transparente dans le système Epic existant du DSE, afin d’éviter les ruptures de médias et d’optimiser les flux de travail.
• Une migration en douceur et à faible risque, sans interruption de service.

Le passage de l’infrastructure de serveurs de fax vieillissante à la solution moderne de fax en nuage de Retarus s’est fait sans problème et sans interruption des opérations en cours. Afin de garantir une intégration sans problème dans Epic, Retarus a initié des tests complets dans un environnement Sandbox. Cela a permis de valider sans risque des flux de travail réalistes – de la transmission d’ordonnances aux demandes d’assurance. Le transfert sécurisé de données sensibles et la transmission fiable de notifications de statut directement dans Epic ont également été vérifiés. L’intégration d’autres cliniques a été prise en compte dès le projet pilote afin d’assurer un déploiement rapide sur d’autres sites.

Avec l’introduction de Retarus Cloud Fax, le prestataire de soins de santé a fondamentalement modernisé ses processus de communication et s’est préparé pour l’avenir. Aperçu des principaux avantages :

• Augmentation de l’efficacité : les documents faxés sont aujourd’hui transmis deux fois plus rapidement qu’avec l’ancienne infrastructure de fax.
• Réduction des coûts : la suppression du matériel, de la maintenance et des coûts de licence réduit les dépenses d’exploitation de 30 %.
• Disponibilité maximale : le passage à Retarus Cloud Fax s’est déroulé sans panne ni perte de données – la sécurité totale de l’exploitation et des communications a été garantie à tout moment.
• Gain de conformité : le chiffrement de bout en bout et les processus conformes à la loi HIPAA garantissent le respect des règles et une adaptation rapide aux nouvelles directives.
• Réduction des erreurs : les erreurs de transmission ou les interruptions d’envoi appartiennent au passé.
• Pérennité :de nouveaux sites peuvent être connectés à tout moment et de manière flexible.

Faits clés

• Communication sûre et fiable
• Réduction sensible des coûts
• Intégration transparente du DSE
• Conformité la plus élevée
• Flexible et évolutif, à l’épreuve du temps

Le passage à Retarus Cloud Fax montre comment les organisations du secteur de la santé peuvent moderniser leur infrastructure de communication sans prendre de risques pour les opérations courantes. Le groupe hospitalier a pu réduire considérablement ses coûts et ses efforts informatiques, accélérer ses processus tout en respectant les normes de sécurité les plus strictes. Il est ainsi parfaitement équipé pour poursuivre sa croissance et répondre aux exigences des futures réglementations.