Communication professionnelle avec Retarus WebExpress
Le défi
Dans le monde actuel où tout va très vite, les entreprises souhaitent informer leurs employés aussi rapidement et de manière aussi transparente que possible – qu’il s’agisse d’une lettre d’information régulière du directeur de l’entreprise, de notifications d’urgence, de mises à jour sur les restructurations ou d’invitations à la fête de Noël annuelle. La difficulté réside dans le fait que plusieurs services peuvent être impliqués dans le processus de communication, en fonction de la situation. Un large éventail de canaux différents est souvent utilisé pour communiquer avec le personnel. Le courrier électronique n’est pas toujours le canal de choix, surtout lorsqu’il s’agit de communiquer des informations particulièrement urgentes. Il n’y a guère de canal de communication qui atteigne les employés aussi rapidement qu’un SMS. En revanche, l’envoi d’un fax est souvent le moyen le plus efficace pour communiquer simultanément avec des succursales et des filiales éloignées.
Le contexte
De nombreux services RH et techniques continuent de s’appuyer sur leurs clients de messagerie électronique pour la communication interne. Cependant, ceux-ci offrent des options extrêmement limitées, tant en termes de mise en page que de personnalisation. Souvent, seuls des outils supplémentaires permettent de créer des rapports fiables contenant des statistiques sur l’état de livraison, les taux d’ouverture et le nombre de clics. Les rapports sont particulièrement nécessaires et obligatoires dans le cas de processus de changement. Hormis les e-mails classiques, les autres méthodes de livraison ne peuvent être prises en charge que par des fournisseurs ou des services supplémentaires, voire pas du tout.
La solution
Avec Retarus WebExpress,les entreprises peuvent atteindre leurs groupes cibles internes en un clin d’Å“il et s’adresser à eux personnellement via plusieurs canaux de communication. Le portail offre les canaux de communication e-mail, fax et SMS sur une interface de navigateur standardisée. Une seule campagne peut ainsi comprendre plusieurs canaux de communication. Les listes de distribution peuvent être gérées directement dans Retarus WebExpress.. Elles peuvent par exemple être importées sous forme de fichiers Excel ou synchronisées automatiquement via une interface HTTPS.
Avantages
- Amélioration des processus de communication interne
- Respect des exigences de conformité
- Temps de réponse plus courts en cas d’urgence
- Intégration des succursales
- Fidélisation accrue du personnel
Cas d'utilisation
Retarus WebExpress est intuitif, ce qui permet aux employés de différents services d’envoyer eux-mêmes des notifications à tout moment. Dans la plupart des cas, aucune assistance informatique n’est nécessaire. Grâce à des fonctions de gestion des utilisateurs très précises, les droits d’accès peuvent être définis individuellement pour chaque service, ce qui signifie que la plateforme peut être utilisée simultanément par les ressources humaines, les services techniques et le comité d’entreprise. Les listes de distribution et les rapports de transmission sont strictement séparés. Pour non seulement atteindre les destinataires de manière fiable, mais aussi capter toute leur attention, une salutation personnalisée est absolument indispensable. Pour les informations envoyées par les RH, il est particulièrement avantageux de personnaliser automatiquement le message en fonction du supérieur hiérarchique, du service ou de la filiale.
Plus la notification est personnalisée en fonction de l’employé et du service concernés, plus elle est efficace. Retarus WebExpress offre des fonctions de personnalisation qui vont bien au-delà de la simple insertion d’une salutation personnalisée. En principe, toutes les informations stockées dans la liste de distribution peuvent être utilisées pour personnaliser le message individuel. Des rapports complets permettent une analyse très détaillée des taux d’ouverture et des liens cliqués. Dans le cadre de la communication avec le personnel, par exemple, il est ainsi possible de vérifier si une invitation à une formation obligatoire a bien été reçue par tous les employés concernés.
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Aperçu des avantages
- Exploitation dans les centres de données de Retarus
- Bande passante évolutive et haute disponibilité
- Envoi personnalisé et planifié
- Transmission via plusieurs canaux de communication
- Assistance personnalisée
Autres scénarios
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