La digitalisation des achats : une nouvelle stratégie de réussite
Mettez fin à la gestion des processus analogiques. La digitalisation professionnelle vous permet d’intégrer de manière flexible une grande variété de types de fournisseurs dans le processus d’achat. Les services modernes d’e-procurement optimisent les chaînes d’approvisionnement, permettent des économies de temps et de coûts mesurables, et offrent une sécurité de planification fiable dans le processus d’achat. Pour garantir un traitement fluide des commandes avec tous les fournisseurs, il est recommandé aux entreprises de mettre en place des solutions numériques capables de connecter facilement un nombre illimité de fournisseurs, quel que soit leur taille ou leur type.
La transition vers les achats numériques
Les achats sont généralement définis comme le processus par lequel les entreprises acquièrent des biens ou des services. En tant que sous-ensemble du processus procure-to-pay (P2P), les achats sont également étroitement liés à la comptabilité et à la réception des produits. En résumé, les achats représentent les activités opérationnelles et stratégiques de l’approvisionnement. Dans les achats au quotidien, les entreprises travaillent avec de nombreux fournisseurs, différents par leur taille et leur type. Ces interactions génèrent de grands volumes de bons de commande, de confirmations de commande, d’avis de livraison et de factures reçus par l’acheteur. Sans oublier qu’ils diffèrent également selon le type de support de données. Pour traiter automatiquement leurs informations dans les systèmes ERP, SCM ou backend, les fournisseurs de grande taille utilisent généralement l’EDI.
Les fournisseurs plus petits ou occasionnels ne disposent souvent pas des capacités techniques ou économiques nécessaires pour le faire. En conséquence, les factures et confirmations de commande peuvent arriver par e-mail, fax ou courrier. Pour chaque support, l’acheteur a généralement besoin d’un processus de capture dédié. Pour garantir un traitement efficace des commandes avec tous les fournisseurs, il est donc recommandé aux entreprises de mettre en œuvre une digitalisation de bout en bout des achats, permettant de connecter facilement un nombre illimité de fournisseurs, quelle que soit leur taille ou leur type. Les solutions appropriées — telles que Retarus Intelligent Document Processing ou WebConnect for Suppliers — permettent de connecter numériquement les fournisseurs à une grande entreprise, quel que soit leur niveau de capacités.
Avantages dans les achats stratégiques et opérationnels
Les achats digitalisés sont aujourd’hui la norme absolue pour les entreprises de taille moyenne et grande — ce qui n’a rien d’étonnant compte tenu de l’énorme avantage concurrentiel offert par la digitalisation. Les avantages de l’e-procurement en matière d’automatisation des processus sont nombreux et variés.
Réduction des coûts grâce à la digitalisation
L’absence de digitalisation dans les achats implique que les commandes sont souvent imprimées et envoyées par courrier postal ou fax, si elles ne sont pas transmises par e-mail. De leur côté, les fournisseurs doivent fusionner manuellement les différents supports dans leur système fournisseur. L’automatisation de ces processus entraîne des économies de coûts importantes pour les deux parties. En particulier, les économies sur les coûts de personnel, normalement engagés pour chaque transaction, se traduisent par un retour sur investissement significatif. La capacité ainsi libérée peut être utilisée ailleurs, par exemple dans le service client. Dans le même temps, les fournisseurs offrent de plus en plus de réductions pour des flux d’informations standardisés de bout en bout.
Gains de temps grâce à la digitalisation
En éliminant les tâches manuelles, les erreurs de transmission sont évitées, ce qui se traduit par une qualité de données supérieure. De plus, un système rapide et standardisé garantit la disparition des erreurs d’inventaire. En conséquence, les décisions peuvent être prises immédiatement, sans nécessiter de temps de traitement supplémentaire. Cela permet de gagner du temps, qui peut être investi dans le maintien des relations avec les fournisseurs existants et la création de nouvelles.
Accélération des processus de commande et flux de trésorerie plus rapide
Dans le cadre de la digitalisation des achats, les systèmes qui gèrent plus que les seuls processus d’approvisionnement tendent également à être standardisés. Après tout, les entreprises bénéficient non seulement de processus de commande accélérés, mais également de la facturation automatisée. Cela génère un flux de trésorerie plus rapide, tandis que les marchandises sont également expédiées plus rapidement. Cela signifie que les expéditions pour les commandes avec des fenêtres temporelles contractuellement convenues sont généralement ponctuelles.
Structurer l’information numériquement grâce à des technologies de pointe
Pour transformer l’ensemble du système d’approvisionnement papier en un processus largement automatisé, différentes technologies d’e-procurement sont nécessaires.
Intégration EDI
L’échange de données informatisé (EDI) est l’échange numérique de documents commerciaux. Cela inclut, par exemple, les bons de commande, les avis de livraison et les factures. Ces documents sont échangés entre partenaires commerciaux sous forme de données structurées, sans intervention manuelle.
Reconnaissance intelligente de documents
La reconnaissance intelligente de documents prépare et identifie initialement les données à l’aide de moteurs OCR (reconnaissance optique de caractères). Ensuite, les données sont classées, segmentées et extraites à l’aide de l’apprentissage automatique et de l’intelligence artificielle. Ensuite, les données sont post-traitées et validées. Grâce à la fonctionnalité optionnelle « human-in-the-loop », ce système atteint une qualité de données particulièrement élevée, avec des taux de reconnaissance pouvant atteindre 100 %.
La reconnaissance intelligente de documents offre de nombreux avantages :
- Intégration efficace et fluide sans aucune interruption technique
- Réduction des coûts de 60 % grâce à l’automatisation de la saisie des commandes
- Accélération des processus grâce à l’automatisation des tâches répétitives
- Gain d’efficacité grâce à une précision de reconnaissance pouvant atteindre 98 %
- Réduction des coûts liés à la gestion des erreurs
Saisie et traitement automatisés des commandes
Retarus Intelligent Capture Services permet de numériser et d’automatiser la saisie de commandes selon un haut niveau de qualité.
Facturation électronique — Digitalisez intelligemment les processus de facturation
Utilisez l’intégration et l’automatisation de Retarus pour envoyer et recevoir des factures à l’international et en conformité avec les exigences légales.
La digitalisation comme facteur de succès : un atout pour toutes les entreprises
La plateforme d’intégration et d’automatisation de Retarus permet à toutes les entreprises de mettre en place des processus numériques, quelles que soient leurs capacités techniques. L’e-procurement vous permet d’envoyer et de recevoir automatiquement des factures, des confirmations de commande, des bons de commande et des avis de livraison. Pour préparer la mise en œuvre, tous les fournisseurs sont analysés et regroupés par clusters. Les tâches manuelles sont également identifiées et quantifiées.
Ce qui distingue Retarus
WebConnect for Suppliers
Puisque tous les fournisseurs n’utilisent pas l’EDI, l’échange automatisé de documents échoue souvent avant même d’avoir commencé. Retarus propose une solution unique à cet effet : WebConnect for Suppliers envoie les commandes sous forme d’e-mails interactifs, offrant un accès au portail WebConnect sans aucun identifiant et en un seul clic. Là , le fournisseur peut simplement confirmer, modifier ou refuser la commande sans avoir à se connecter ou à s’enregistrer. Optionnellement, des pièces jointes PDF statiques peuvent être ajoutées à l’e-mail si le fournisseur le préfère. Cela peut augmenter de manière significative le nombre de confirmations de commande automatisées. WebConnect for Suppliers peut être connecté à n’importe quelle application ERP, quel que soit le système EDI existant de l’entreprise.
Digitaliser tous les domaines de la communication
Les services de Retarus garantissent bien plus que de simples processus de commande automatisés. Des rapports optionnels permettent d’identifier les confirmations de commande en retard. Les notifications automatiques de rappel permettent de réduire au minimum les tâches manuelles supplémentaires. Les documents entrants sont automatiquement vérifiés pour leur exactitude et leur exhaustivité. En cas d’erreurs, la validation des documents déclenche un processus distinct.
Intégration des petits fournisseurs analogiques
Ce sont précisément les petits fournisseurs spécialisés qui utilisent encore souvent des processus basés sur le papier ou le fax. Avec Retarus Intelligent Document Processing, même ces fournisseurs ne posent plus de problème. Le processus assisté par IA capture tous les documents entrants, les numérise et les catégorise, puis les transfère vers les flux de travail internes. C’est ainsi que le service achats peut gagner jusqu’à 85 % de temps par rapport à une saisie manuelle. Les fournisseurs n’ont pas besoin de modifier leurs processus et peuvent continuer à travailler comme avant.
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