Protéger les informations de santé protégées avec le Cloud Fax conforme à la loi HIPAA
Les entreprises qui envoient, reçoivent et stockent des informations personnelles sur la santé doivent se conformer à un certain nombre de réglementations, dont l'une des plus importantes et des plus ambitieuses aux États-Unis est l'HIPAA. Poursuivez votre lecture si vous souhaitez en savoir plus sur les raisons pour lesquelles la télécopie conforme à la norme HIPAA est essentielle pour le secteur de la santé et pourquoi vous devriez utiliser le cloud fax pour une communication sécurisée et efficace.
Qu'est-ce que l'HIPAA ?
Pourquoi les télécopies conformes à la loi HIPAA sont-elles importantes ?
La télécopie traditionnelle présente un certain nombre d’inconvénients qui rendent difficile la mise en conformité avec la loi HIPAA. Télécopies sans page de garde, numéros mal composés, télécopies papier jetées à la poubelle : ces erreurs courantes peuvent entraîner des coûts élevés.
D’une manière générale, l’HIPAA indique quelles entités sont liées par la réglementation, quels types d’informations sont couverts et quelles précautions un prestataire doit prendre pour garantir la protection des informations relatives aux patients.
Règles générales pour un service de télécopie conforme à l'HIPAA
- La confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de toutes les données à caractère personnel créées, reçues, conservées ou transmises doivent être assurées.
- Identification des menaces raisonnablement prévisibles pour la sécurité et l’intégrité de l’information et protection contre ces menaces.
- Protéger contre les utilisations ou divulgations inadmissibles raisonnablement anticipées.
- Le respect des règles par les employés doit être assuré.1
En tant que centre chirurgical de pointe, nous nous appuyons sur la télécopie pour récupérer la majorité de nos cas, c'est pourquoi le temps de fonctionnement et la fiabilité sont essentiels pour notre activité. Depuis que nous avons opté pour Retarus, nous n'avons connu aucun temps d'arrêt, nous avons réduit nos coûts et nous avons gagné en efficacité.
Pénalités et amendes
Les infractions à la loi HIPAA peuvent entraîner de lourdes sanctions financières. Selon le degré de culpabilité, les violations de la loi HIPAA peuvent entraîner des pénalités allant de 117 dollars à plus de 58 000 dollars par dossier – plafonnées à 1,71 million de dollars par an. 2
Confiance des patients
Catégories de conformité HIPAA
Garanties administratives
- Processus de gestion de la sécurité
- Personnel de sécurité
- Accès à l’information
- Contrôles d’audit
- Formation et gestion de la main-d’œuvre
- L’évaluation
Garanties physiques
- Accès et contrôle des installations
- Sécurité des postes de travail et des appareils
- Mesures de sécurité pour les centres de données
- Restrictions d’accès aux données des employés
Garanties techniques
- Contrôle d’accès
- Contrôles d’intégrité
- Sécurité des transmissions
- Sécurité des données et conformité
Fax traditionnel vs. Cloud Fax
| Fax traditionnel (fax papier) |
Cloud Fax | |
|---|---|---|
| Protection des métadonnées | Les métadonnées de fax laissées dans la mémoire de l’appareil ne sont ni cryptées ni protégées. Si une personne non autorisée y accède, le fournisseur viole les garanties physiques de l’HIPAA concernant la sécurité du poste de travail et de l’appareil. | Sécurité des transmissions
Cryptage des données
|
| Contrôles d’accès | Les télécopies papier laissées sans surveillance sur les télécopieurs peuvent être consultées ou prises par du personnel non autorisé, en violation des garanties techniques de l’HIPAA relatives au contrôle d’accès, ainsi que des garanties physiques. | Le Cloud Fax peut inclure des mesures qui protègent l’accès aux PHI, y compris l’attribution des rôles, l’administration et la révision des accès, et les changements de compte – de sorte que tout changement de personnel chez le fournisseur se traduit par des changements immédiats dans l’accès aux PHI. |
| Piste d’audit | Les télécopies conformes à la loi HIPAA exigent que les entités couvertes suivent les personnes qui consultent et utilisent les PHI pour les soins aux patients. Les fax papier nécessitent des pistes d’audit manuelles qui doivent être créées, maintenues et révisées pour assurer la conformité avec les garanties techniques des contrôles d’audit. | Le Cloud Fax permet aux prestataires de soins de santé de construire des pistes d’audit sécurisées et confirmées pour prouver la conformité à l’HIPAA. Ces plateformes peuvent également inclure des rapports permettant de contrôler les fax pour s’assurer qu’ils sont bien envoyés et reçus, ainsi que d’accorder des permissions pour l’accès aux informations sensibles sur la santé. |
| Risque d’erreurs de saisie manuelle | Lorsqu’un fax est envoyé à un mauvais numéro, l’expéditeur viole les garanties administratives de l’HIPAA concernant l’accès à l’information – même s’il s’agit d’une erreur de bonne foi. | Les numéros de fax étant stockés dans une application centrale, il n’y a pas de risque d’envoi par erreur à de mauvais numéros. |
| Archiving | Lors du stockage à long terme des données, il existe des garanties HIPAA concernant les niveaux d’accès, le suivi des accès et le cryptage des données. Comme décrit ci-dessus, l’utilisation d’un fax papier et l’archivage physique des données peuvent conduire à des violations de ces garanties. | Les protocoles d’archivage électronique à long terme éliminent la nécessité d’archiver, de protéger et de détruire physiquement les PHI, garantissant ainsi que les fournisseurs se conforment aux exigences les plus strictes en matière de sécurité et d’intégrité des données. |
Comment le Cloud Fax améliore la conformité HIPAA
Sécurité des transmissions
Cryptage des données
Contrôles d'accès
Archiving
Contrôles d'audit
Transmissions sécurisées de fax dans le secteur de la santé avec Retarus Cloud Fax
La conformité HIPAA peut être compliquée – assurer la sécurité des informations de santé protégées lorsqu’elles sont créées, transmises et stockées nécessite une structure, des ressources et une surveillance pour garantir l’intégrité et la sécurité des données.
Cependant, ces préoccupations ne devraient pas empêcher les prestataires de soins de santé de profiter des avantages du fax en nuage. Avec un fournisseur de fax en nuage conforme à l’HIPAA, les entreprises de soins de santé peuvent en fait améliorer leur position de conformité : avec de meilleurs contrôles, le cryptage et la fonctionnalité d’audit.
Le Cloud Fax offre également un certain nombre d’avantages par rapport au fax traditionnel, notamment des coûts réduits, une évolutivité facile, le stockage des données, et bien plus encore. Les services Retarus Cloud Fax tirent pleinement parti de la plateforme de messagerie de Retarus et des centres de données détenus pour fournir une qualité de niveau entreprise aux entreprises de soins de santé de toutes tailles. Contrôlez les coûts, améliorez le service et réduisez le risque d’exposition à l’HIPAA et à d’autres violations réglementaires avec les services de Cloud Fax de Retarus.
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Sources :
1 : https://www.hhs.gov/hipaa/for-professionals/security/laws-regulations/index.html
2 : https://www.hipaajournal.com/hhs-increases-civil-monetary-penalties-for-hipaa-violations-2019-inflation/