Achat-paiement : La numérisation dans les achats

L'achat-paiement est un processus commercial important qui peut être rendu beaucoup plus efficace lorsqu'il est entièrement numérisé. Grâce à l'intégration et à l'automatisation de Retarus, toute entreprise peut économiser de l'argent et jeter les bases d'une croissance économique.

De l'achat au paiement

Le processus Purchase-to-pay (P2P), parfois également appelé Procure-to-pay, décrit l’ensemble du processus d’approvisionnement d’une entreprise. Ce flux de travail se compose d’un grand nombre d’opérations individuelles différentes. Il s’agit notamment des opérations suivantes

Demande d’achat
L’achat lui-même
Réception des marchandises commandées
Paiement
Comptabilité

Tous ces éléments de processus individuels sont reliés par le transfert des données correspondantes. Le grand nombre d’unités organisationnelles impliquées rend l’ensemble du flux de travail très complexe. Le traitement manuel entraîne une énorme perte de temps et des frais de personnel. Sans compter que le traitement manuel comporte un risque élevé d’erreur.
La solution est un processus numérique et automatisé de bout en bout, de l’achat au paiement, qui englobe l’ensemble du flux de travail de l’entreprise jusqu’au paiement final. En éliminant les étapes de traitement manuel et en mettant en œuvre un nouveau processus d’approbation normalisé :

Les sources d’erreur sont réduites au minimum
La transparence du processus est accrue
L’efficacité est maximisée et les coûts sont réduits

Un processus numérique d'achat-paiement repose essentiellement sur quatre piliers :

Marchés publics électroniques

Un processus d'achat assisté par ordinateur est souvent appelé "e-procurement". Les demandes sont généralement générées par des catalogues stockés. La fonction et l'aspect sont similaires à ceux des boutiques en ligne classiques. Cela signifie que chaque employé peut facilement intégrer le système dans son propre flux de travail. Il suffit d'appuyer sur un bouton pour que la commande soit transmise au fournisseur sous forme de données structurées.
Si le fournisseur ne prend pas en charge les données structurées, la commande est envoyée par courrier électronique. Idéalement, l'approbation et l'imputation sont déjà effectuées lorsque la commande est initiée. Cela signifie qu'aucune autre approbation n'est nécessaire pour enregistrer automatiquement la facture.

Échange électronique de documents

Pour éviter les ruptures de média et gagner du temps, tous les documents devraient être échangés sous forme de données électroniques. Cela permet non seulement d'économiser des frais de personnel, mais aussi de protéger l'environnement. Pour garantir un processus harmonieux, tous les expéditeurs et destinataires sont directement liés les uns aux autres. Le logiciel peut ainsi convertir, valider et transporter les documents de manière uniforme vers l'emplacement souhaité.

Automatisation des factures

Pour automatiser l'ensemble du processus P2P de l'entreprise, le traitement des factures est également optimisé. Cela signifie que toutes les factures des différents fournisseurs sont d'abord converties en factures électroniques uniformes. Le logiciel utilise ensuite des règles prédéfinies pour comparer les factures reçues avec les commandes passées ou les accords de paiement conclus et les marchandises reçues. Si toutes les données correspondent, la comptabilisation s'effectue automatiquement.

Toutefois, si le système détecte des divergences, un processus d'approbation est lancé et la ou les personne(s) appropriée(s) est/sont contactée(s). Si aucune personne de contact n'est enregistrée et qu'aucune référence n'est mentionnée sur le document, un employé responsable est demandé.

Paiement électronique

La dernière étape d'une solution P2P numérique est le traitement des paiements électroniques. Pour ce faire, des prestataires de services de paiement externes sont intégrés dans le système de l'entreprise. Contrairement aux services bancaires en ligne traditionnels, le système intelligent peut inclure des délais de paiement favorables et des remises. Par conséquent, le logiciel soutient la gestion du fonds de roulement et permet d'économiser de l'argent.

Selon le fournisseur, des services de financement externe ou de paiement électronique peuvent également être intégrés, ce qui permet un financement intermédiaire ou des programmes d'escompte dynamiques.

Les avantages d'un processus P2P automatisé

L’installation d’un système P2P moderne avec Retarus Integration and Automation offre de nombreux avantages. Par exemple, la possibilité de transférer des fichiers PDF ou des télécopies sous forme de données structurées directement dans le système ERP permet de gagner du temps et de l’argent. Le flux numérique interne d’informations garantit une plus grande transparence, tandis que l’automatisation réduit les erreurs.

Économies de coûts élevées

Le transfert manuel des données est associé à des frais de personnel élevés et représente donc un énorme facteur de coût pour les entreprises. Une solution logicielle fiable peut réduire les efforts manuels et les coûts associés. Les responsables des achats peuvent regrouper les achats individuels et négocier des remises appropriées grâce à une meilleure connaissance des données. La présentation d’offres de réduction pour paiement anticipé et l’intégration de solutions de paiement électronique attrayantes apportent également d’autres avantages financiers.

Plus de clarté

Dans la vie de tous les jours, peu de responsables financiers savent où se trouvent les factures des différents fournisseurs ou si les marchandises commandées sont déjà arrivées. En outre, le traitement des demandes prend beaucoup de temps. Grâce à une solution numérique intelligente, les employés responsables peuvent non seulement suivre tous les processus, mais aussi les gérer. En même temps, la direction obtient une meilleure vue d’ensemble des tendances financières et des indicateurs clés de performance atteints par les différents départements.

Moins d'erreurs

L’automatisation au lieu de la transmission manuelle permet également d’éliminer les erreurs humaines. Lors du traitement des factures en particulier, les erreurs peuvent avoir de graves conséquences, comme le paiement de montants erronés ou de mauvais fournisseurs.

Retarus pour l'automatisation des chaînes de processus P2P et O2C

La facturation électronique est souvent le premier pas des entreprises vers un processus d’achat numérisé. Cependant, le traitement électronique des factures n’est qu’une partie de l’approvisionnement électronique. Pour exploiter tout le potentiel d’un processus P2P automatisé, il faut convertir le plus grand nombre possible de flux de travail au traitement électronique. C’est précisément la raison pour laquelle Retarus propose ses services d’intégration et d’automatisation, qui répondent à toutes les exigences internationales en matière de facturation électronique (B2B et B2G), tant pour l’envoi que pour la réception des factures. Le service d’Archiving à long terme de Retarus garantit la conformité pour plus de 50 pays avec un portail séparé et des centres de données redondants pour un stockage de documents conforme à la loi. Grâce à la mise en réseau avec des plateformes telles qu’Ariba ou OpenPeppol, une numérisation complète peut être réalisée sans problème.

Saisie et traitement automatisés des commandes

Retarus Intelligent Capture Services permet de numériser et d’automatiser la saisie de commandes selon un haut niveau de qualité.

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Numériser intelligemment les processus de facturation

Utilisez l’intégration et l’automatisation de Retarus pour envoyer et recevoir des factures à l’international et en conformité avec les exigences légales.

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