Modello di servizio integrato:
Il fornitore di servizi finanziari consolida il proprio sistema fax obsoleto con Retarus Cloud Fax

La banca serve circa 5 milioni di clienti, la maggior parte dei quali nei Paesi Bassi e nell’Europa nord-occidentale. L’infrastruttura è gestita da un reparto che funge da fornitore interno di servizi IT. In Germania, l’azienda opera nei settori della gestione patrimoniale e dei servizi bancari per le imprese.
Prima del passaggio a Retarus, l’infrastruttura fax del fornitore di servizi finanziari comprendeva elementi tecnicamente obsoleti e gestiti a livello locale. Questi si sono rivelati sempre più difficili da standardizzare, gestire e mantenere. Si è quindi deciso di passare dai servizi di fax IP basati su apparecchiature standard locali a una soluzione SaaS, centralizzando al contempo internamente la proprietà e la gestione dei contratti.

Nel complesso, la banca intendeva ridurre le proprie configurazioni tenant locali (alcune delle quali erano già basate sul cloud) al fine di ottenere un modello di servizio controllato e coerente per i restanti processi di fax critici per l’attività.

Gli elementi centrali del catalogo dei requisiti che ne è scaturito erano quindi funzionalità affidabili di invio da e-mail a fax e da fax a e-mail, il supporto per l’invio di fax dalle applicazioni, un solido supporto operativo, un reporting trasparente sulla gestione dei servizi, una gestione controllata degli utenti e il rispetto degli standard aziendali, quali l’accesso alle caselle di posta basato su gruppi e un processo di onboarding che, per quanto possibile, fosse supportato dal Single Sign-On.

Retarus ha dimostrato di poter soddisfare i requisiti previsti per le applicazioni di fax aziendale grazie al proprio modello SaaS controllato e per questo motivo si è aggiudicata l’appalto. Un fattore determinante è stato il fatto che la banca aveva già avuto esperienze positive con Retarus in passato a livello locale.

L’implementazione di Retarus Cloud Fax è avvenuta in modo strutturato e pragmatico. Durante la fase di implementazione, l’attenzione si è concentrata sulla disponibilità del servizio, sulla standardizzazione dell’accesso e sulla chiarezza operativa. L’onboarding degli utenti fax avviene tramite ruoli standardizzati sul portale Retarus e, ove possibile, con SSO. Il supporto tecnico interviene qualora sia necessario associare l’accesso subtenant a un utente appena creato.

Grazie a questa implementazione, l’istituto finanziario è riuscito a ridurre la dipendenza dai componenti fax gestiti a livello locale e dalle configurazioni locali/individuali. Allo stesso tempo, si è delineato un percorso più chiaro verso l’eliminazione graduale dei canali fax a basso volume o non standardizzati, come l’invio di fax tramite stampanti multifunzione.

Un’applicazione legacy con un output di dati poco chiaro ha comportato qualche difficoltà durante la migrazione. Grazie alla flessibilità di Retarus e della sua applicazione, tuttavia, è stato possibile risolvere rapidamente tali difficoltà.

La banca utilizza il servizio Cloud Fax per determinati settori di attività e applicazioni, principalmente nell’ambito del Corporate Banking e del Wealth Management. L’utilizzo è espressamente limitato a casi d’uso convalidati. In generale, si intende ridurre l’uso del fax, purché esistano alternative valide.

Tra le configurazioni che continuano a essere rilevanti figurano, tra l’altro, una grande applicazione di trading e un sistema bancario centrale di grandi dimensioni in Germania. Il numero di utenti del fax varia a seconda del tenant e del caso d’uso. Si tratta di processi aziendali specifici in cui il fax continua a essere necessario dal punto di vista dei clienti e delle autorità di regolamentazione.

In questi ambiti, il reporting rileva servizi stabili, il rispetto dei livelli di servizio concordati e nessun singolo incidente rilevante ai fini della protezione dei dati sin dalla messa in funzione. Ne traggono vantaggio i team aziendali e i responsabili delle applicazioni con obblighi di invio via fax, il team di Unified Communications responsabile del servizio, il supporto IT interno e, non da ultimo, gli utenti finali.

• Retarus Cloud Fax come standard aziendale
• Da e-mail a fax/Da fax a e-mail, Fax per applicazioni
• SLA
• Gestione dei servizi

Gli obiettivi principali del progetto, ovvero l’adozione del SaaS in sostituzione dei componenti fax on-premises o gestiti localmente, una maggiore standardizzazione e continuità per i casi d’uso del fax critici per l’azienda, sono stati tutti raggiunti grazie al passaggio a Retarus Cloud Fax – come dimostrato da KPI quali la stabilità del servizio, il rispetto degli SLA e il numero di incidenti e richieste di assistenza. In futuro, Retarus Cloud Fax potrebbe essere impiegato anche nell’ambito di acquisizioni per un consolidamento sul tenant generale.