Modelo de servicio integral:
Una entidad financiera consolida su anticuado sistema de fax con Retarus Cloud Fax

El banco presta servicio a unos 5 millones de clientes, la mayoría de ellos en los Países Bajos y en el noroeste de Europa. Una división se encarga de la infraestructura en calidad de proveedor interno de servicios de TI. En Alemania, la empresa se dedica a la gestión de patrimonios y a la banca corporativa.
Antes de pasarse a Retarus, el entorno de fax de esta entidad financiera incluía elementos técnicamente obsoletos y gestionados de forma local. Estos resultaban cada vez más difíciles de estandarizar, gestionar y mantener. Por ello, se decidió migrar los servicios de fax IP desde equipos estándar locales a una solución SaaS y, al mismo tiempo, centralizar internamente la propiedad y la gestión de los contratos.

En general, el banco quería reducir sus configuraciones locales de Tenant (algunas de las cuales ya estaban basadas en la nube) para lograr un modelo de servicio controlado y coherente para los procesos de fax restantes, que son fundamentales para el negocio.

Por ello, los elementos centrales del catálogo de requisitos resultante fueron la fiabilidad de las funciones de correo electrónico a fax y de fax a correo electrónico, compatibilidad con el envío de faxes desde aplicaciones, un sólido soporte operativo, informes transparentes sobre la gestión del servicio, una gestión controlada de usuarios, así como la compatibilidad con estándares empresariales como el acceso a los buzones basado en grupos y una incorporación de nuevos usuarios que, en la medida de lo posible, se realizara mediante inicio de sesión único.

Retarus demostró que podía satisfacer los requisitos de los casos de uso de fax empresarial gracias a su modelo SaaS controlado y, por ello, se le adjudicó el contrato. Un factor decisivo fue el hecho de que el banco ya había tenido buenas experiencias con Retarus a nivel local en el pasado.

La implementación de Retarus Cloud Fax se llevó a cabo de forma estructurada y pragmática. Durante la puesta en marcha, se dio prioridad a la disponibilidad del servicio, la estandarización del acceso y la claridad operativa. La incorporación de los usuarios de fax se realiza mediante roles estandarizados a través del portal de Retarus y, siempre que sea posible, mediante SSO. El servicio de asistencia técnica presta apoyo en los casos en que sea necesario vincular el acceso de subarrendatario a un usuario de nueva creación.

Gracias a esta implantación, la entidad financiera pudo reducir su dependencia de los componentes de fax instalados localmente y de las configuraciones locales o individuales. Al mismo tiempo, se abrió un camino más claro hacia la eliminación gradual de los canales de fax de bajo volumen o no estandarizados, como el envío de faxes a través de impresoras multifunción.

Una aplicación heredada con una salida de datos poco clara supuso cierto esfuerzo durante la migración. Sin embargo, gracias a la flexibilidad de Retarus y de su aplicación, estas dificultades se pudieron resolver rápidamente.

El banco utiliza Cloud Fax para determinadas áreas de negocio y aplicaciones, principalmente en banca corporativa y gestión patrimonial. Su uso está limitado expresamente a casos de uso validados. En general, se pretende reducir el uso del fax siempre que existan alternativas viables.

Entre las configuraciones que siguen siendo relevantes se encuentran, entre otras, una gran aplicación de negociación y un sistema bancario central de gran envergadura en Alemania. El número de usuarios de fax varía según el inquilino y el caso de uso. Se trata de procesos empresariales específicos en los que el fax sigue siendo necesario desde el punto de vista de los clientes y de la normativa.

En estas áreas, los informes reflejan la estabilidad de los servicios, el cumplimiento de los niveles de servicio acordados y la ausencia de incidentes relacionados con la protección de datos desde su puesta en marcha. Esto beneficia a los equipos de negocio y a los responsables de aplicaciones con obligaciones relacionadas con el fax, al equipo de comunicaciones unificadas encargado del servicio, al soporte informático interno y, por último, pero no por ello menos importante, a los usuarios finales.

• Retarus Cloud Fax como estándar para toda la empresa
• Correo electrónico a fax/fax a correo electrónico, fax para aplicaciones
• SLA
• Gestión de servicios

Los objetivos principales del proyecto —a saber, la sustitución de los componentes de fax gestionados de forma local o en las propias instalaciones por una solución SaaS— una mayor estandarización y continuidad para los casos de uso de fax críticos para el negocio, se han alcanzado en su totalidad gracias a la migración a Retarus Cloud Fax, tal y como demuestran indicadores clave de rendimiento (KPI) como la estabilidad del servicio, el cumplimiento del SLA y el número de incidencias y solicitudes de servicio. En el futuro, Retarus Cloud Fax podría utilizarse, incluso en el marco de adquisiciones, para llevar a cabo una consolidación en el tenant general.