Keller & Kalmbach, ein international tätiger Spezialist für Verbindungselemente und Befestigungstechnik, hat die Verarbeitung seiner eingehenden Rechnungen mithilfe der SaaS-Lösung Retarus Intelligent Document Processing (IDP) automatisiert. Die innovative Technologie ersetzt die bisher genutzte OCR-Lösung und optimiert die Effizienz im Rechnungswesen des Unternehmens deutlich.
Keller & Kalmbach erhält jährlich rund 170.000 Rechnungen aus verschiedenen Ländern, in unterschiedlichen Währungen und Formaten – davon etwa 400 Rechnungen pro Woche ohne direkten Bestellbezug, die bislang manuell bearbeitet wurden. Da die bisher eingesetzte OCR-Lösung die notwendigen Softwareanpassungen nicht vornehmen konnte, um die geforderte Automatisierungsquote zu erreichen, entschied sich Keller & Kalmbach für Retarus IDP.
Effiziente Automatisierung mit Retarus
Die IDP-Lösung ließ sich nahtlos in das bestehende ERP-System integrieren. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch anhand von Stammdaten, Wareneingängen und Bestellungen geprüft und verifiziert. Eine zusätzliche Prüfung nach §14 UStG stellt sicher, dass alle vorgeschriebenen Rechnungsdaten enthalten sind. Anschließend werden die validierten Rechnungsdaten direkt an das ERP-System übergeben und archiviert.
Individuelle Anpassungen
Die Retarus IDP-Lösung wurde optimal an die Bedürfnisse von Keller & Kalmbach angepasst. So sorgt ein täglicher Stammdatenabgleich für eine höhere Genauigkeit. Der Datenexport erfolgt über das bewährte EDIFACT-Format, sodass bestehende Schnittstellen weiter genutzt werden können. Weitere Anpassungen wie ein Rundungsskript für Rechnungen mit mehr als zwei Nachkommastellen sowie das Auslesen des Ursprungslandes und der Kostenstelle auf Positionsebene wurden erfolgreich umgesetzt.
Weitere Details entnehmen Sie bitte unserer aktuellen Customer Story.
