Dokumente mithilfe von Barcode-Fax automatisiert bearbeiten

Dokumente mithilfe von Barcode-Fax automatisiert bearbeiten

Statt Faxe – Rechnungen, Anträge, Beschwerden, Berichte – aufwendig manuell einem Geschäftsvorgang zuzuordnen, kann man dies automatisiert über Barcodes erledigen. Damit lassen sich Dokumente nicht nur richtig zuordnen und klassifizieren, sondern auch noch zusätzliche Metadaten übertragen. Ferner lassen sich Faxe mit mehreren Transaktionen in separate Dateien aufteilen.

Bislang war dies nur für eingehende Fax möglich. Ab sofort kann auch der Retarus Fax-Outbound-Service Barcodes generieren und personalisiert auf das Deckblatt bringen. Die nötigen Informationen übergibt man einfach im Personalisierungsfeld des Fax-Jobs. Retarus-Kunden können so Faxe bestehenden Transaktionen zuordnen und neue, automatisierte Prozesse anlegen.

Typische Anwendungsbeispiele

Klassische Anwendungsbeispiele für das automatisierte Dokumenten-Routing mit Barcode-Fax sind alle Geschäftstransaktionen, die man bestimmten Prozessen zuordnen kann – neben Anträgen, Berichten, Abrechnungen oder Kreditkarten-Beschwerden lassen sich auch komplette Prozesse automatisieren, etwa die Fahrzeugfinanzierung in der Automobilindustrie. Das Ergebnis ist ein beschleunigter Finanzierungsprozess und ein erheblich vereinfachter Gesamt-Workflow.

Welche Vorteile hat das Barcode-Fax?

Das automatische Routing spart nicht nur Zeit, Aufwand und Kosten, sondern ermöglicht auch eine genauere und schnellere Zuordnung der eingehenden Dokumente. Zudem steigen Vertraulichkeit, Sicherheit und Compliance, weil die Dokumente stets beim richtigen Empfänger landen. Dadurch sinkt nicht nur die Fehlerquote, es steigen auch Verarbeitungskapazität, Produktivität und Motivation, weil die Mitarbeiter sich anspruchsvolleren Aufgaben widmen können.

Da geht noch mehr – mit den Retarus Intelligent Capture Services

Barcode-Fax ist primär für eine automatische Bearbeitung von Dokumenten gedacht. Für Mehrwertdienst wie eine Integration in EDI-Prozesse oder die Erkennung von Kundenstammdaten sind die Retarus Intelligent Capture Services das Mittel der Wahl.

Übrigens: Barcode ist nicht gleich Barcode

Grundsätzlich unterscheidet man zwei Barcode-Arten: 1D-Barcodes und 2D-Barcodes. Innerhalb dieser beiden Arten gibt es jeweils noch verschiedene Barcode-Typen. Abhängig von den Benutzergruppen und den jeweiligen Herstellungsmöglichkeiten wurden die verschiedenen Arten für unterschiedliche Aufgaben entwickelt und finden ihre Anwendung in unterschiedlichen Industrien.

Die gängigsten 1D-Barcodes sind EAN 8 und EAN 13 (Handel), CODE 39 (Elektronik) und CODE 128 (Logistik). Die bekanntesten 2D-Barcodes sind Aztec (Fahrkarten des internationalen Eisenbahnverbands), Datamatrix (dauerhafte Direktbeschriftung in der Produktion, Automobilbau, Gesundheitswesen, Dokumenten-Handling bei Tickets und Postversand) und der QR Code (ursprünglich in der Produktionslogistik, mittlerweile als u. a. Navigationshilfe im ÖPNV, mobile Visitenkarten, in der Werbung, Verlinkungen zu App Stores).

1D-Barcodes

Code 39 :

Code 39 (full ASCII):

Code 128 :

2D-Barcodes

Mit 1D-Barcodes können Faxe bestehenden Geschäftsvorgängen über die als Strichcode gedruckte Transaktionsnummer zugeordnet oder als eine bestimmte Dokumentart identifiziert werden. Mit 2D-Barcodes kann man auch zusätzliche Informationen einbauen, etwa persönliche Daten, Links zu Produktvideos oder Websites. Retarus kann diese Metadaten in unterschiedlichen Formaten ausgegeben: als Datei (XML und TXT), bei E-Mails als Betreff oder im Body. Die Aufteilung in separate Dateien – sofern die Faxe mehrere Transaktionen umfassen – ist mit beiden Barcode-Arten möglich.

Um das automatisierte Routing von Retarus zu nutzen, ist es egal, welche Barcodes Sie verwenden – unsere Fax-Services erkennen jeden Barcode-Typ.

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