Viele Unternehmen lagern den kompletten Betrieb von ServiceNow an Systemintegratoren und Managed Service Provider aus. ServiceNow erzeugt allerdings eine Menge internen E-Mail-Traffic – und der kann für cloudbasierte E-Mail-Infrastrukturen mit Versand-Limits zum Problem werden …
Auf knapp 190 Milliarden US-Dollar taxiert ServiceNow den gesamten adressierbaren Markt (total addressable market, TAM) für seine IT-, Mitarbeiter-, Kunden- und Creator-Workflows. Die Software läuft aktuell bei rund 85 Prozent der Fortune-500-Unternehmen. Praktisch jeder größere Player im IT-Markt hat irgendwelche Berührungspunkte mit ServiceNow – sei es als Vertriebspartner oder als Anbieter, dessen Services über die Plattform bereitgestellt werden. Oder auch als Systemintegrator: Aufgrund der Komplexität der Plattform, die hochgradig konfigurierbar ist und in Abteilungen wie HR, Kundenservice und IT-Betrieb läuft, wird neben der Implementierung oft der gesamte Betrieb von ServiceNow an externe Dienstleister vergeben.
Retarus als Missing Link für ServiceNow
So weit, so gut. Doch wo kommt hier Retarus ins Spiel? Zum einen lassen sich unsere E-Mail-Security-, SMS- und Fax-Services direkt über ServiceNow verwalten. Viel interessanter für unsere Partner, die ServiceNow integrieren und betreiben, sind unsere Services aber, um damit eine skalierbare und zuverlässige E-Mail-Lösung für den kompletten Application Traffic von ServiceNow zu realisieren.
Dieser ist nämlich durchaus signifikant, wie das Beispiel eines multinationalen Enterprise-Kunden verdeutlicht: Hybride Systemlandschaft mit mehr als 1000 Applikationen (on-premises und SaaS, davon mehrere ServiceNow-Instanzen) sowie mehr als 200 Domains, über die monatlich mehr als 10 Millionen E-Mails verschickt werden. ServiceNow allein erzeugt bei diesem Kunden rund 80 Prozent des internen E-Mail-Traffics. Solche E-Mail-Mengen werden schnell zum Problem, vor allem wenn immer mehr Anwender ihre eigene E-Mail-Infrastruktur abbauen und – beispielsweise im Rahmen einer Microsoft-365-Migration – in die Cloud verlagern.
Der Best Practice Use Case für Systemintegratoren und MSPs
Im Rahmen von Projekten stoßen unsere Partner und wir immer wieder auf die gleiche Problematik: Der Kunde migriert auf Microsoft 365 und stellt dann irgendwann fest, dass der Versand großer Mengen E-Mails aus ServiceNow über eigene Domains aufgrund der Versand-Limits von Microsoft zu Service-Unterbrechungen beim ITSM oder auch von HR-Prozessen führt. ServiceNow bietet hier zwar die Option, über eine Subdomain seines Systems zu versenden. Viele Anwender möchten hier aber aus vielerlei Gründen (Brand, CI/CD, Reputation, Monitoring) lieber ihre eigene Domain verwenden. In diesem Fall empfiehlt sich der Einsatz eines geeigneten Dienstleisters für hochvolumigen E-Mail-Versand. Bei dessen Auswahl sind mehrere Faktoren zu bedenken.
Alle für einen und einer für alle
Viele Spezialisten für transaktionale E-Mails sind aber quasi monothematisch mit Einsatzszenarien wie Kundenkommunikation (Marketing, Webshop, etc.) unterwegs und bieten daher nur Lösungen für hochvolumigen Outbound-Traffic an, nicht aber für den bei ServiceNow ebenfalls wichtigen Inbound-Traffic. Solchen Lösungen fehlen häufig erweiterte Funktionen wie Address Rewriting, Dynamic IP Routing oder auch Multi-recipient Jobs, die für per E-Mail automatisierte Prozesse relevant sind. Für sensible Prozesse etwa im Personalbereich wiederum sind Verschlüsselung und die Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Richtlinien bei der Auswahl des geeigneten Dienstleisters wichtig.
Die Komplettlösung für den wichtigsten Geschäftskanal E-Mail
Bei Retarus betrachten wir E-Mail umfassend. Wir bieten professionelles Cloud Messaging aus einer Hand. Mit Retarus Transactional Email versenden Sie große Mengen E-Mails direkt aus ServiceNow per API über die leistungsstarke und voll DSGVO-konforme Retarus Enterprise Cloud, ohne Ihre eigene E-Mail-Infrastruktur oder die Ihres Kunden zu belasten. Mit vertraglich über Service Level Agreements zugesicherten Durchsatz und dank CSA-Zertifizierung sowie ausgefeiltem Reputation-Management mit exzellenten Zustellraten.
Retarus verarbeitet Ihre Daten lokal in eigenen Rechenzentren, die nach höchsten Sicherheitsstandards wie SOC 1, SOC 2 und ISO 27001 zertifiziert sind.
Diese High-End-Infrastruktur wird ergänzt durch umfangreiche Monitoring- und Reporting-Tools sowie ausgefeilte Suchfunktionen, mit denen beispielsweise Service- oder Contact-Center-Mitarbeiter verloren gegangene Transaktions-E-Mails schnell wiederfinden und erneut versenden können, ohne auf die ursprüngliche Geschäftsanwendung zugreifen zu müssen.
Natürlich bieten die Retarus-Services Ihnen und ihren Kunden nicht nur im ServiceNow-Kontext einen Mehrwert. Sie können damit ebenso gut die „anderen 20 Prozent“ des E-Mail-Traffics aus Applikationen wie SAP und Salesforce oder Marketing-Automations-Software von Eloqua und Marketo zuverlässig, sicher und skalierbar abbilden.
