A prima vista la domanda sembra semplice: che cos’è esattamente lo spam? Chiunque si occupi di sicurezza della posta elettronica sa però che la risposta è tutt’altro che univoca e che può facilmente assumere una dimensione quasi filosofica. Oggi ransomware, phishing ed e-mail fraudolente possono essere identificati con grande affidabilità grazie agli algoritmi più moderni. La situazione si complica invece quando si ha a che fare con messaggi perfettamente legittimi dal punto di vista tecnico e giuridico, ma che il destinatario considera comunque fastidiosi.
È proprio qui che inizia la zona grigia tra lo spam tradizionale e quella che, come suggerisce il nome stesso, viene definita greymail. Vale a dire newsletter, e-mail di marketing o altri invii di massa ai quali gli utenti si sono iscritti volontariamente e nel pieno rispetto della normativa, ma che nel tempo hanno perso interesse o vengono addirittura percepiti come indesiderati.
La pratica dimostra che lo spam è spesso una percezione soggettiva
Nel corso degli anni abbiamo affrontato questa stessa domanda con clienti appartenenti ai settori più diversi. Il risultato è stato sorprendentemente chiaro: per gli utenti finali lo spam non coincide necessariamente con una definizione tecnica. Lo spam è piuttosto tutto ciò che viene percepito come “fastidioso” nella quotidianità lavorativa e nella propria casella di posta.
Per i reparti IT questo rappresenta un vero dilemma. Da un lato desiderano ridurre al minimo il numero di e-mail indesiderate che raggiungono la posta in arrivo; dall’altro, nessuno vuole bloccare accidentalmente comunicazioni del tutto legittime.
La categorizzazione fa la differenza
Sulla base di questa esperienza, Retarus adotta da molti anni un approccio diverso. Oltre alle tradizionali categorie Spam e Threats, Retarus Email Security offre una categoria aggiuntiva: Newsletter.
Questo comporta numerosi vantaggi. Gli utenti finali possono riconoscere immediatamente quali messaggi sono stati classificati come greymail. Sia nella quarantena online accessibile tramite browser sia nel report giornaliero Email Security Report (“Digest”), questi messaggi vengono visualizzati in modo trasparente all’interno di una categoria dedicata (vedi screenshot).
Se l’azienda ha attivato questa funzionalità self-service, gli utenti possono rilasciare questi messaggi con un semplice clic. Allo stesso modo, possono aggiungere un mittente alla propria Allowlist personale, scegliendo di ricevere sempre direttamente nella posta in arrivo una determinata newsletter.
Self-service invece di un ticket all’helpdesk
È proprio qui che emerge il vero valore aggiunto. In molte aziende l’helpdesk riceve richieste che, in realtà, non riguardano problemi tecnici. Un dipendente non trova una newsletter, desidera recuperare un’e-mail dalla quarantena oppure vuole riceverla automaticamente anche in futuro. Ognuna di queste richieste comporta una perdita di tempo, sia per l’utente sia per l’amministratore.
È la persona a decidere ciò che è rilevante
La tecnologia è sempre più efficace nel riconoscere con precisione le e-mail dannose. Tuttavia, quando si tratta di valutarne la rilevanza personale, è ancora l’essere umano a rappresentare l’autorità decisiva. Per questo motivo, in Retarus non ci concentriamo soltanto su meccanismi di protezione avanzati, un’interfaccia utente (UI/UX) intuitiva e API potenti per gli amministratori.
L’utente finale è sempre al centro della nostra attenzione. In questo caso specifico, il nostro approccio evita le ricorrenti discussioni su quando un’e-mail debba essere considerata spam e restituisce la decisione al luogo in cui ha più senso prenderla nella pratica quotidiana: direttamente al destinatario.
