L’Intelligent Document Processing, o IDP, è uno dei casi d’uso dell’intelligenza artificiale in cui i vantaggi per le aziende diventano visibili in tempi particolarmente rapidi. Nel nostro podcast “Okay, Got It”, Dan Lucarini, Lead Analyst per Doc AI e Intelligent Document Processing presso Deep Analysis, spiega perché l’IDP sta acquisendo così tanta importanza e come le aziende possono trarne vantaggio. Dalla conversazione emergono alcune domande chiave che oggi interessano molte imprese: dalle differenze rispetto all’OCR ai casi d’uso concreti, fino all’implementazione, alla compliance e al ROI.
Che cos’è l’IDP e in cosa si differenzia dall’OCR?
L’IDP è una soluzione software in grado di leggere, comprendere ed elaborare automaticamente i documenti. A differenza dell’OCR tradizionale, che si limita a rendere leggibile da una macchina il testo contenuto in scansioni o immagini, l’IDP interpreta i contenuti nel loro contesto aziendale. La tecnologia riconosce i tipi di documento, estrae e convalida le informazioni rilevanti e le inoltra automaticamente al processo appropriato. Ad esempio, numeri di fattura, importi, indirizzi o riferimenti agli ordini possono essere acquisiti da un documento e trasferiti direttamente ai sistemi ERP, DMS o di workflow.
Perché l’IDP sta acquisendo così tanta importanza e il clamore intorno all’IA è giustificato?
La crescita dell’IDP è strettamente legata all’IA generativa e ai Large Language Model. I moderni modelli di IA sono in grado di analizzare i documenti con maggiore flessibilità rispetto ai sistemi precedenti e spesso richiedono meno addestramento. Questo consente di elaborare più rapidamente nuovi tipi di documenti, semplificando le implementazioni e rendendo i progetti più convenienti dal punto di vista economico. Allo stesso tempo vale una regola importante: non tutti i processi necessitano dell’IA. Nel caso dell’IDP, tuttavia, i vantaggi sono particolarmente evidenti, poiché i processi documentali sono spesso ripetitivi, richiedono molto tempo e sono soggetti a errori. Le aziende dovrebbero quindi iniziare con un caso d’uso ben definito, misurarne i risultati e successivamente procedere con una scalabilità graduale.
Perché le aziende sostituiscono le soluzioni esistenti?
I sistemi IDP o OCR di vecchia generazione richiedevano spesso un intenso addestramento e continue regolazioni in caso di modifiche al layout dei documenti. Le nuove soluzioni basate sull’IA promettono risultati migliori e tassi di automazione più elevati con un impegno inferiore. Per questo motivo molte aziende non si limitano ad affiancare una nuova soluzione, ma scelgono di sostituire completamente i sistemi esistenti.
Quali vantaggi offre l’IDP, anche dal punto di vista della compliance?
L’IDP riduce l’inserimento manuale dei dati, accelera l’elaborazione dei documenti e diminuisce il tasso di errore. Allo stesso tempo migliora la qualità dei processi, alleggerisce il carico di lavoro dei dipendenti e rende le attività più scalabili. Anche i requisiti di compliance risultano più facili da soddisfare: l’IDP può verificare la presenza dei dati obbligatori, identificare informazioni mancanti, convalidare i dati fiscali e supportare una documentazione uniforme. In questo modo si riducono i rischi e si semplificano gli audit.
Quali sono i casi d’uso?
Il caso d’uso più comune è l’elaborazione delle fatture. Le fatture in entrata possono essere acquisite automaticamente, verificate, abbinate agli ordini e trasferite ai sistemi ERP. In particolare nei processi di Accounts Payable ciò genera un notevole valore aggiunto, poiché le aziende gestiscono spesso grandi volumi di fatture e devono individuare rapidamente le eccezioni. Oltre a questo, l’IDP è adatto all’elaborazione di ordini, documenti di trasporto e conferme d’ordine, nonché alla gestione dei contratti, della documentazione HR, dei documenti assicurativi e logistici, dei moduli cliente, della posta digitale in entrata e della classificazione delle e-mail.
Perché l’elaborazione delle fatture è così importante?
Le fatture sono presenti praticamente in ogni azienda e, allo stesso tempo, differiscono notevolmente per layout, formato e qualità. L’IDP è in grado di gestire automaticamente questa varietà, estrarre i dati rilevanti e verificare le informazioni obbligatorie. Ciò consente di risparmiare tempo e costi del personale. Inoltre, le fatture possono essere approvate più rapidamente, permettendo alle aziende di sfruttare meglio gli sconti per pagamento anticipato e migliorare il proprio cash flow.
Come dovrebbero avviare un progetto IDP le aziende?
Il punto di partenza corretto non è il software, ma il processo. Le aziende dovrebbero innanzitutto analizzare dove si verificano attività manuali, interruzioni nel flusso informativo o ritardi. Solo successivamente sarà possibile stabilire quale caso d’uso offre il maggiore beneficio economico e quale soluzione sia la più adatta.
Quali sfide e fattori di costo dovrebbero considerare le aziende?
Tra le principali sfide rientrano il change management, l’analisi dei processi, la qualità dei dati e l’integrazione nei sistemi esistenti. I dipendenti devono comprendere come cambieranno le loro attività e quali vantaggi porterà l’automazione. Oltre ai costi di licenza e implementazione, le aziende dovrebbero considerare anche i costi operativi continuativi, gli adeguamenti e gli eventuali costi legati all’utilizzo dell’IA. È inoltre importante valutare l’impatto che picchi di carico, crescita aziendale o fluttuazioni stagionali possono avere sui costi operativi.
Come si può misurare il ROI?
I benefici dell’IDP possono essere valutati attraverso indicatori quali il tempo di elaborazione per documento, il grado di automazione, il tasso di errore, il tempo di attraversamento del processo, gli interventi manuali e i costi del personale. Nell’elaborazione delle fatture si aggiungono i possibili risparmi derivanti dagli sconti per pagamento anticipato e la prevenzione di violazioni della compliance. Potete calcolare facilmente il vostro potenziale di risparmio con il nostro Business Case Calculator.
A cosa dovrebbero prestare attenzione le aziende nella scelta di una soluzione IDP?
Per quanto possa sembrare banale, le aziende dovrebbero verificare attentamente che i tipi di documento richiesti siano supportati e che la soluzione possa essere integrata nei sistemi ERP, DMS e di workflow esistenti. Sono altrettanto importanti l’accuratezza, la scalabilità, la facilità d’uso, nonché la protezione dei dati e la compliance.
Conclusioni
L’IDP rende l’intelligenza artificiale concretamente utilizzabile in azienda. La tecnologia aiuta a elaborare i documenti più rapidamente, ridurre il lavoro manuale e rendere i processi più affidabili. I vantaggi sono rapidamente misurabili soprattutto nell’elaborazione di fatture, ordini, documenti di trasporto e conferme d’ordine. Tuttavia, è fondamentale partire da requisiti chiari e utilizzare l’IDP laddove l’automazione generi un reale valore aggiunto. Ulteriori informazioni su come automatizzare i processi documentali con l’IDP in modo conforme alla sovranità dei dati e sulla base della migliore IA europea sono disponibili nella nostra pagina di prodotto “Intelligent Document Processing – digitale invece della carta“.
Potete ascoltare l’episodio completo con Dan Lucarini e altre conversazioni dedicate al cloud messaging complesso, all’e-invoicing, alle tendenze di settore e molto altro ancora sulla nostra pagina del podcast “Okay, Got It”.
