Le traitement intelligent des documents, ou Intelligent Document Processing (IDP), fait partie des cas d’usage de l’IA dont les bénéfices pour les entreprises sont particulièrement rapides à constater. Dans notre podcast « Okay, Got It », Dan Lucarini, Lead Analyst pour Doc AI et Intelligent Document Processing chez Deep Analysis, explique pourquoi l’IDP gagne actuellement autant en importance et comment les entreprises peuvent en tirer parti. Cet échange soulève des questions essentielles que se posent aujourd’hui de nombreuses entreprises : des différences avec l’OCR aux cas d’usage concrets, en passant par le déploiement, la conformité et le retour sur investissement (ROI).
Qu’est-ce que l’IDP et en quoi se distingue-t-il de l’OCR ?
L’IDP désigne une solution logicielle capable de lire, comprendre et traiter automatiquement des documents. Contrairement à l’OCR classique, qui se contente de rendre le texte de documents numérisés ou de fichiers image lisible par une machine, l’IDP replace le contenu dans son contexte métier. Cette technologie reconnaît les types de documents, extrait et valide les informations pertinentes, puis les transmet automatiquement au processus approprié. Elle peut par exemple identifier des numéros de facture, des montants, des adresses ou des références de commande, puis transférer directement ces données vers des systèmes ERP, DMS ou de gestion des workflows.
Pourquoi l’IDP gagne-t-il actuellement autant en importance – et l’engouement autour de l’IA est-il justifié ?
Cette progression est étroitement liée à l’IA générative et aux grands modèles de langage (Large Language Models). Les modèles d’IA modernes analysent les documents avec bien plus de flexibilité que les systèmes précédents et nécessitent souvent moins d’entraînement. Ils permettent ainsi de traiter plus rapidement de nouveaux types de documents, de simplifier les déploiements et de rendre les projets plus rentables. Cela étant dit, tous les processus ne nécessitent pas forcément l’IA. Dans le cas de l’IDP, les bénéfices sont particulièrement tangibles, car les processus documentaires sont souvent répétitifs, chronophages et sujets aux erreurs. Les entreprises ont donc intérêt à commencer par un cas d’usage clairement défini, à mesurer les résultats, puis à étendre progressivement la solution.
Pourquoi les entreprises remplacent-elles leurs solutions existantes ?
Les anciens systèmes basés sur l’IDP ou l’OCR nécessitaient souvent un entraînement intensif et de fréquents ajustements lorsque la mise en page des documents évoluait. Les nouvelles solutions basées sur l’IA promettent de meilleurs résultats et des taux d’automatisation plus élevés avec moins d’efforts. C’est pourquoi de nombreuses entreprises choisissent non seulement de compléter leurs outils existants, mais aussi de les remplacer.
Quels sont les avantages de l’IDP, notamment en matière de conformité ?
L’IDP réduit les saisies manuelles, accélère le traitement des documents et diminue le taux d’erreur. Parallèlement, cette technologie améliore la qualité des processus, soulage les collaborateurs et rend les opérations plus évolutives. Les exigences de conformité sont également plus faciles à respecter : l’IDP peut vérifier les mentions obligatoires, détecter les informations manquantes, valider les données fiscales et favoriser une documentation homogène. Cela réduit les risques et facilite les audits.
Quels sont les cas d’usage ?
Le cas d’usage le plus fréquent est le traitement des factures. Les factures entrantes peuvent être automatiquement capturées, contrôlées, rapprochées des commandes, puis transmises aux systèmes ERP. Les processus de comptabilité fournisseurs (Accounts Payable) en tirent un bénéfice considérable, car les entreprises doivent souvent traiter d’importants volumes de factures et identifier rapidement les exceptions. Au-delà de ce domaine, l’IDP convient également au traitement des commandes, des bons de livraison et des confirmations de commande, ainsi qu’à la gestion des contrats, des dossiers RH, des documents d’assurance et de logistique, des formulaires clients, du courrier entrant numérique et de la classification des e-mails.
Pourquoi le traitement des factures est-il si important ?
Les factures sont présentes dans presque toutes les entreprises, tout en présentant une grande diversité de mises en page, de formats et de niveaux de qualité. L’IDP permet de traiter automatiquement cette diversité, d’extraire les données pertinentes et de vérifier les mentions obligatoires. Cela permet de gagner du temps et de réduire les coûts de personnel. En outre, les factures peuvent être approuvées plus rapidement, ce qui aide les entreprises à mieux profiter des escomptes et à améliorer leur trésorerie.
Comment les entreprises devraient-elles lancer un projet d’IDP ?
Le bon point de départ n’est pas le logiciel, mais le processus. Les entreprises devraient d’abord analyser les points où apparaissent des tâches manuelles, des ruptures de processus ou des retards. Ce n’est qu’ensuite qu’il est possible de déterminer quel cas d’usage offre le plus grand bénéfice économique et quelle solution est la plus adaptée.
Quels défis et facteurs de coût les entreprises doivent-elles prendre en compte ?
Parmi les principaux défis figurent la conduite du changement (change management), l’analyse des processus, la qualité des données et l’intégration aux systèmes existants. Les collaborateurs doivent comprendre en quoi leurs tâches évoluent et quels bénéfices apporte l’automatisation. Outre les coûts liés aux licences et à la mise en œuvre, les entreprises doivent également tenir compte des coûts d’exploitation, des adaptations et des éventuels frais liés à l’utilisation de l’IA. Il est également essentiel d’évaluer l’impact des pics de charge, de la croissance ou des variations saisonnières sur les coûts d’exploitation.
Comment mesurer le ROI ?
Les bénéfices de l’IDP peuvent être évalués à l’aide d’indicateurs tels que le temps de traitement par document, le taux d’automatisation, le taux d’erreur, le délai de traitement, le nombre d’interventions manuelles et les coûts de personnel. Dans le traitement des factures, il convient également de prendre en compte les économies potentielles grâce aux escomptes ainsi que les infractions à la conformité évitées. Vous pouvez calculer très facilement votre potentiel d’économies grâce à notre Business Case Calculator.
À quoi les entreprises doivent-elles prêter attention lors du choix d’une solution d’IDP ?
Aussi évident que cela puisse paraître, les entreprises doivent vérifier avec précision si les types de documents dont elles ont besoin sont pris en charge et si la solution peut s’intégrer aux systèmes ERP, DMS et de gestion des workflows déjà en place. La précision, l’évolutivité, la convivialité ainsi que la protection des données et la conformité sont tout aussi essentielles.
Conclusion
L’IDP rend l’IA concrètement exploitable en entreprise. Cette technologie permet de traiter les documents plus rapidement, de réduire le travail manuel et de rendre les processus plus fiables. Les bénéfices sont particulièrement rapides à mesurer dans le traitement des factures, des commandes, des bons de livraison et des confirmations de commande. L’essentiel est toutefois de partir d’exigences clairement définies et de déployer l’IDP là où l’automatisation crée une véritable valeur ajoutée. Pour en savoir plus sur l’automatisation des processus documentaires grâce à l’IDP, dans le respect de la souveraineté des données et en s’appuyant sur les principales technologies européennes d’IA, consultez notre page produit « Intelligent Document Processing – digital statt Papierkram ».
Vous pouvez écouter l’intégralité de l’épisode avec Dan Lucarini, ainsi que d’autres échanges consacrés au Cloud Messaging complexe, à la facturation électronique (E-Invoicing), aux tendances du secteur et à bien d’autres sujets, sur notre page podcast « Okay, Got It ».
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