Select Page

Intelligent Document ProcessingEngelbert Strauss erfasst Bestellungen per E‑Mail mit der IDP-Lösung von Retarus

Engelbert Strauss erfasst per E-Mail eingehende Bestellungen über die IDP-Lösung (Intelligent Document Processing) von Retarus, um die Bearbeitung deutlich zu beschleunigen und teilweise zu automatisieren.

GMX
Branche
Fertigungsindustrie
Mitarbeiter
1700
Ausgangssituation

Manuelle Bestellerfassung

Engelbert Strauss ist einer der weltweit führenden Hersteller von Arbeits-, Gebrauchs- und Schutzausrüstung. Das Familienunternehmen mit Sitz im hessischen Main-Kinzig-Kreis bei Frankfurt beschäftigt rund 1.700 Mitarbeiter und produziert in 27 Ländern weltweit, mit Schwerpunkt in Südostasien.

Als einer der Top 5 Online-Händler in Deutschland erhält Strauss viele Bestellungen per E-Mail. Die E-Mail-Bestellungen kommen von verschiedenen Kunden, die unterschiedliche Formatvorlagen und Layouts verwenden. Ein Ziel von Strauss ist, den Kunden schnell und zielgerichtet bedienen zu können. Es wurde nach einer Lösung gesucht, Bestellungen noch effizienter zu bearbeiten.

Zielsetzung

Höherer Automatisierungsgrad

Strauss wünschte sich eine digitale Lösung, um damit die eingehenden Bestell-E-Mails zumindest teilautomatisiert maschinell zu analysieren und zu erfassen. Der Such- und Auswahlprozess zog sich fast ein halbes Jahr hin.

Die anvisierte Lösung sollte möglichst gut mit dem grossen Kundenstamm von Strauss, dessen zahlreichen Bestellvorlagen sowie den individualisierbaren Produkten zurechtkommen. Artikel haben bei Strauss zwar eine Artikelnummer, diese identifiziert ein Produkt aber nicht eindeutig. Dies geschieht beispielsweise bei T-Shirts erst durch die Angabe der gewünschten Grösse. Es kommt bei Bestellungen auch vor, dass diese z. B. mit dem Logo des Kunden veredelt werden.

Den Zuschlag erhielt schliesslich Retarus mit seiner IDP-Lösung. Ausschlaggebend waren die generische, nicht templatebasierte Lösung, deren überzeugende Erkennungsquoten sowie die geplante Umsetzungszeit für die Einführung. Der Ansatz, aus den Bestellungen mittels OCR (Optical Character Recognition) den Textinhalt auszulesen, ist dabei nur der erste Schritt. Der Unterschied in den Erkennungsquoten wird durch den Einsatz von KI erzielt, die eine Bestellung so ausliest, als würde sie ein Sachbearbeiter erfassen.

„Wir sind froh mit Retarus einen verlässlichen und zukunftsorientierten Partner an der Seite zu haben.“

Sales Project Management // Engelbert Strauss GmbH & Co. KG

Besondere Herausforderungen

Prozess vollständig neu gestaltet

Retarus Intelligent Document Processing wurde im Vertrieb von Strauss über einen Zeitraum von etwa sechs Monaten hinweg eingeführt. Zuerst wurde die nötige Anbindung an das ERP-System von Strauss programmiert. Dann folgte eine Testphase mit ausgewählten Bestellungen fürs Feintuning der Erkennung. Auf das anschliessende Go-live folgte noch eine Hypercare-Phase im laufenden produktiven Betrieb. Die IDP-Lösung von Retarus wurde an die vorhandenen Schnittstellen für EDI und Archiv angebunden.

Im Zuge der Umstellung wurde der gesamte Auftragserfassungsprozess neu gestaltet. Alle als PDF eingehende Bestellungen werden nun vollständig von Retarus digitalisiert.

Retarus Service im Einsatz

Nutzen und Vorteile

Schnellere Bestellannahme dank Digitalisierung

Die Änderungen in der Nachbearbeitung wurden von den Mitarbeitern sehr gut angenommen. Eine besondere Schulung war nicht erforderlich.

Strauss profitiert von der skalierbareren und aufgrund des höheren Automatisierungsgrads schnelleren Erfassung der Bestellungen. Das Unternehmen kann sich auf die Aufträge konzentrieren, bei denen ein manuelles Eingreifen nötig und sinnvoll ist, und erspart sich repetitive Routineaufgaben.

Key Facts

  • Intelligent Document Processing für Bestellungen per Mail
  • PDF-Bestellungen vollständig über Retarus digitalisiert
  • Hohe Erkennungsrate
  • Garantierter Service Level (SLA)
Fazit und Ausblick

Nach gelungenem Start Rollout für weitere Länder

Engelbert Strauss hat Retarus Intelligent Document Processing im Vertrieb erfolgreich eingeführt, um die Erfassung der per E-Mail eingehenden Bestellungen zu beschleunigen. Nach dem überzeugenden Start in Deutschland wurde der Service auch in Österreich ausgerollt.

Wir sind für Sie da!

Sie haben Fragen, wünschen weitere Informationen oder möchten die Cloud Services von Retarus testen?
Wir sind für Sie da. Telefonisch oder per E-Mail. Gerne besuchen wir Sie auch und zeigen Ihnen unsere Ansätze vor Ort.