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Automatisierte und digitale Dokumentenverarbeitung

Mit Retarus Intelligent Document Processing profitieren Unternehmen von modernster KI-gestützter OCR-Software und HITL (Human-in-the-Loop). Gescannte Rechnungen und Bestellungen werden automatisch erfasst und in bestehende Arbeitsabläufe integriert. Die Kombination aus High-End-Cloud-Lösung und professionellem 24/7-Service macht Retarus als Enterprise-Cloud-Anbieter zu einem echten "Game Changer".

Belege als Träger von Informationen

Eine Quittung ist nichts anderes als ein Informationsträger, der Geschäftsvorgänge aufzeichnet. Der Begriff „Beleg“ umfasst daher alle Datenträger, die eine Aktion, einen Zustand oder ein Ereignis in einem betriebswirtschaftlichen Kontext dokumentieren. Sie bezieht sich auf Bestellungen und Rechnungen ebenso wie auf Kassenzettel, unabhängig davon, ob sie in digitaler oder Papierform vorliegen.

Effiziente Digitalisierung von Quittungseinträgen

Belege sind die Grundlage des gesamten Verwaltungsprozesses. Deshalb müssen sie nicht nur korrekt, sondern auch leicht auffindbar sein. In der Regel kommen die Belege jedoch in unterschiedlicher Form im Unternehmen an. Um alle Dokumente – unabhängig davon, ob sie per Email oder Fax eintreffen – richtig kategorisieren und sortieren zu können, sollten sie idealerweise digital und einheitlich vorliegen. Zu diesem Zweck müssen die Dokumente nach dem Scannen zunächst erfasst werden. Die manuelle Eingabe der Dokumente in ein ERP-System ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Es gibt verschiedene alternative Methoden, um Belege digital zu erfassen.

Datenerfassung mit OCR-Engines

Eine der häufigsten Formen der automatischen Texterkennung ist die Optical Character Recognition (OCR). Optical Character Recognition kann handschriftlichen oder gedruckten Text in Bildern erfassen und in Textdokumente umwandeln.

Quittungserfassung mit KI und maschinellem Lernen

Künstliche Intelligenz spielt eine wichtige begleitende Rolle bei der auf maschinellem Lernen basierenden Eingangs- und Auftragserfassung. Künstliche neuronale Netze helfen der OCR-Engine zum Beispiel, ganze Zeilen problemlos zu verarbeiten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Erkennungsgenauigkeit der erfassten Belege besonders hoch ist und kontinuierlich verbessert wird.

Mensch-im-Kreislauf

Retarus geht sogar noch weiter und unterstützt die KI mit dem so genannten Human-in-the-Loop (HITL). HITL ist ein Zweig der künstlichen Intelligenz, der sowohl menschliche als auch maschinelle Intelligenz nutzt. Für die Eingangserfassung bedeutet dies, dass der Mensch in die maschinelle Lernschleife eingebunden ist und die KI trainiert. Indem die menschliche Komponente prüft und im Zweifelsfall Entscheidungen trifft, trägt sie dazu bei, dass die OCR-Maschine immer besser wird.

So funktioniert die Dokumentenverarbeitung mit Retarus

Retarus Intelligent Document Processing arbeitet auf höchstem Niveau. Eingehende Dokumente werden automatisch mit einer leistungsstarken, KI-gestützten intelligenten Dokumentenerkennung (IDR) erfasst, die auf mehreren OCR-Engines basiert. Anschließend werden die Dokumente vollständig in strukturierte Daten umgewandelt, so dass sie maschinenlesbar sind. Auch Retarus Kunden profitieren vom HITL-Support. Unleserliche Handschriften oder Scans von schlechter Qualität sind kein Problem mehr. Durch diese Kombination aus OCR-Engines, künstlicher Intelligenz und Human-in-the-Loop erreicht Retarus eine Erkennungsrate von bis zu 100 Prozent.

Die Vorteile der digitalen Dokumentenerfassung

Die Vorteile der digitalen Belegerfassung sind ebenso vielfältig wie offensichtlich. Bei der manuellen Dateneingabe kommt es immer wieder zu Fehlern, die den Prozess auf Dauer belasten. Durch die Automatisierung dieser sich wiederholenden Aufgaben werden die Mitarbeiter entlastet, wodurch wertvolle Ressourcen für wichtige und zeitkritische Prozesse frei werden. Auch die digitalisierten Prozesse selbst sparen Zeit und Geld. Papierlose Arbeitsabläufe bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile in Bezug auf Funktionalität, betriebliche Effizienz und Qualitätskontrolle.

Automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Bestellungen

Mit Hilfe von Retarus Intelligent Document Processing können eingehende Aufträge digitalisiert und hoch automatisiert werden.

Anwendungsfall lesen

Formulare digitalisieren und Bestellungen automatisieren

Retarus unterstützt einen renommierten Kosmetikkonzern dabei, seine Bestellprozesse mit Kunden weltweit weitestgehend zu automatisieren.

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Ihre Vorteile der intelligenten Dokumentenverarbeitung von Retarus

Auf dem Markt gibt es viele verschiedene ERP-Systeme und Anbieter von Dokumentenmanagement. Der Unterschied liegt oft in den Details und ist auf den ersten Blick kaum zu erkennen. Die meisten Anbieter haben OCR-Software in ihrem Portfolio – entweder als Cloud- oder als On-Premises-Lösung – die Rechnungen und Belege digital erfasst. Retarus geht mit seinem Komplettangebot weit darüber hinaus.

Mehr Effizienz und Kosteneinsparungen durch Digitalisierung

Allein die intelligente Texterkennung von Retarus bietet eine Erkennungsrate von bis zu 98 Prozent. Das maschinelle Lernen, das die Texterkennungssoftware ständig verbessert, erhöht die Zuverlässigkeit noch weiter. Mit Hilfe von Human-in-the-Loop steigert Retarus die Erkennungsrate auf bis zu 100 Prozent.

Zuverlässige automatisierte Einspeisung in die Stammdaten

Für einen reibungslosen Arbeitsablauf ist es wichtig, dass die digitalen Belege an der richtigen Stelle im System landen. Unabhängig davon, ob SAP, Oracle oder ein anderes ERP-System zur Abbildung von Workflows genutzt wird, speist Retarus alle Belege automatisch und zuverlässig in die Stammdaten eines beliebigen Zielsystems ein.

Premiumqualität für kritische Prozesse

Mit dem Service Intelligent Document Processing bietet Retarus individuelle Lösungen für alle Prozesse der Belegerfassung. Besonders kritische Prozesse erfordern jedoch besondere Aufmerksamkeit. Zu diesem Zweck fügt Retarus der künstlichen Intelligenz ein menschliches Maß an Kontrolle hinzu.

24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr verfügbar

Neben dem Service profitieren Retarus Kunden von einem 24-Stunden-Support. Experten stehen den Kunden jederzeit auf verschiedenen Service- und Supportstufen zur Verfügung. Auf diese Weise kann ein unterbrechungsfreier und reibungsloser Arbeitsablauf gewährleistet werden.

Wir sind für Sie da!

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