Verbesserte Fax-Zustellbarkeit und -Zuverlässigkeit mit dem Retarus Enterprise Fax Portal

Ein etablierter US-Vertriebshändler für Sehhilfen und Optiker verlässt sich bei der Übermittlung von Rezepten zur Überprüfung der Arbeitsabläufe in hohem Maße auf das Fax. Das Fax ist nach wie vor der am weitesten akzeptierte und von den Aufsichtsbehörden zugelassene Kommunikationskanal bei Gesundheitsdienstleistern und daher für die täglichen Abläufe des Unternehmens von entscheidender Bedeutung.

Die Organisation verarbeitete etwa eine Million Faxübertragungen pro Monat über einen Faxserver vor Ort. Mit der Zeit wurde die Verwaltung dieser Infrastruktur immer schwieriger. Es mussten benutzerdefinierte Reporting-Tools entwickelt werden, um Nutzungsdaten zu extrahieren, und es war ein hoher manueller Aufwand erforderlich, um fehlgeschlagene Übertragungen zu beheben und Faxaufträge erneut zu senden. Die Entwickler mussten die Systemkapazität aktiv überwachen, um eine Überlastung der Server zu vermeiden, und es wurden mehr Arbeitsstunden für die Wartung als für die Nutzung der Server aufgewendet.

Vor allem aber fehlte es dem Unternehmen an Echtzeit-Transparenz bei der Faxzustellung. Faxaufträge wurden praktisch in ein „schwarzes Loch“ geschickt, ohne dass der Status oder detaillierte Prüfprotokolle sichtbar waren. In Anbetracht der Risiken, die mit dem Betrieb in einer auf die Einhaltung von Vorschriften angewiesenen Umgebung im Gesundheitswesen verbunden sind, wusste das Unternehmen, dass es modernisiert werden musste.

Das Unternehmen wollte seine Fax-Infrastruktur modernisieren, indem es von Fax-Servern vor Ort auf eine Cloud-basierte Lösung umstieg, die den wachsenden betrieblichen Anforderungen gerecht wird.

Ihre Hauptziele waren:

• Stärkung der Fax-Infrastruktur und Verbesserung der Zuverlässigkeit
• Aufrechterhaltung strenger Sicherheits- und Konformitätsstandards
• Erhöhung der Systemkapazität ohne Leistungseinschränkungen
• Echtzeit-Einblick in jeden Faxauftrag
• Verbesserung der Erfolgsquote bei der Zustellung
• Eliminieren Sie manuelle Nachsendeprozesse

Betriebszeit und Zustellbarkeit waren nicht verhandelbar. Die Verifikations-Workflows des Unternehmens sind „zeitkritisch und können keine Übertragungsverzögerungen tolerieren“. Zum Glück sorgt Retarus mit seinen redundanten Rechenzentren für eine hohe Verfügbarkeit, bietet branchenweit führende Erfolgsquoten und die Möglichkeit zur sofortigen Skalierung ohne Drosselungsbeschränkungen. Darüber hinaus wollte das Entwicklungsteam Echtzeit-Fax-Statusdaten über APIs direkt in das eigene Reporting-System integrieren.

Bei der Umstellung von einer fest eingebetteten On-Premise-Faxumgebung auf eine vollständig cloudbasierte Lösung mussten einige wichtige Punkte beachtet werden: Reporting, Skalierbarkeit und Zustellbarkeit.

Zum einen verfügte das Unternehmen über benutzerdefinierte Reporting-Workflows für seine Faxserver, um Lücken in der Transparenz zu kompensieren. Jede neue Lösung musste ein deutlich besseres Monitoring bieten und nicht nur dieselbe Funktionalität übernehmen. Die Entwickler benötigten eindeutige Fax-IDs, detaillierte Statusberichte und die Möglichkeit, Berichtsdaten über eine API in interne Systeme zu integrieren.

Zweitens waren Kapazitätsbeschränkungen ein ständiges Problem. Die alte Faxumgebung erforderte eine sorgfältige Verwaltung des Datenverkehrs, um eine Überlastung zu vermeiden, und die gleichzeitige Ausführung zu vieler Aufträge barg das Risiko einer Leistungsverschlechterung. Der Wechsel zu einem Cloud-basierten Modell bedeutete, dass man sich auf einen Anbieter verlassen musste, der zuverlässig Tausende von API-Aufrufen pro Minute ohne Drosselung oder Ausfallzeiten verarbeiten konnte.

Schließlich waren auch die Erfolgsquoten von Bedeutung. Das interne Reporting zeigte eine signifikante Fehlerquote (ohne Besetzt- und Nichtbeantwortungszustände), die manuelle Wiederholungsversuche und sekundäre Kommunikationsabläufe verursachte. Für ein Unternehmen, das monatlich eine Million Faxe versendet, bedeuteten selbst kleine Verbesserungen bei der Zustellbarkeit enorme betriebliche und finanzielle Auswirkungen. Jede Umstellung musste die Übertragungssicherheit verbessern und gleichzeitig die Einhaltung aller Vorschriften gewährleisten.

Durch die Implementierung des Retarus Enterprise Fax Portals mit seinen internen Workflows hat das Unternehmen eine vollständig modernisierte Fax-Infrastruktur erhalten, die messbare Verbesserungen in Bezug auf Performance und Transparenz liefert.

Die Zustellbarkeitsraten für ausgehende E-Mails stiegen auf über 99 %, wodurch die Notwendigkeit manueller Eingriffe aufgrund fehlgeschlagener Übertragungen minimiert wurde. Automatisierte Wiederholungsmechanismen ersetzten arbeitsintensive Workflows für das erneute Versenden, was den Mitarbeitern Zeit spart und die betrieblichen Reibungsverluste verringert.

Real-Time Monitoring, eindeutige Fax-IDs und ein detailliertes Reporting sorgen nun für volle Transparenz bei jeder Übertragung. Durch die Retarus Reporting API ist das Unternehmen in der Lage, Fax-Statusdaten direkt in interne Systeme zu integrieren, um blinde Flecken zu beseitigen und die Revisionssicherheit zu erhöhen.

Ebenso wichtig war dem Kunden die Professionalität des Retarus Teams, die Stärke der SLA-Garantien und die Flexibilität der API-Architektur als ausschlaggebende Faktoren für die Wahl von Retarus als exklusiver Cloud Fax-Anbieter.

• ~Monatlich werden ca. 1 Million Faxe für die Überprüfung von Rezepten verarbeitet
• 7% Zustellbarkeit im Outbound nach der Migration erreicht
• Automatisierte Wiederholungsmechanismen reduzierten die manuelle Fehlersuche und erneute Versendung
• Real-Time Monitoring und Reporting API-Integration für volle Transparenz
• SLA der höchsten Stufe ausgewählt, um die Betriebszeit für zeitkritische Prozesse zu garantieren

Für Unternehmen, in denen Fax ein stark regulierter und geschäftskritischer Kommunikationskanal ist, sind Modernisierung und Automatisierung ebenso wichtig. Durch die Ablösung der alten Fax-Server durch Retarus Cloud Fax konnte der Optik-Distributor die Zuverlässigkeit erhöhen, die Zustellungsraten verbessern und die für ein langfristiges Wachstum erforderliche Skalierbarkeit erreichen.