Email Archive Compliance und Retention-Policies jederzeit erfüllen: E-Mail-Archivierung auf Enterprise-Niveau

Die revisionssichere Langzeitspeicherung für Ihre gesamte E-Mail-Kommunikation – hybride Verschlüsselung, DSGVO-Konformität und höchste Performance inklusive

Sicher abgelegt, schnell gefunden:
E-Mail-Archivierung, wie sie sein soll

Sichern Sie Ihre gesamte ein- und ausgehende E-Mail-Kommunikation in Echtzeit und halten Sie jede Nachricht gemäß der geltenden Aufbewahrungsfristen immer verfügbar. Das Retarus Email Archive speichert alle externen – und auf Wunsch auch internen – E-Mails automatisch, zuverlässig und langfristig für bis zu zehn Jahre. Und zwar unveränderbar im Original-Raw-Format inklusive aller SMTP-Informationen. Die zu archivierenden Nachrichten werden parallel verarbeitet und dadurch ohne Verzögerung an die Empfänger zugestellt.

Alle E-Mails werden – selbstverständlich DSGVO-konform und im Einklang mit weiteren internationalen Datenschutzrichtlinien – in von Retarus selbstbetriebenen hochverfügbaren und redundanten Rechenzentren innerhalb Europas gespeichert. Dort ist Ihre elektronische Korrespondenz durch hybride Verschlüsselung jederzeit vor unbefugtem Zugriff geschützt. So schaffen Sie beste Voraussetzungen für die Einhaltung nationaler und internationaler Rechtsvorschriften, strenger Branchenstandards sowie firmeninterner Compliance-Richtlinien oder Email Retention Policies.

Schnelligkeit zählt nicht nur bei der E-Mail-Archivierung: Genauso unkompliziert gestaltet sich bei Retarus auch die Recherche nach einzelnen Nachrichten. Mit den leistungsfähigen Suchfunktionen können Administratoren archivierte E-Mails auch bei großem Nachrichten- und Speicherumfang mit wenigen Klicks binnen Millisekunden auffinden und abrufen. Die Suchkriterien lassen sich dabei nach Bedarf, etwa aufgrund von Datenschutzvorgaben, granular einschränken.

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Jeder Zugriff auf das Retarus Email Archive wird in einem „Compliance Log“ stets automatisch protokolliert.

Administratoren können ausschließlich nach dem Vier-Augen-Prinzip auf das Archiv zugreifen. Auch Suchkriterien lassen sich individuell einschränken. Das sorgt für maximalen Datenschutz.

Durchschnittlich 5,1 Millisekunden dauert das Auffinden einer Nachricht in einem Retarus Email Archive mit 75 Millionen gespeicherten E-Mails.

Verschlüsseltes Archiv, verlässliche Email Retention

Jede E-Mail durchläuft vor der Archivierung umfassende Sicherheitsalgorithmen der Retarus Email Security, um sie eingehend auf Viren und Malware zu überprüfen. Erst danach wird die Nachricht im Originalformat inklusive aller Anhänge verschlüsselt im Retarus Email Archive abgelegt. Selbstverständlich werden die Daten von und zur Retarus-Infrastruktur stets TLS-verschlüsselt übertragen.

Aus der Kombination mit den weiteren Lösungen der Retarus Secure Email Platform ergeben sich zusätzliche Vorteile: Wenn Sie zum Beispiel gleichzeitig Retarus Email Encryption nutzen, werden eingehende Nachrichten zentral über die Cloud-Plattform entschlüsselt, bevor sie im verschlüsselten Archiv dauerhaft gespeichert werden. Das hat den Vorteil, dass archivierte Nachrichten nicht mit privaten Nutzer-Keys verschlüsselt sind. Dadurch ist ein Nachrichtenzugriff über die gesamte Archivierungsdauer sichergestellt – und zwar unabhängig davon, ob die jeweiligen privaten Schlüssel zum Zeitpunkt der Recherche noch existieren oder Mitarbeiter zwischenzeitlich ausgeschieden sind.

Ihre Vorteile mit Retarus Email Archive

Compliance

Auch für unser Archiv gilt der Grundsatz: „Made in Europe, stays in Europe“. Mit mehr als 30 Jahren Expertise unterstützen wir Sie dabei, auch in Sachen Email Retention alle geltenden Aufbewahrungsfristen, Branchenstandards und Compliance-Vorgaben rechtssicher einzuhalten.

Sicherheit

Entscheiden Sie sich für maximale Sicherheit von Anfang an: E-Mail Archivierung inklusive Malware-Schutz in der hochsicheren Retarus Enterprise Cloud. Profitieren Sie von hochverfügbarer, verschlüsselter Speicherung und automatischem Schlüssel- und Zertifikate-Management durch Retarus.

Schnelligkeit

Durch unser paralleles Processing wird Ihre E-Mail-Kommunikation ohne Verzögerung archiviert. Auf Schnelligkeit können Sie auch bei der Suche bauen: Innerhalb von Millisekunden können Ihre Admins benötigte E-Mails auffinden und inklusive Attachement bequem erneut abrufen

Retarus Email Archive im Überblick

Retarus Email Archive speichert ein- und ausgehende E-Mail-Kommunikation automatisch, zuverlässig, und langfristig. Archivierte Nachrichten sind unveränderlich, vor unbefugtem Zugriff revisionssicher geschützt. Nachrichten und Anhänge lassen sich über leistungsfähige und nach unterschiedlichen Datenschutzanforderungen granular einschränkbare Suchfunktionen in Sekundenbruchteilen auffinden.

Umfassend

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Automatisierte, unveränderliche Langzeitarchivierung des internen und externen E-Mail-Verkehrs inklusive Anhänge

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Schnelle Implementierung ohne Investitionen in Technologie und Know-how

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Bereitstellung von Tracking-Informationen über EAS Live Search

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Export archivierter E-Mails auf externe Datenspeicher möglich

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Import von E-Mails aus anderen Archivsystemen

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Nahtlose Zusammenarbeit mit Email Security und Email Encryption

Compliant

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Speicherung entsprechend gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für bis zu zehn Jahre

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Aufbewahrung nach geltenden Datenschutzrichtlinien in selbstbetriebenen Retarus-Rechenzentren innerhalb Europas

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E-Mails innerhalb geltender Aufbewahrungsfristen nicht löschbar oder änderbar

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Leistungsstarke Suche mit datenschutzkonformen Einstellungsmöglichkeiten: Auffinden von E-Mails auf Grundlage von Absender, Empfänger, Dateitypen in Anhängen, Speicherung der entsprechenden (Meta-)Daten für die Suche nach Betreff, Volltext und Attachment-Namen konfigurierbar

Sicher

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Spam- und Virenprüfung vor der Archivierung durch Retarus Email Security

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Hybrid verschlüsselte Ablage jeder einzelnen E-Mail im Originalformat (MIME) inkl. Anhänge (Verwendung eigener Zertifikate möglich)

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Administrationszugriff für berechtigte Personen nach dem Vier-Augen-Prinzip über das webbasierte Retarus Enterprise Administration Portal (EAS) mit lückenloser Protokollierung aller Zugriffe und Aktionen

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Optionale Nutzung eigener öffentlicher Schlüssel (privater Schlüssel verbleibt im Unternehmen)

Email Compliance

Email Archive

Email Encryption

Data Loss Prevention

Modul

Compliance-Anforderungen spielend leicht einhalten.

Mit dem Retarus Email Archive archivieren Sie Ihre E-Mail-Korrespondenz revisionssicher und in Echtzeit. In den hochsicheren Retarus Rechenzentren bleibt der Schriftverkehr unveränderbar, dank Vier-Augen-Prinzip vor unbefugtem Zugriff geschützt und E-Mails sind selbst bei großem Speicherumfang in Sekundenschnelle wieder auffindbar. Damit halten Sie Compliance-Vorgaben und internationale Datenschutzrichtlinien wie die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zuverlässig ein.

Die Vertraulichkeit Ihrer Business-Kommunikation bleibt mit Retarus Email Encryption stets gewahrt. Egal ob schlüsselbasiert per gängigen Standards oder passwortbasiert per sicherem Webmailer. Das durchdachte Verschlüsselungssystem schützt personenbezogene Daten ebenso zuverlässig wie Ihr wertvolles Firmen-Know-how. Einfache Bedienbarkeit und automatisierte Schlüsselverwaltung inklusive.

Retarus Data Loss Prevention stellt sicher, dass vertrauliche Daten wie z. B. Kunden-, Produktions- oder Konstruktionsdaten nicht ungewollt aus Ihrem Firmennetzwerk gelangen. Extern adressierte E-Mails werden dabei systematisch auf zuvor festgelegte Kriterien überprüft und im Verdachtsfall zurückgehalten. Darüber hinaus lassen sich auf Mailbox-Ebene konkrete Vorgaben zu erlaubten Empfängern hinterlegen.

E-Mails rechtskonform archivieren und strenge Compliance-Richtlinien einhalten

Erfahren Sie jetzt, wie Sie mit Retarus Ihre E-Mails rechtskonform archivieren. Sprechen Sie mit einem Experten oder fordern Sie weitere Informationen an – wir sind jederzeit gerne für Sie da.