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Numérisation de documents : Enregistrement digital et automatisé

En utilisant les services d’enregistrement digital de documents de Retarus, les entreprises bénéficient de logiciels OCR des plus modernes s’appuyant sur l’intelligence artificielle, ainsi que du HITL (human in the loop). Des factures et contrats scannés sont automatiquement enregistrés et intégrés aux flux de travail existants. La combinaison d’une solution cloud haut de gamme et d’un service professionnel disponible 24 h/24 et 7 j/7 font de Retarus un acteur révolutionnaire en tant que fournisseur de produits cloud pour entreprises.

Les pièces justificatives comme supports d’informations

En premier lieu, une pièce justificative n’est rien d’autre qu’un support d’informations permettant de garder trace des opérations commerciales. Le terme « pièce justificative » désigne ainsi une grande diversité de supports de données représentant un traitement, un état ou un événement dans le contexte commercial. Les pièces justificatives incluent aussi bien les contrats et les factures que les reçus et tickets de caisse. Le fait que ces supports de données se présentent sous une forme papier ou numérique n’a pas d’importance.

Numérisation efficace des saisies de justificatifs

Les pièces justificatives constituent la base de l’ensemble de l’administration. Dans ce contexte, elles doivent non seulement être correctes, mais aussi facilement accessibles. On les trouve d’ailleurs le plus souvent sous diverses formes dans l’entreprise. Pour que l’ensemble des documents puisse être catégorisée et classée correctement, qu’ils soient reçus par e-mail, par fax ou par courrier papier, il est préférable de les conserver dans un format numérique homogène. Pour ce faire, les documents doivent être d’abord enregistrés une fois scannés. L’intégration manuelle des documents dans un système ERP représente un travail fastidieux impliquant un risque d’erreur. Il existe différentes méthodes alternatives d’enregistrement numérique des pièces justificatives :

Saisie des données par moteurs OCR

L’une des formes les plus communes de reconnaissance de texte automatique est l’OCR (Optical Character Recognition ou reconnaissance optique de caractères). Cette technologie prend en charge l’enregistrement de textes imprimés ou manuscrits sous forme d’images et leur conversion en documents texte.

Saisie de pièces justificatives via les technologies d'intelligence artificielle et d'apprentissage machine

L’intelligence artificielle joue un rôle auxiliaire essentiel dans la saisie des justificatifs et des commandes basée sur l’apprentissage machine. Les réseaux de neurones artificiels notamment aident les moteurs OCR à traiter des lignes entières en toute facilité. Ils permettent ainsi d’assurer un haut niveau de précision de reconnaissance des documents à enregistrer, qualité qui ne cesse de s’améliorer.

Human in the loop

Retarus va encore plus loin en prenant en charge l’intelligence artificielle via la technologie appelée HITL (human in the loop). La technologie HITL constitue une branche de l’intelligence artificielle exploitant à la fois l’intelligence humaine et l’intelligence de machines. Dans le contexte de la saisie de justificatifs, cela signifie que des humains participent au circuit d’apprentissage machine et à l’entraînement de l’intelligence artificielle. À travers des tâches de contrôle et de décision en cas de doute, l’élément humaine aide à l’amélioration constante des capacités des moteurs OCR.

Voici comment fonctionne la saisie de pièces justificatives chez Retarus

L’enregistrement digital de documents avec Retarus Intelligent Capture Services fonctionne selon un niveau de qualité supérieur. Les documents entrants sont enregistrés de manière automatique via un système de reconnaissance intelligente de documents (IDR) aux performances puissantes avec prise en charge de fonctions d’intelligence artificielle et basé sur plusieurs moteurs OCR. Par la suite, les justificatifs sont entièrement convertis en données structurées pour pouvoir être lus par machine. Les clients de Retarus bénéficient en outre d’une prise en charge de technologie HITL Ainsi, les écritures illisibles ou les scans de mauvaise qualité ne sont plus un problème. Cette combinaison de moteurs OCR et de technologies HITL et d’intelligence artificielle permet à Retarus d’offrir un taux de détection allant jusqu’à 100 %. 

Avantages de la saisie digital des pièces justificatives

Les avantages d’une saisie numérique des pièces justificatives sont aussi nombreux qu’évidents. Lors de la saisie manuel des justificatifs, on est toujours confronté à un problème d’erreurs dont il faut ensuite assumer les conséquences. L’automatisation de cette tâche répétitive permet de délester les employés et de libérer des ressources précieuses au profit de processus essentiels. Les processus numériques en eux-mêmes permettent également d’économiser du temps et de l’argent. Les flux de travail sans papier offrent aux entreprises de nombreux avantages en termes de fonctionnalité, d’efficacité opérationnelle et de contrôle qualité.

Saisie et traitement automatisés des commandes

Retarus Intelligent Capture Services permet de numériser et d’automatiser la saisie de commandes selon un haut niveau de qualité.

Découvrez le cas pratique

Numérisation des formulaires et automatisation des commandes

Retarus aide une groupe cosmétique de renom à automatiser au maximum ses processus de commande auprès de ses clients dans le monde entier.

Découvrez le cas pratique

Avantages de Retarus Intelligent Capture Services

Il existe sur le marché de nombreux types de fournisseurs de systèmes ERP et de gestion des documents. À première vue, il n’est pas facile de les distinguer. Ils se différencient le plus souvent au niveau des détails. La plupart des fournisseurs proposent parmi leurs gammes de produits des logiciels OCR sous forme de solutions cloud ou sur site pour assurer l’enregistrement numérique de factures et autres justificatifs. Avec son offre complète, Retarus va bien au-delà. 

Plus d’efficacité et d’économies grâce à la numérisation

La fonction intelligente de reconnaissance de texte de Retarus offre déjà à elle seule un taux de détection allant jusqu’à 98 %. Le niveau de fiabilité est encore davantage optimisé grâce à l’apprentissage machine permettant d’améliorer constamment les logiciels de reconnaissance de texte. Avec la technologie HITL, Retarus parvient à augmenter le taux de détection pour atteindre un niveau allant jusqu’à 100 %.

Intégration fiable et automatisée dans les données maîtres

Pour garantir un flux de travail fluide, il est indispensable que les justificatifs numériques soient enregistrés au bon emplacement dans le système. Qu’il s’agisse d’un système SAP, Oracle ou de tout autre logiciel ERP, Retarus intègre l’ensemble des pièces justificatives de manière automatique en toute fiabilité dans les données maîtres du système cible de votre choix.

Une qualité nec-plus-ultra pour les processus critiques

Avec Intelligent Capture Services, Retarus offre des solutions individuelles pour l’ensemble des processus d’enregistrement des documents. Les processus particulièrement critiques nécessitent cependant une certaine attention. C’est pourquoi Retarus introduit un niveau de contrôle humain dans l’exploitation d’intelligence artificielle.

Disponibilité 24 heures sur 24, 365 jours par an

En outre, les clients de Retarus bénéficient d’un service d’assistance disponible 24 heures sur 24. Nos employés compétents se tiennent à disposition des clients à tout moment selon différents niveaux de service et d’assistance. Il est ainsi possible de maintenir un déroulement des opérations fluide et ininterrompu.

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