Un traitement efficace du financement automobile grâce aux Retarus Cloud Fax Services
Le défi
Qu’il s’agisse d’un formulaire d’inscription avec signature juridiquement valide, des copies d’un permis de conduire, d’un justificatif de revenus ou d’autres documents confidentiels, même dans cette ère du digital, les documents papier jouent toujours un rôle essentiel dans le traitement du financement automobile. Afin de garantir que le financement du client puisse être approuvé rapidement malgré un flot croissant de documents, il est essentiel d’optimiser les principaux processus commerciaux en les automatisant. Dans le même temps, les établissements de crédit et de prêt s’efforcent de maintenir le coût de leurs processus à un niveau minimum. Conformément à des directives plus strictes en matière de protection des données et de conformité, les entreprises sont également tenues de protéger à tout moment les données sensibles qui sont échangées.
Le contexte
La grande majorité des voitures neuves immatriculées pour un usage privé ou professionnel sont mises en circulation selon des modèles de leasing et de financement – et la tendance est à la hausse. Dans la plupart des cas, les concessionnaires automobiles transmettent les documents contractuels confidentiels par fax à l’établissement de crédit responsable. La norme du fax est utilisée parce qu’elle a fait ses preuves et qu’elle est très standardisée. Elle présente également l’avantage de servir de preuve (grâce au message de confirmation et à la signature) par opposition au courrier électronique, par exemple. Au sein de l’établissement de crédit, les documents contractuels sont ensuite saisis manuellement et affectés au processus approprié. La saisie des données est non seulement une longue et fastidieuse en raison du volume important de documents entrants, mais aussi sujette à des erreurs. Il en résulte un travail double, des coûts de suivi importants, ainsi que des retards associés à l’approbation de la demande de prêt.
La solution
Grâce aux Cloud Fax Services de Retarus, les documents de leasing ou de financement peuvent être envoyés de manière sûre et efficace par fax et reçus de manière pratique par les clients de messagerie et les applications commerciales, d’où ils peuvent ensuite être traités sans délai. Associé à une reconnaissance innovante des codes-barres, ce service permet d’automatiser entièrement l’attribution des documents. Aucun investissement supplémentaire n’est nécessaire pour le matériel, les mises à jour, la maintenance, les licences ou les lignes de fax. À cette fin, le Retarus Enterprise Cloud, avec ses interfaces bien développées, sa disponibilité mondiale et ses niveaux remarquablement élevés de sécurité contre les défaillances, facilite le succès des processus commerciaux basés sur la communication. Les établissements financiers du monde entier profitent de la qualité et de la sécurité des transactions offertes par le service et de la livraison rapide et sans erreur par fax dans leurs systèmes existants, y compris un rapport de transmission immédiat. Ce service de fax vers e-mail garantit une livraison immédiate et sûre, ainsi qu’un stockage et une récupération des données transparents en cas de perte.
Avantages pour le client
- Efforts manuels réduits
- Faible coût des processus
- Réduction du taux d’erreur
- Niveaux élevés de satisfaction et de fidélité des clients
- Communication par fax conforme
- Exécution rapide des processus grâce à la saisie intelligente et automatisée des données et à la reconnaissance des codes-barres
Cas pratique
Dès que le client a choisi une forme de financement ou de leasing, le concessionnaire remplit un formulaire de demande marqué d’un code-barres et le faxe à la banque qui accorde le prêt. Si l’établissement financier demande au concessionnaire des documents supplémentaires, par exemple un justificatif de revenus ou des copies du permis de conduire, les documents requis peuvent alors être facilement et commodément rassemblés dans un document faxé portant le même code-barres pour être renvoyés à l’établissement de crédit (renvoi par fax). Les grandes banques internationales, en particulier, qui doivent traiter des volumes considérables de documents, tirent un avantage majeur de ce moyen de transmission intelligent. Grâce au code-barres, tous les documents et signatures peuvent être immédiatement affectés à la procédure concernée sans qu’il soit nécessaire de saisir manuellement les données. Toutes les informations sont automatiquement reconnues et traitées de manière appropriée dans le système informatique interne. Grâce à la division personnalisable, la saisie automatique des documents de fax entrants peut être optimisée davantage. Les processus basés sur papier et les sources d’erreur potentielles sont considérablement réduits.
Les services de Retarus répondent à des exigences strictes en matière de sécurité et de conformité des communications commerciales. Ils sont conformes à la norme PCI-DSS et répondent à la norme d’audit ISAE 3402. Le traitement des données se déroule conformément à la réglementation en vigueur en matière de protection des données dans les datacenters gérés par Retarus dans la région choisie par le client.
Ces services facilitent également l’archivage en toute sécurité de tous les documents de fax entrants et sortants. En option, ces documents archivés peuvent également être fournis par e-mail au format PDF consultable, ce qui signifie que les messages peuvent être archivés de manière pratique directement dans la boîte de réception de l’utilisateur et sont disponibles sans délai en cas de besoin.
En outre, l’Enterprise Administration Service portal (EAS) de Retarus offre aux établissements de crédit une transparence et un contrôle maximaux. En plus des nombreuses options de configuration et du suivi en temps réel, ce portail offre un rapport quotidien qui répertorie tous les services de fax utilisés. Les économies réalisées grâce à l’introduction des services cloud peuvent ensuite être directement répercutées sur le client sous forme de conditions plus favorables, entraînant ainsi des niveaux élevés de satisfaction et de fidélité des clients.
Le saviez-vous ?
Selon l’IDC, un document sur deux est toujours au format papier. Avec les services de Retarus, les entreprises peuvent se concentrer sur la poursuite de leur processus de digitalisation.
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Détail de vos avantages
- Transparence et contrôle maximaux grâce à un suivi en temps réel et à des rapports détaillés
- Intégration étroite dans les clients de messagerie, les applications commerciales et les environnements de bureau
- Disponibilité élevée et taux de livraison maximaux
- Traitement réalisé conformément aux réglementations liées à la protection des données dans les datacenters locaux de la région choisie par le client
- Conforme aux normes de la BaFin et PCI-DSS
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