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Fax Internet pour les communications d'entreprise

L'adoption du fax par internet est un élément essentiel de la transformation numérique. En passant à l'informatique dématérialisée, votre entreprise bénéficiera d'une infrastructure évolutive, de flux de travail rationalisés et d'une productivité accrue. Lisez la suite pour découvrir comment le Cloud Fax peut améliorer la rapidité et la facilité de communication des entreprises tout en réduisant les coûts.

Comment fonctionne le fax par internet ?

En raison du passage aux réseaux tout IP, les télécopies sont désormais envoyées sous forme de paquets de données sur l’internet et non plus sur les lignes téléphoniques. L’expéditeur et le destinataire n’ont plus nécessairement besoin d’un télécopieur traditionnel pour ce faire.

Le fax par internet permet d’envoyer et/ou de recevoir des documents sous forme numérique, plutôt que sur papier.

Avantages de l'Internet par rapport à la télécopie traditionnelle

Why bother switching from traditional to digital fax? Because it offers businesses a number of operational and financial benefits.

Avantages opérationnels

La pandémie a accéléré la transformation numérique des organisations dans divers secteurs et zones géographiques. Des soins de santé à la finance, les entreprises utilisent de plus en plus les données et les nouvelles technologies pour accroître leur productivité et accélérer la prise de décision1. La télécopie numérique aide les entreprises :

Améliorer l'évolutivité

La télécopie traditionnelle est difficilement extensible car toute augmentation significative du volume nécessite une augmentation correspondante des investissements en matériel et en infrastructure. Le Cloud Fax ne nécessite pas de matériel ou de lignes téléphoniques supplémentaires, ce qui le rend rentable et très évolutif pour les entreprises en croissance. Il n’y a pas non plus besoin de personnel supplémentaire pour maintenir et gérer la croissance du processus de télécopie. Pour ces raisons, la télécopie par internet s’adapte beaucoup plus facilement que la télécopie traditionnelle.

Rationaliser les communications

Avec le fax par internet, le personnel n’a pas besoin de se trouver physiquement devant un télécopieur pour envoyer et recevoir des fax : ceux-ci peuvent être envoyés et reçus à partir d’appareils connectés à l’internet. En outre, grâce à un tableau de bord de fax numérique robuste, l’envoi et la réception peuvent être automatiquement confirmés. Cela permet de rationaliser les processus et de prendre en charge les opérations à distance et les effectifs dispersés.

Augmenter la productivité

L’envoi et la réception de télécopies numériques peuvent être plus rapides que les télécopies traditionnelles, ce qui améliore la productivité des employés. Les employés peuvent utiliser des solutions de fax en ligne où qu’ils se trouvent, ce qui leur permet d’intégrer les fax entrants et sortants dans leurs activités quotidiennes. En outre, les documents volumineux peuvent être envoyés par simple pression d’un bouton, sans qu’il soit nécessaire d’introduire physiquement les pages dans une machine, ce qui permet d’économiser encore plus de temps et d’efforts. Pour ne pas rencontrer de problèmes lors de l’envoi de gros volumes, assurez-vous de disposer d’une infrastructure en nuage évolutive.

En tant que centre chirurgical de pointe, nous nous appuyons sur la télécopie pour récupérer la majorité de nos cas, c'est pourquoi le temps de fonctionnement et la fiabilité sont essentiels pour notre activité. Depuis que nous avons opté pour Retarus, nous n'avons connu aucun temps d'arrêt, nous avons réduit nos coûts et nous avons gagné en efficacité.

Sam Murema, Spécialiste des technologies de l'information, Centre de chirurgie ambulatoire de Malo

Avantages financiers

Les entreprises ont besoin de données et de communications intégrées pour relever les défis liés à l’accessibilité financière, aux résultats et à la qualité. La mise en œuvre d’une solution de fax par internet peut réduire le coût par fax jusqu’à 70 % dans certains cas. Cet objectif est atteint de plusieurs manières : en économisant sur le matériel, l’infrastructure et les coûts d’exploitation.

Coûts du matériel

Les fax Internet ne nécessitent pas de télécopieurs physiques ou de serveurs de fax, ce qui élimine les dépenses d’investissement liées à l’achat et à la maintenance des systèmes de fax traditionnels. Il permet aux entreprises de s’adapter à la croissance sans effort, sans investissement supplémentaire dans le matériel.

Coûts d'infrastructure

La télécopie traditionnelle nécessite au moins une ligne téléphonique dédiée – ou plusieurs dans les entreprises à fort volume de télécopie comme les soins de santé, la finance et l’assurance. Les coûts d’infrastructure associés à la mise en place et à la connexion d’un réseau de télécopieurs et de serveurs de télécopie peuvent devenir un fardeau pour les ressources, étouffant l’agilité et la croissance de l’entreprise.

Coûts de fonctionnement

Les solutions de télécopie en ligne permettent aux entreprises d’éviter les dépenses opérationnelles liées à la télécopie traditionnelle, notamment les coûts récurrents des accessoires tels que le toner et le papier, les coûts récurrents de maintenance et de réparation, et le remplacement de l’équipement en cas de besoin. La réduction de ces coûts permet de réorienter les ressources vers des résultats de grande valeur.

Fax par Internet avec Retarus

Retarus offers cloud fax services as a reliable alternative to traditional fax. Businesses with a considerable volume of fax documents either sent and/or received can improve the security and reliability of fax communications, while reducing long-term costs by up to 70%. With Retarus, organizations can integrate internet fax with tools that are already in use – such as email and enterprise applications like ERP or CRM – to further streamline processes.
As a global communications leader, Retarus can support custom service-level agreements (SLAs) for companies based on their specific needs. Check out some of the ways that our clients have used cloud-based fax to improve their operations.

Services de Cloud Fax pour le secteur de la santé

Les services de Cloud Fax de Retarus pour les soins de santé améliorent la fiabilité et la sécurité pour une conformité HIPAA de bout en bout. Numérisez et développez vos communications professionnelles grâce à des flux de travail conformes, précis et efficaces. Améliorer l'expérience client en évitant les interruptions de processus.

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Spécifications techniques

Les services de fax par Internet de Retarus permettent d'envoyer des fax de manière sécurisée et transparente, directement à partir de votre application professionnelle ou de votre poste de travail - toujours de manière flexible et adaptée à vos besoins. Pas besoin d'investissements coûteux pour installer une infrastructure spécifique.

Cas d'utilisation pertinents

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Sources :

1 https://www.mckinsey.com/business-functions/organization/our-insights/ready-set-go-reinventing-the-organization-for-speed-in-the-post-covid-19-era