Migliorare la consegna dei fax e l’affidabilità con il Retarus Enterprise Fax Portal

Un affermato distributore di prodotti ottici e per la cura della vista con sede negli Stati Uniti si affida in larga misura al fax per trasmettere le prescrizioni per i flussi di lavoro di verifica. Il fax rimane il canale di comunicazione più accettato e approvato dalle autorità di regolamentazione tra i fornitori di servizi sanitari, il che lo rende fondamentale per le operazioni quotidiane dell’azienda.

L’organizzazione elaborava circa un milione di trasmissioni fax al mese utilizzando un server fax on-premise. Con il tempo, questa infrastruttura è diventata sempre più difficile da gestire. È stato necessario sviluppare strumenti di reportistica personalizzati per estrarre i dati di utilizzo, e sono stati necessari molti sforzi manuali per risolvere i problemi delle trasmissioni non riuscite e reinviare i lavori fax. Gli sviluppatori dovevano monitorare attivamente la capacità del sistema per evitare di sovraccaricare i server.

Soprattutto, l’azienda non aveva trasparenza in tempo reale sulla consegna dei fax. I lavori fax venivano di fatto inviati “in un buco nero”, con una visibilità limitata dello stato o di audit trail dettagliati. Visti i rischi connessi all’operare in un ambiente sanitario sensibile alla conformità, l’organizzazione sapeva di dover modernizzare.

L’azienda ha deciso di modernizzare la propria infrastruttura fax migrando dai server fax on-premises a una soluzione basata sul cloud in grado di supportare le crescenti esigenze operative.

I loro obiettivi principali erano:

• Rafforzare l’infrastruttura fax e migliorare l’affidabilità
• Mantenere rigorosi standard di sicurezza e conformità
• Aumento della capacità del sistema senza limitazioni di prestazioni
• Visibilità in tempo reale di ogni lavoro fax
• Migliorare i tassi di successo delle consegne
• Eliminazione dei processi di reinvio manuale

I tempi di attività e di consegna non erano negoziabili. I flussi di lavoro di verifica dell’azienda sono “sensibili al tempo e non possono tollerare ritardi nella trasmissione”. Fortunatamente, Retarus è in grado di garantire i tempi di attività con centri dati ridondanti, fornendo tassi di successo leader del settore e la capacità di scalare istantaneamente senza limitazioni di throttling. Inoltre, il team di sviluppo voleva integrare i dati sullo stato dei fax in tempo reale direttamente nei propri sistemi di reporting tramite API.

Quando si è passati da un ambiente fax on-premise profondamente integrato a una soluzione completamente basata sul cloud, è stato necessario tenere a mente alcuni aspetti fondamentali: la reportistica, la scalabilità e la deliverability.

In primo luogo, l’organizzazione disponeva di flussi di lavoro di reporting personalizzati sui server fax per compensare le lacune di visibilità. Qualsiasi nuova soluzione doveva offrire un monitoraggio significativamente migliore, non limitarsi a trasferire le stesse funzionalità. Gli sviluppatori hanno richiesto ID fax univoci, report dettagliati sullo stato e la possibilità di integrare i dati di reporting tramite API nei sistemi interni.

In secondo luogo, i limiti di capacità erano una preoccupazione costante. L’ambiente fax legacy richiedeva un’attenta gestione del traffico per evitare il sovraccarico, e l’invio di un numero eccessivo di lavori in una volta sola rischiava di far degradare le prestazioni. Passare a un modello basato sul cloud significava affidarsi a un provider in grado di gestire in modo affidabile migliaia di chiamate API al minuto senza strozzature o tempi di inattività.

Infine, i tassi di successo erano importanti. I rapporti interni mostravano un tasso di insuccesso significativo (escluse le condizioni di occupato e di mancata risposta) che causava tentativi manuali e flussi di comunicazione secondari. Per un’azienda che trasmette un milione di fax al mese, anche piccoli miglioramenti nella deliverability significavano un enorme impatto operativo e finanziario. Qualsiasi migrazione avrebbe dovuto migliorare l’affidabilità della trasmissione mantenendo la piena conformità.

Grazie all’implementazione del Retarus Enterprise Fax Portal con i loro flussi di lavoro interni, l’organizzazione ha ottenuto un’infrastruttura fax completamente modernizzata in grado di fornire miglioramenti misurabili in termini di prestazioni e visibilità.

I tassi di deliverability in uscita sono saliti oltre il 99%, riducendo al minimo la necessità di interventi manuali dovuti a trasmissioni non riuscite. I meccanismi di riprova automatizzati hanno sostituito i flussi di re-invio che richiedono molto lavoro, facendo risparmiare tempo ai dipendenti e riducendo gli attriti operativi.

Ora, il monitoraggio in tempo reale, gli ID fax univoci e i report dettagliati forniscono piena trasparenza su ogni trasmissione. Grazie all’API di Retarus Reporting, l’azienda ha acquisito la capacità di integrare i dati sullo stato dei fax direttamente nei sistemi interni, eliminando i punti oscuri e rafforzando la preparazione alle verifiche.

Altrettanto importanti, il cliente ha citato la professionalità del team di Retarus, la forza delle garanzie SLA e la flessibilità dell’architettura API come fattori decisivi per la scelta di Retarus come fornitore esclusivo di Cloud Faxs.

• ~1 milione di fax elaborati mensilmente per i flussi di verifica delle prescrizioni mediche
• 7% di deliverability in uscita raggiunta dopo la migrazione
• I meccanismi di ripetizione automatizzati hanno ridotto la risoluzione manuale dei problemi e i nuovi invii.
• L’integrazione delle API di monitoraggio e reporting in tempo reale ha fornito una visibilità completa.
• Lo SLA di livello più elevato è stato selezionato per garantire l’uptime dei processi sensibili al fattore tempo.

Per le aziende in cui il fax rimane un canale di comunicazione altamente regolamentato e mission-critical, la modernizzazione e l’automazione sono altrettanto cruciali. Sostituendo i server fax tradizionali con Retarus Cloud Fax, questo distributore ottico ha rafforzato l’affidabilità, migliorato i tassi di consegna e ottenuto la scalabilità necessaria per una crescita a lungo termine.