Amélioration de la délivrabilité et de la fiabilité des fax avec Retarus Enterprise Fax Portal

Un distributeur américain de produits optiques et de soins de la vue s’appuie fortement sur la télécopie pour transmettre les ordonnances dans le cadre des processus de vérification. Le fax reste le canal de communication le plus largement accepté et approuvé par les autorités de réglementation parmi les prestataires de soins de santé, ce qui le rend essentiel pour les opérations quotidiennes de l’entreprise.

L’organisation traitait environ un million de transmissions de fax par mois à l’aide d’un serveur de fax sur site. Au fil du temps, cette infrastructure est devenue de plus en plus difficile à gérer. Des outils de reporting personnalisés ont dû être développés pour extraire les données d’utilisation, et de nombreux efforts manuels ont été nécessaires pour dépanner les transmissions défaillantes et renvoyer les travaux de télécopie. Les développeurs ont dû surveiller activement la capacité du système afin d’éviter de surcharger les serveurs.

Plus important encore, l’entreprise ne disposait pas d’une transparence en temps réel sur la livraison des télécopies. Les travaux de télécopie étaient effectivement envoyés « dans un trou noir », avec une visibilité limitée de l’état ou des pistes d’audit détaillées. Compte tenu des risques liés à l’exploitation d’un environnement de soins de santé sensible à la conformité, l’organisation savait qu’elle devait se moderniser.

L’entreprise a entrepris de moderniser son infrastructure de fax en migrant des serveurs de fax sur site vers une solution basée sur le cloud capable de prendre en charge ses demandes opérationnelles croissantes.

Leurs principaux objectifs étaient les suivants

• Renforcer les infrastructures de télécopie et améliorer la fiabilité
• Maintenir des normes strictes en matière de sécurité et de conformité
• Augmenter la capacité du système sans contraintes de performance
• Obtenir une visibilité en temps réel sur chaque travail de télécopie
• Améliorer les taux de réussite des livraisons
• Éliminer les processus manuels de réexpédition

Les délais de disponibilité et de livraison n’étaient pas négociables. Les flux de vérification de l’entreprise sont « sensibles au temps et ne peuvent tolérer les retards de transmission ». Heureusement, Retarus permet leur temps de disponibilité avec des centres de données redondants, offrant des taux de réussite à la pointe de l’industrie, et la capacité d’évoluer instantanément sans limitations d’étranglement. En outre, leur équipe de développement souhaitait intégrer des données de statut de fax en temps réel directement dans leurs propres systèmes de reporting via des API.

Lors de la transition d’un environnement de fax sur site profondément ancré à une solution entièrement basée sur le cloud, certains éléments clés devaient être gardés à l’esprit : le reporting, l’échelle et la délivrabilité.

Tout d’abord, l’organisation disposait de flux de rapports personnalisés autour de ses serveurs de télécopie pour compenser les lacunes en matière de visibilité. Toute nouvelle solution devait offrir une surveillance nettement meilleure, et ne pas se contenter de transférer les mêmes fonctionnalités. Les développeurs avaient besoin d’identifiants de fax uniques, de rapports d’état détaillés et de la possibilité d’intégrer les données de reporting dans les systèmes internes via une API.

Deuxièmement, les contraintes de capacité ont été une préoccupation constante. L’ancien environnement de télécopie nécessitait une gestion minutieuse du trafic afin d’éviter les surcharges, et l’exécution d’un trop grand nombre de tâches à la fois risquait d’entraîner une dégradation des performances. Le passage à un modèle basé sur le cloud signifiait qu’il fallait faire confiance à un fournisseur capable de gérer de manière fiable des milliers d’appels API par minute sans ralentissement ni temps d’arrêt.

Enfin, les taux de réussite sont importants. Les rapports internes faisaient état d’un taux d’échec important (hors conditions d’occupation et de non-réponse), ce qui entraînait des tentatives manuelles et des flux de communication secondaires. Pour une entreprise qui transmet un million de télécopies par mois, toute amélioration, même minime, de la délivrabilité avait un impact opérationnel et financier considérable. Toute migration devait améliorer la fiabilité de la transmission tout en maintenant une conformité totale.

En mettant en œuvre l’Enterprise Fax Portal de Retarus avec leurs flux de travail internes, l’organisation a obtenu une infrastructure de fax entièrement modernisée capable de fournir des améliorations mesurables en termes de performance et de visibilité.

Les taux de délivrabilité des messages sortants sont montés en flèche, dépassant les 99 %, ce qui a permis de limiter les interventions manuelles en cas d’échec des transmissions. Des mécanismes de relance automatisés ont remplacé les flux de travail de réexpédition à forte intensité de main-d’œuvre, ce qui a permis aux employés de gagner du temps et de réduire les frictions opérationnelles.

Désormais, la surveillance en temps réel, les identifiants de fax uniques et les rapports détaillés offrent une transparence totale sur chaque transmission. Grâce à l’API de reporting Retarus, l’entreprise a acquis la capacité d’intégrer les données d’état des fax directement dans les systèmes internes, éliminant ainsi les angles morts et renforçant la préparation à l’audit.

Tout aussi important, le client a cité le professionnalisme de l’équipe Retarus, la solidité des garanties SLA et la flexibilité de l’architecture API comme des facteurs décisifs dans la sélection de Retarus en tant que fournisseur exclusif de Cloud Fax.

• ~1 million de fax traités chaque mois pour la vérification des ordonnances
• 7 % de délivrabilité des messages sortants après la migration
• Les mécanismes de relance automatisés réduisent le nombre de dépannages et de renvois manuels.
• L’intégration de l’API de surveillance et de reporting en temps réel offre une visibilité totale.
• L’accord de niveau de service le plus élevé a été choisi pour garantir la disponibilité des processus sensibles au facteur temps.

Pour les organisations où le fax reste un canal de communication hautement réglementé et critique, la modernisation et l’automatisation sont tout aussi cruciales. En remplaçant les anciens serveurs de fax par Retarus Cloud Fax, ce distributeur de produits optiques a renforcé la fiabilité, amélioré les taux de réussite des livraisons et obtenu l’évolutivité nécessaire à sa croissance à long terme.