Mejora de la entregabilidad y fiabilidad del fax con el Retarus Enterprise Fax Portal

Un distribuidor óptico y de servicios de visión establecido en EE.UU. depende en gran medida del fax para transmitir recetas para los flujos de trabajo de verificación. El fax sigue siendo el canal de comunicación más aceptado y aprobado por los organismos reguladores entre los proveedores sanitarios, por lo que es fundamental para las operaciones diarias de la empresa.

La organización procesaba aproximadamente un millón de transmisiones de fax al mes utilizando un servidor de fax local. Con el tiempo, esta infraestructura se hizo cada vez más difícil de gestionar. Hubo que desarrollar herramientas de generación de informes personalizadas para extraer datos de uso, y fue necesario un gran esfuerzo manual para solucionar problemas de transmisiones fallidas y reenviar trabajos de fax. Los desarrolladores tenían que supervisar activamente la capacidad del sistema para evitar saturar los servidores, y se necesitaban más horas de trabajo para mantenerlos que para utilizarlos.

Y lo que es más importante, la empresa carecía de transparencia en tiempo real sobre la entrega de faxes. Los trabajos de fax se enviaban a un «agujero negro», con visibilidad limitada del estado o registros de auditoría detallados. Dados los riesgos que conlleva operar en un entorno sanitario sensible al cumplimiento normativo, la empresa sabía que necesitaba modernizarse.

La empresa se propuso modernizar su infraestructura de fax migrando de los servidores de fax locales a una solución basada en la nube capaz de soportar sus crecientes demandas operativas.

Sus objetivos principales eran:

• Reforzar las infraestructuras de fax y mejorar la fiabilidad
• Mantener estrictas normas de seguridad y cumplimiento
• Aumente la capacidad del sistema sin limitaciones de rendimiento
• Obtenga visibilidad en tiempo real de cada trabajo de fax
• Mejorar los índices de éxito de las entregas
• Elimine los procesos manuales de reenvío

El tiempo de actividad y la capacidad de entrega no eran negociables. Los flujos de trabajo de verificación de la empresa son «sensibles al tiempo y no pueden tolerar retrasos en la transmisión». Afortunadamente, Retarus garantiza su tiempo de actividad con centros de datos redundantes, proporcionando tasas de éxito líderes en la industria y la capacidad de escalar instantáneamente sin limitaciones de estrangulamiento. Además, su equipo de desarrollo quería integrar datos de estado de fax en tiempo real directamente en sus propios sistemas de informes a través de API.

Al pasar de un entorno de fax on-prem profundamente integrado a una solución totalmente basada en la nube, había que tener en cuenta algunos aspectos clave: informes, escala y capacidad de entrega.

En primer lugar, la organización tenía flujos de trabajo de informes personalizados en torno a sus servidores de fax para compensar las lagunas de visibilidad. Cualquier solución nueva debía ofrecer una supervisión significativamente mejor, no limitarse a transferir la misma funcionalidad. Los desarrolladores necesitaban identificadores de fax únicos, informes de estado detallados y la posibilidad de integrar los datos de los informes en los sistemas internos a través de una API.

En segundo lugar, las limitaciones de capacidad habían sido una preocupación constante. El entorno de fax heredado requería una gestión cuidadosa del tráfico para evitar la sobrecarga, y enviar demasiados trabajos a la vez suponía un riesgo de degradación del rendimiento. Pasar a un modelo basado en la nube significaba confiar en un proveedor que pudiera gestionar de forma fiable miles de llamadas API por minuto sin ralentizaciones ni tiempos de inactividad.

Por último, los índices de éxito eran importantes. Los informes internos mostraban una importante tasa de fallos (excluidas las condiciones de ocupado y sin respuesta) que provocaban reintentos manuales y flujos de trabajo de comunicación secundarios. Para una empresa que transmite un millón de faxes al mes, incluso pequeñas mejoras en la capacidad de entrega suponían un enorme impacto operativo y financiero. Cualquier migración tendría que mejorar la fiabilidad de la transmisión y, al mismo tiempo, mantener la plena conformidad.

Mediante la implementación del Retarus Enterprise Fax Portal con sus flujos de trabajo internos, la organización logró una infraestructura de fax completamente modernizada capaz de ofrecer mejoras mensurables en rendimiento y visibilidad.

Los índices de entregabilidad saliente se dispararon por encima del 99%, minimizando la necesidad de intervención manual debido a transmisiones fallidas. Los mecanismos automatizados de reintento sustituyeron a los laboriosos flujos de trabajo de reenvío, ahorrando tiempo a los empleados y reduciendo las fricciones operativas.

Ahora, la supervisión en tiempo real, los ID de fax únicos y los informes detallados proporcionan una transparencia total en cada transmisión. Gracias a la API de Retarus Reporting, la empresa pudo integrar los datos de estado de los faxes directamente en los sistemas internos, eliminando puntos ciegos y reforzando la preparación para auditorías.

Igualmente importante, el cliente citó la profesionalidad del equipo de Retarus, la solidez de las garantías SLA y la flexibilidad de la arquitectura API como factores decisivos a la hora de elegir a Retarus como su proveedor exclusivo de fax en nube.

• ~1 millón de faxes procesados mensualmente para flujos de trabajo de verificación de recetas
• Tras la migración, se ha logrado un 7% de entregabilidad de las llamadas salientes
• Mecanismos de reintento automatizados que reducen la resolución de problemas y los reenvíos manuales.
• La supervisión en tiempo real y la integración de la API de informes ofrecen una visibilidad total
• SLA de máximo nivel para garantizar el tiempo de actividad de los procesos urgentes.

Para las organizaciones en las que el fax sigue siendo un canal de comunicación altamente regulado y de misión crítica, la modernización y la automatización son igual de cruciales. Al sustituir los servidores de fax antiguos por Retarus Cloud Fax, este distribuidor óptico aumentó la fiabilidad, mejoró las tasas de éxito de las entregas y obtuvo la escalabilidad necesaria para el crecimiento a largo plazo.