Neue Auswertungen, eine regelbasierte Dokumentenzuordnung, eine erweiterte Suche und eine übersichtlichere Steuerung manueller Prüfungen: Die aktuellen Updates von Retarus Intelligent Document Processing (IDP) erleichtern die tägliche Arbeit mit Dokumenten. Teams gewinnen mehr Transparenz, reduzieren den Aufwand und können offene Aufgaben gezielter bearbeiten.
Automatisierungsgrad aus zwei Perspektiven bewerten
Das KPI-Reporting in Retarus IDP bildet den Automatisierungsgrad aus zwei Perspektiven ab: auf Feld- und auf Dokumentenebene. Die Feldauswertung zeigt, welcher Anteil einzelner Informationen automatisiert verarbeitet wird. Die Dokumentenauswertung macht sichtbar, welcher Anteil vollständiger Dokumente ohne manuelle Validierung durchläuft.
So erhalten operative Teams detaillierte Einblicke für die Prozessoptimierung, während das Management die Automatisierungsleistung auf Dokumentenebene bewerten und in übergreifenden Reports abbilden kann.
Ihre Vorteile
- Automatisierung auf Feld- und Dokumentenebene auswerten
- operative Optimierungspotenziale schneller erkennen
- aussagekräftige Kennzahlen für Management-Reporting und Prozesssteuerung
Dokumente gezielt Anwendern zuordnen
Lange Dokumentenlisten sind unübersichtlich und erschweren es Anwendern, ihre offene Aufgaben schnell zu erfassen. Zudem muss nicht jeder alle Dokumente sehen und bearbeiten können.
Mit der neuen benutzerbasierten Dokumentenzuordnung in Retarus IDP lässt sich genau festlegen, welche Dokumente Anwender sehen und bearbeiten dürfen. So können Zuständigkeiten und Zugriffsrechte auch in größeren Teams und komplexen Organisationsstrukturen konsistent gesteuert werden.
Ihre Vorteile
- schnellerer Überblick über offene Aufgaben
- weniger manuelles Suchen und Filtern
- transparentere Zuständigkeiten
- skalierbare Berechtigungskonzepte
Dokumente schneller finden
Wie viel Zeit geht täglich verloren, weil ein bestimmtes Dokument nicht sofort auffindbar ist? Im Arbeitsalltag sind meist der Kundenname, die Auftragsnummer oder der Lieferant bekannt – technische Dokumentnamen oder zugehörige Prozess-IDs dagegen häufig nicht.
Genau hier setzt die erweiterte Dokumentensuche in Retarus IDP an: Dokumente lassen sich jetzt anhand fachlicher Informationen auffinden. Berücksichtigt werden können Werte aus Stammdaten, OCR-Erkennung und manueller Validierung. Die Suche umfasst sowohl abgeschlossene Dokumente als auch Vorgänge, die sich noch in Prüfung befinden.
Ihre Vorteile
- weniger Suchaufwand
- schnellere Antworten bei Rückfragen
- Suche anhand vertrauter Geschäftsinformationen
- Dokumente unabhängig vom aktuellen Bearbeitungsstatus finden
- weniger Unterbrechungen bei Abstimmungen
Human-in-the-Loop gezielter steuern
Auch in weitgehend automatisierten Dokumentenprozessen gibt es einzelne Vorgänge, die eine manuelle Validierung erfordern – etwa bei Abweichungen oder in besonders komplexen Fällen. Damit diese Ausnahmen noch effizienter bearbeitet werden können, unterstützt Retarus IDP den Human-in-the-Loop-Prozess jetzt mit zusätzlichen Funktionen.
Wartezeiten sichtbar machen
Ein neuer Zeitindikator zeigt, wie lange ein Dokument bereits auf die manuelle Validierung wartet. So lassen sich länger wartende Vorgänge schneller erkennen und bei der Bearbeitung gezielt priorisieren.
Offene Validierungen im Überblick
Ergänzend ermöglicht eine Listenansicht einen kompakten Überblick über die Presets und die Anzahl der darin enthaltenen offenen Dokumente, die noch überprüft werden müssen. Die Bearbeitung lässt sich direkt aus der Übersicht starten, ohne zwischen verschiedenen Ansichten wechseln zu müssen.
Ihre Vorteile
- länger wartende Dokumente schneller erkennen
- offene Validierungen zentral überblicken
- Bearbeitung direkt aus der Übersicht starten
- manuelle Prüfungen strukturierter steuern
Gezielte Verbesserungen, spürbare Wirkung
Die neuen Funktionen von Retarus IDP schaffen mehr Transparenz über die Automatisierungsleistung, erleichtern die Zuordnung und das Auffinden von Dokumenten und sorgen für einen besseren Überblick über offene Validierungen. So finden Teams relevante Informationen schneller und können ihre Aufgaben gezielter steuern.
Ob bei Rechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder anderen Geschäftsdokumenten: Ein weiter verringerter Such-, Filter- und Navigationsaufwand erleichtert die tägliche Bearbeitung und verkürzt Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten. Dadurch lassen sich zum Beispiel im Rechnungseingang Skontofristen besser nutzen. Insgesamt tragen die Updates dazu bei, Prozesskosten zu senken und wirtschaftliche Potenziale besser auszuschöpfen.
