Fragmentierte Fax-Server-Infrastrukturen können IT-Teams großer Unternehmen oder Systemintegrationspartner von Kunden vor allerlei Probleme stellen. Die größten Herausforderungen im Zusammenhang mit der Verwaltung verteilter Messaging-Landschaften betreffen vier Bereiche:
1. Mangelnde Zentralisierung sorgt für höhere Gesamtbetriebskosten
In komplexen Fax-Infrastrukturen kann jeder Geschäftsbereich sein eigenes, unabhängiges Fax-Server-Setup haben, was ein zentralisiertes Management verhindert. Darunter leidet der IT-Service-Management-Prozess erheblich. Folglich steigt auch der Aufwand für die Überwachung, Kontrolle und Aktualisierung der ganzen Fax-Systeme.
Diese Inkonsistenz führt insbesondere bei Systemintegratoren, die sich vorwiegend mit einheitlichen Integrationslösungen über mehrere Kundenumgebungen hinweg beschäftigen, zu hohen Kosten pro Integrationsprojekt.
Darüber hinaus steigen die Gesamtkosten der IT-Infrastruktur aufgrund nicht voll ausgelasteter Ressourcen. Jeder Fax-Server erfordert eine eigene dedizierte Hardware, Software und Wartung. Dadurch kommt es zu einer unnötigen Duplizierung der Ressourcen.
Dank Retarus Cloud Fax müssen Sie nicht mehr in zusätzliche Hardware und Software investieren, um die Fax-Kapazität zu skalieren. Mit dieser Lösung können Sie die Fax-Kapazitäten nahtlos ausbauen oder verringern, wenn sich der Geschäftsbedarf verändert. Gleichzeitig wird eine optimale Ressourcenauslastung sichergestellt. Das reduziert die Kosten und macht gleichzeitig die komplizierte Verwaltung mehrerer Fax-Server überflüssig.
2. Beschränkte Skalierbarkeit bei hoher betrieblicher Komplexität
Bei einem fragmentierten Setup kann das dauernde Rauf- und Runterskalieren von Fax-Server-Ressourcen wegen sich ändernder Geschäftsanforderungen schnell zur mission: impossible werden. Das Hinzufügen oder Entfernen von Fax-Servern, die Integration in andere Systeme oder die Erweiterung von Kapazitäten ist komplex und zeitaufwändig und führt häufig zu Verzögerungen und potenziellen Serviceunterbrechungen.
Die Verwaltung und Unterstützung mehrerer Server-Infrastrukturen erfordert einen permanenten Arbeitsaufwand durch kundenseitige IT-Teams oder Systemintegrationspartner. Wartungsaufgaben wie Software-Updates, Patches und Fehlersuche lassen sich nicht rationalisieren, wenn Technologien mehrerer Anbieter im Einsatz sind, was (ebenfalls) zu höheren Kosten und potenziellen Serviceunterbrechungen führt.
Als cloudbasierte Lösung kümmert sich Retarus um Updates, Patches und Troubleshooting und befreit IT-Ressourcen somit von routinemäßige Wartungsaufgaben für Fax-Server. Spezialisierte, fachkundige Support- und Service-Management-Teams betreuen die gesamte Einführung und die anschließende Verwendung der Lösung. Ihr Fachwissen und ihre Beratung überbrücken Kompetenzlücken, sichern einen reibungslosen Wechsel in die Cloud und beseitigen Bedenken bezüglich fehlenden Know‑hows im eigenen Hause.
Die redundante Plattform von Retarus mit ihren global verteilten Rechenzentren minimiert das Risiko von Unterbrechungen oder Ausfällen. IT‑Manager können sich auf eine robuste Infrastruktur verlassen, mit der sie selbst in schwierigen Situationen die Fax-Services am Laufen halten.
Dadurch können die IT-Manager des Kunden und ihre Integrationspartner sich verstärkt strategischen Initiativen widmen und brauchen sich nicht mit dem Tagesgeschäft aufzuhalten.
3. Herausforderungen bei der Integration und inkonsistente Verwaltung
Die Implementierung von Systemen, die auf unterschiedliche Abteilungen verteilt sind, ist ein zeitaufwendiges Unterfangen. Dennoch ist die Integration in Unternehmensanwendungen wie Dokumenten-Management oder CRM unerlässlich, um Geschäftsprozesse effektiv zu unterstützen.
Bei der Integration jedes Fax-Servers zusammen mit den zugehörigen Anwendungen bringt jede Anwendung normalerweise eigene Schnittstellen, Formate und Einschränkungen mit. Das erschwert IT-Managern den nahtlosen Datenaustausch und die Automatisierung von Arbeitsabläufen. Darüber hinaus verfügen alle Komponenten in der Regel über eigene Management-Portale, Verwaltungs-Tools oder sogar altmodische Protokolldateien für die Kontrolle der der Fax-Leistung, die Benutzerverwaltung sowie die Bearbeitung von Incidents und Change Requests. Diese Inkonsistenzen für Administratoren und die mangelnde Standardisierung sind ein Ärgernis und beeinträchtigen die Produktivität.
Retarus Cloud Fax lässt sich nahtlos in bestehende Unternehmenssysteme integrieren, einschließlich Dokumentenmanagementsysteme, CRM-Datenbanken, ERP-Plattformen oder beliebige Unternehmensanwendungen. Weil manuelle Schritte entfallen und die Interoperabilität steigt, erzielen Unternehmen eine höhere Produktivität und reibungslosere Geschäftsabläufe. Dies ist besonders für Systemintegratoren nützlich, die das umfassende Portfolio von Retarus an Standard-APIs, Konnektoren und sogar individuellen Integrationsoptionen nutzen können, um Fax-Arbeitsabläufe über verschiedene Kundensysteme hinweg einfach miteinander zu verbinden und zu optimieren.
4. Sicherheitsrisiken und uneinheitliches Reporting
Kunden und ihre Integrationspartner müssen die Datensicherheit gewährleisten, Sicherheitsprotokolle durchsetzen und sich ändernde Bestimmungen über fragmentierte Fax-Server-Systeme hinweg einhalten.
Sicherheitsrisiken und Compliance-Herausforderungen multiplizieren sich aufgrund fragmentierter Infrastrukturen. Jeder Server kann unterschiedliche Sicherheitsmaßnahmen und -protokolle haben. Das erschwert die Durchsetzung einheitlicher Sicherheitsrichtlinien. Das Sicherstellen von Datenschutz, Prüfpfaden und Einhalten regulatorischer Compliance-Auflagen wie DSGVO oder HIPAA wird immer schwieriger.
Komplexe Integrationen verfügen oftmals nicht über umfassende Analyse- oder Reporting-Funktionen. Das IT-Management hat häufig Probleme, Daten zu Fax-Nutzung, Trends oder Leistungskennzahlen zu erfassen und zu analysieren. Dadurch ist es nur begrenzt in der Lage, Ressourcen zu optimieren und potenzielle Probleme zu identifizieren.
Weniger Komplexität dank zentralisierter Fax-Infrastrukturen
Retarus Cloud Services bieten dank eines stabilen Frameworks, das sensible Daten schützt, eine hohe Sicherheit und Compliance. Dazu gehört die Verschlüsselung von Daten während der Übertragung und Speicherung, um die Vertraulichkeit und Integrität der Fax-Kommunikation sicherzustellen. Darüber hinaus beachtet Retarus alle branchenspezifischen und gesetzlichen Vorgaben wie DSGVO und HIPAA.
Die integrierten, erweiterten Analyse- und Reporting-Funktionen geben dem IT‑Management wertvolle Einblicke in Faxnutzung, Leistungskennzahlen und Trends. Diese Analysen ermöglichen kompetente Entscheidungen, Ressourcenoptimierung und die Identifizierung potenzieller Probleme, bevor sie sich auf den Betrieb auswirken.
Das Fax-Reporting von Retarus bietet Kunden und deren IT‑Management verschiedene Vorteile. Die Berichte zu Fax-Übertragungen helfen bei der Erfüllung gesetzlicher Auflagen und können die Risiken eines Gesetzesverstoßes erheblich senken. Compliance-Berichte können Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften wie DSGVO und HIPAA helfen. Darüber hinaus kann das Fax-Reporting Einblicke in Fax-Nutzungsmuster geben, sodass Kunden Ineffizienzen aufdecken und ihre Fax-Kommunikation optimieren können.
