Nuove analisi, assegnazione dei documenti basata su regole, una ricerca avanzata e una gestione più chiara delle verifiche manuali: gli ultimi aggiornamenti di Retarus Intelligent Document Processing (IDP) semplificano il lavoro quotidiano con i documenti. I team ottengono una maggiore trasparenza, riducono il carico di lavoro e possono gestire le attività aperte in modo più mirato.
Valutare il livello di automazione da due prospettive
Il reporting KPI di Retarus IDP misura il livello di automazione da due prospettive: a livello di campo e a livello di documento.
L’analisi a livello di campo mostra quale percentuale dei singoli dati viene elaborata automaticamente. L’analisi a livello di documento evidenzia invece la percentuale di documenti completi che attraversano il processo senza richiedere una validazione manuale.
In questo modo, i team operativi ottengono informazioni dettagliate per ottimizzare i processi, mentre il management può valutare le prestazioni dell’automazione a livello di documento e integrarle nella reportistica aziendale.
Vantaggi
- Valutare il livello di automazione a livello di campo e di documento
- Individuare più rapidamente le opportunità di ottimizzazione operativa
- Disporre di KPI significativi per il reporting direzionale e il controllo dei processi
Assegnare i documenti agli utenti in modo mirato
Gli elenchi di documenti molto lunghi possono risultare poco chiari e rendere difficile individuare rapidamente le attività aperte. Inoltre, non tutti gli utenti devono poter visualizzare o elaborare tutti i documenti.
Con la nuova assegnazione dei documenti basata sugli utenti di Retarus IDP è possibile definire con precisione quali documenti ciascun utente può visualizzare ed elaborare. In questo modo è possibile gestire in modo coerente responsabilità e diritti di accesso, anche in team numerosi e strutture organizzative complesse.
Vantaggi
- Visione più rapida delle attività aperte
- Minore necessità di ricerche e filtri manuali
- Maggiore trasparenza nelle responsabilità
- Modelli di autorizzazione scalabili
Trovare i documenti più velocemente
Quanto tempo si perde ogni giorno perché un determinato documento non è immediatamente reperibile?
Nella pratica quotidiana sono generalmente noti il nome del cliente, il numero d’ordine o il fornitore, mentre i nomi tecnici dei documenti o gli ID di processo spesso non lo sono.
È proprio qui che interviene la ricerca avanzata di Retarus IDP. Ora è possibile trovare i documenti utilizzando informazioni di business. La ricerca può basarsi su dati anagrafici, risultati del riconoscimento OCR e dati validati manualmente. Inoltre, comprende sia i documenti già completati sia quelli ancora in fase di verifica.
Vantaggi
- Minore tempo dedicato alla ricerca
- Risposte più rapide alle richieste
- Ricerca basata su informazioni aziendali familiari
- Possibilità di trovare i documenti indipendentemente dal loro stato di elaborazione
- Meno interruzioni durante il coordinamento tra i team
Gestire in modo più efficiente il processo Human-in-the-Loop
Anche nei processi documentali altamente automatizzati esistono casi che richiedono una validazione manuale, ad esempio in presenza di anomalie o di documenti particolarmente complessi. Per rendere la gestione di queste eccezioni ancora più efficiente, Retarus IDP introduce nuove funzionalità a supporto del processo Human-in-the-Loop.
Rendere visibili i tempi di attesa
Un nuovo indicatore temporale mostra da quanto tempo un documento è in attesa di validazione manuale. In questo modo è possibile identificare rapidamente i documenti in attesa da più tempo e assegnare loro la giusta priorità.
Panoramica delle validazioni aperte
Una nuova vista elenco offre una panoramica compatta dei preset e del numero di documenti ancora da verificare per ciascuno di essi. Gli utenti possono iniziare l’elaborazione direttamente dalla panoramica, senza dover passare da una schermata all’altra.
Vantaggi
- Individuare rapidamente i documenti in attesa da più tempo
- Monitorare centralmente tutte le validazioni aperte
- Avviare l’elaborazione direttamente dalla panoramica
- Gestire le verifiche manuali in modo più strutturato
Miglioramenti mirati, benefici concreti
Le nuove funzionalità di Retarus IDP aumentano la trasparenza sulle prestazioni dell’automazione, semplificano l’assegnazione e la ricerca dei documenti e offrono una visione più chiara delle validazioni ancora aperte. I team possono così individuare più rapidamente le informazioni rilevanti e gestire le proprie attività con maggiore efficienza.
Che si tratti di fatture, ordini d’acquisto, conferme d’ordine o altri documenti aziendali, la riduzione delle attività di ricerca, filtro e navigazione semplifica il lavoro quotidiano e riduce i tempi di elaborazione e di completamento. Ad esempio, nel processo di gestione delle fatture fornitori diventa più semplice sfruttare gli sconti per pagamento anticipato. Nel complesso, questi aggiornamenti contribuiscono a ridurre i costi di processo e a valorizzare ulteriormente il potenziale economico dell’automazione.
Submit a comment