Nouvelles analyses, attribution des documents basée sur des règles, recherche avancée et gestion plus claire des validations manuelles : les dernières mises à jour de Retarus Intelligent Document Processing (IDP) simplifient le traitement quotidien des documents. Les équipes gagnent en visibilité, réduisent les efforts manuels et peuvent gérer plus efficacement les tâches en attente.
Évaluer le niveau d’automatisation sous deux angles
Le reporting des KPI de Retarus IDP mesure le niveau d’automatisation sous deux angles : au niveau des champs et au niveau des documents.
L’analyse au niveau des champs indique la part des informations individuelles traitées automatiquement. L’analyse au niveau des documents montre la proportion de documents complets qui sont traités sans validation manuelle.
Les équipes opérationnelles disposent ainsi d’informations détaillées pour optimiser les processus, tandis que la direction peut évaluer les performances de l’automatisation au niveau des documents et les intégrer dans les rapports de pilotage.
Vos avantages
- Évaluer le niveau d’automatisation au niveau des champs et des documents
- Identifier plus rapidement les potentiels d’optimisation opérationnelle
- Disposer d’indicateurs clés pertinents pour le reporting de management et le pilotage des processus
Attribuer les documents aux bons utilisateurs
Les longues listes de documents sont souvent difficiles à parcourir et compliquent l’identification rapide des tâches en attente. De plus, tous les utilisateurs ne doivent pas nécessairement avoir accès à tous les documents.
Grâce à la nouvelle attribution des documents basée sur les utilisateurs dans Retarus IDP, il est possible de définir précisément quels documents chaque utilisateur est autorisé à consulter et à traiter. Les responsabilités et les droits d’accès peuvent ainsi être gérés de manière cohérente, même au sein de grandes équipes ou d’organisations complexes.
Vos avantages
- Vue d’ensemble plus rapide des tâches en attente
- Moins de recherches et de filtrages manuels
- Répartition des responsabilités plus transparente
- Gestion évolutive des droits d’accès
Retrouver les documents plus rapidement
Combien de temps est perdu chaque jour parce qu’un document précis est difficile à retrouver ?
Dans la pratique, les utilisateurs connaissent généralement le nom du client, le numéro de commande ou le fournisseur, mais rarement le nom technique du document ou son identifiant de processus.
C’est précisément là qu’intervient la recherche avancée de Retarus IDP. Les documents peuvent désormais être retrouvés à partir d’informations métier. La recherche peut s’appuyer sur les données de référence, les résultats de la reconnaissance OCR ainsi que les données validées manuellement. Elle couvre aussi bien les documents déjà traités que ceux qui sont encore en cours de validation.
Vos avantages
- Réduction du temps consacré aux recherches
- Réponses plus rapides aux demandes d’information
- Recherche basée sur des informations métier familières
- Recherche de documents quel que soit leur statut de traitement
- Moins d’interruptions lors de la collaboration entre équipes
Optimiser le processus Human-in-the-Loop
Même dans des processus documentaires largement automatisés, certains cas nécessitent une validation manuelle, par exemple en cas d’anomalie ou de documents particulièrement complexes. Pour rendre le traitement de ces exceptions encore plus efficace, Retarus IDP enrichit désormais le processus Human-in-the-Loop de nouvelles fonctionnalités.
Visualiser les temps d’attente
Un nouvel indicateur affiche depuis combien de temps un document attend une validation manuelle. Les documents en attente depuis plus longtemps peuvent ainsi être identifiés rapidement et traités en priorité.
Vue d’ensemble des validations en attente
Une nouvelle vue sous forme de liste offre un aperçu compact des différents presets ainsi que du nombre de documents en attente de validation pour chacun d’eux. Les utilisateurs peuvent lancer directement le traitement depuis cette vue, sans avoir à naviguer entre plusieurs écrans.
Vos avantages
- Identifier rapidement les documents en attente depuis plus longtemps
- Centraliser la vue sur toutes les validations en attente
- Démarrer le traitement directement depuis la vue d’ensemble
- Gérer les validations manuelles de manière plus structurée
Des améliorations ciblées pour un impact immédiat
Les nouvelles fonctionnalités de Retarus IDP offrent une meilleure visibilité sur les performances de l’automatisation, simplifient l’attribution et la recherche des documents et facilitent le suivi des validations en attente. Les équipes trouvent ainsi plus rapidement les informations pertinentes et peuvent organiser leur travail avec davantage d’efficacité.
Qu’il s’agisse de factures, de bons de commande, de confirmations de commande ou d’autres documents métiers, la réduction des efforts de recherche, de filtrage et de navigation simplifie le travail quotidien et raccourcit les délais de traitement. Par exemple, les services comptables peuvent plus facilement profiter des escomptes pour paiement anticipé. Dans l’ensemble, ces mises à jour contribuent à réduire les coûts de traitement et à exploiter pleinement le potentiel économique de l’automatisation.
