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Polonia obligará a facturar electrónicamente a partir de 2026: ¿está preparada su empresa?

La facturación electrónica será obligatoria en Polonia a partir de febrero de 2026. Todas las empresas que operen en el país deberán emitir y recibir facturas a través de la plataforma estatal KSeF (Krajowy System e-Faktur).

Introducción

El incumplimiento de esta normativa puede acarrear trastornos, sanciones y riesgos de cumplimiento. Además de la introducción de un nuevo sistema de facturación, la gestión obligatoria del estado será uno de los mayores retos para los sistemas de usuario existentes.

Retarus garantiza el cumplimiento, la seguridad y la previsibilidad en la contabilidad. Eliminamos un riesgo evitable con importantes implicaciones financieras para nuestros clientes de facturación electrónica.

Tiempo hasta el lanzamiento

Días
Horas
Minutos
Segundos

Contexto

Polonia está introduciendo un sistema nacional obligatorio de facturación electrónica(KSeF) de conformidad con la Directiva 2014/55/UE de la UE sobre facturación electrónica en la contratación pública.

Horario

1 de febrero de 2026

<p>Grandes empresas (más de 200 millones de PLN)</p>

1 de abril de 2026

<p>Todas las demás empresas</p>

1 de enero de 2027

Microempresas

Características especiales

  • Las facturas electrónicas deben ajustarse a un formato XML estructurado (FA(3)) y son validadas por el KSeF y archivadas durante 10 años.
  • Ya no se aceptan facturas en papel o PDF.

UPO:

«Urzędowe Poświadczenie Odbioru» (UPO) para gestionar el estado de las facturas.

  • El sistema del cliente debe ser capaz de gestionar el estado
  • En este caso, Retarus puede ayudarle y encargarse de algunos pasos de la gestión del estado.

Efectos para las empresas

  • Interrupciones de los procesos si no se han hecho preparativos (personalización del ERP, nuevos flujos de trabajo).
  • Riesgos de cumplimiento (sanciones, facturas rechazadas, retrasos en los pagos)
  • Retos operativos para empresas multinacionales con entornos ERP y contables complejos

Por qué las empresas deben actuar ya

Preparación

La experiencia ha demostrado que las medidas técnicas y organizativas necesarias (integración del ERP, pruebas, formación) duran entre seis y nueve meses, es decir, ¡entre cinco y doce!

Reembolsos más rápidos

En el futuro, las devoluciones del IVA relacionadas con el KSeF serán más rápidas (40 en lugar de 60 días), pero solo para las empresas que cumplan la normativa.

En PDF

Las facturas simples en PDF sin datos estructurados legibles por máquina dejarán de aceptarse en Bélgica a partir de abril de 2026.

Automatización

Las empresas se benefician de procesos automatizados, menores tasas de error y mayor transparencia gracias a la facturación electrónica.

Tendencia europea:

En toda Europa se están elaborando normativas similares: Polonia es sólo un paso en una tendencia reguladora más amplia.

Cómo le ayudamos

Integración perfecta

Integramos la factura electrónica polaca (y no sólo eso) a la perfección en sus sistemas ERP y de contabilidad locales.

Servicio de última hora

Si las cosas tienen que ir especialmente deprisa, podemos poner su proyecto en la vía rápida internamente si lo solicita. No dude en preguntarnos cuánto le puede costar.

Instrucciones claras

Las normas y reglamentos suelen ser difíciles de entender para la gente normal. Le ofrecemos instrucciones claras para su introducción e información práctica para su aplicación.

Flujos de trabajo

Optimizamos su procesamiento de documentos fusionando y automatizando sus flujos de trabajo de facturas y documentos para EDI, PDF, plataformas, CTC y redes.

Expertos

Contamos con empleados experimentados con muchos años de experiencia en EDI y facturación electrónica con gestión de proyectos de acompañamiento de la UE.

Asistencia Premium

Le proporcionamos asistencia experta las 24 horas del día (24/7) con plazos de implantación SLA garantizados.

Pleno cumplimiento

Nuestra facturación electrónica global cumple plenamente la legislación fiscal polaca y las normas de la UE.

Solución de futuro

Retarus Global E-Invoicing ya es compatible con los futuros requisitos de la EU-ViDA ("VAT in the Digital Age").

Cómo funciona la facturación electrónica en Polonia con Retarus como proveedor de soluciones

Descargue nuestra infografía exclusiva y descubra cómo Retarus implementa el proceso de facturación seguro y conforme a la ley para clientes en Polonia.

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Prepare hoy mismo a su empresa para la obligación polaca de facturación electrónica

La facturación electrónica será obligatoria para todas las empresas en Polonia a partir de 2026. Retarus ofrece una solución conforme a la ley, preparada para el futuro y eficiente para todos los requisitos. Convierta las obligaciones legales en una ventaja competitiva.
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