Conformità senza una profonda riorganizzazione del sistema: TEXA punta sulla fatturazione elettronica centralizzata

TEXA S.p.A., con sede nel Nord Italia, è un’azienda produttrice e fornitrice di beni strumentali e servizi per diversi settori dell’industria automobilistica. La sua filiale tedesca, la TEXA Deutschland GmbH, si occupa dei mercati di Germania, Austria e Svizzera ed emette ogni anno circa 17.000 fatture nei settori B2B e B2G.

Per soddisfare i requisiti normativi relativi allo scambio elettronico delle fatture, TEXA necessitava di una soluzione in grado di convertire i dati delle fatture esistenti nei formati strutturati richiesti. Allo stesso tempo, l’infrastruttura informatica centrale del gruppo aziendale e i processi consolidati dovevano rimanere il più possibile invariati. Per questo motivo, con Retarus Global E-Invoicing, TEXA punta su un livello centrale di conversione e conformità tra il sistema di origine esistente e i formati di fattura elettronica richiesti.

Prima dell’introduzione della soluzione, le fatture presso TEXA Deutschland venivano inviate manualmente. A seconda del destinatario, l’invio avveniva tramite e-mail a caselle di posta centralizzate dedicate alla ricezione delle fatture oppure tramite caricamento manuale nei portali dei clienti. Anche le fatture che erano già state convertite dal sistema centrale nel formato EDIFACT richiesto dovevano poi essere inviate manualmente.

Con l’aumentare dei requisiti normativi, è cresciuta l’esigenza di fornire i dati di fatturazione in formati standardizzati e strutturati e di automatizzare l’invio in modo end-to-end. Per TEXA, tuttavia, lo sviluppo di una soluzione propria avrebbe comportato un notevole impegno in termini di sviluppo e costi elevati.

La sfida consisteva quindi nell’integrare i requisiti tedeschi in materia di fatturazione elettronica nell’infrastruttura informatica centrale del Gruppo TEXA, senza dover implementare un processo completamente nuovo o una soluzione tecnica specifica per la filiale locale.

L’obiettivo del progetto era quello di trovare una soluzione affidabile e a prova di futuro per la creazione e la trasmissione automatizzata di fatture elettroniche conformi. Inizialmente l’attenzione si è concentrata sull’implementazione di XRechnung. Allo stesso tempo, l’architettura scelta doveva consentire anche l’elaborazione di altri formati, come ZUGFeRD.

Si dovrebbero continuare a utilizzare le fonti di dati e le interfacce esistenti, centralizzare i controlli normativi e specifici per formato e ridurre al minimo gli adeguamenti ai sistemi locali. Inoltre, la soluzione dovrebbe garantire l’invio tempestivo e sicuro delle fatture e assicurare la trasparenza nel processo di trasmissione.

Anche per gli utenti i cambiamenti dovrebbero essere il più possibile limitati: le fatture dovrebbero poter continuare a essere emesse seguendo le procedure abituali, mentre la conversione, la verifica e l’invio avvengono in modo automatizzato in background.

I dati delle fatture vengono trasmessi dal sistema centrale TEXA a Retarus nel formato EDIFACT già consolidato. Retarus, in qualità di livello centrale di conversione e conformità, si occupa della mappatura dei dati esistenti nei rispettivi formati di fatturazione elettronica richiesti.

Nell’ambito dell’elaborazione con Retarus Global E-Invoicing, i dati delle fatture vengono verificati rispetto alle specifiche tecniche e di contenuto del rispettivo formato di destinazione, nonché ai requisiti della norma EN 16931. In questo modo, TEXA non deve implementare autonomamente le regole corrispondenti nei propri sistemi locali né provvedere al loro aggiornamento. Successivamente, Retarus si occupa della trasmissione automatizzata delle fatture. Tramite la funzione di log, TEXA può tracciare e documentare l’invio. Per gli scenari ibridi ZUGFeRD, è inoltre possibile combinare i PDF delle fatture esistenti con i dati strutturati delle fatture in formato XML.

Il coordinamento tecnico e l’implementazione sono stati effettuati essenzialmente in collaborazione con il reparto IT centrale della sede centrale di TEXA e si sono svolti in collaborazione con Retarus senza particolari difficoltà. La necessità di coordinamento si è manifestata soprattutto all’interno del Gruppo TEXA.

TEXA ha potuto mantenere in larga misura il processo di fatturazione già in uso e l’infrastruttura di sistema centralizzata. È possibile continuare a utilizzare i dati di fatturazione e le interfacce esistenti, mentre Retarus si occupa dell’elaborazione specifica per ciascun formato.

Le regole di mappatura, formattazione e convalida vengono applicate a livello centrale. TEXA non deve quindi implementare, gestire e adeguare separatamente tali requisiti nei sistemi locali della GmbH tedesca in vista di eventuali modifiche future.

Per le fatture elaborate tramite Retarus non sono necessarie operazioni manuali di invio. Grazie alla trasmissione automatizzata, le fatture vengono inviate in modo tempestivo e sicuro. Inoltre, grazie alla funzione di registrazione, TEXA può tracciare e documentare la trasmissione.

Gli utenti coinvolti possono continuare a lavorare, in larga misura, secondo le loro consuete procedure. Poiché la conversione, la verifica e l’invio avvengono in background, non sono stati necessari corsi di formazione specifici.

L’architettura centralizzata consente di utilizzare o adattare le mappature esistenti anche per altre esigenze. Ad esempio, la mappatura ZUGFeRD implementata in Germania potrebbe in futuro fungere da base per Factur-X in Francia, poiché entrambi i formati sono tecnicamente molto simili.

• Circa 17.000 fatture B2B e B2G all’anno presso TEXA Germania
• Ulteriore utilizzo dell’interfaccia EDIFACT già consolidata
• Conversione e convalida centralizzate dei formati delle fatture elettroniche
• Procedure sostanzialmente invariate, non sono necessari corsi di formazione specifici
• Una base scalabile per ulteriori formati e filiali nazionali

Grazie a Retarus Global E-Invoicing, TEXA ha automatizzato l’invio delle fatture, precedentemente effettuato manualmente dalla propria filiale tedesca, creando al contempo i presupposti per uno scambio elettronico di fatture conforme alle normative. In questo modo, l’azienda ha potuto mantenere in gran parte l’infrastruttura informatica esistente ed evitare gli oneri legati allo sviluppo di una soluzione propria.

La soluzione si sta dimostrando stabile durante il funzionamento. In prospettiva, l’architettura centralizzata offre inoltre una base adeguata per integrare ulteriori formati di fatturazione, requisiti nazionali o società locali.