Compliance ohne grundlegenden Systemumbau: TEXA setzt auf zentrales E-Invoicing

Die in Norditalien ansässige TEXA S.p.A. ist Hersteller und Anbieter technischer Investitionsgüter und Dienstleistungen für verschiedene Bereiche der Fahrzeugindustrie. Ihre deutsche Landesgesellschaft, die TEXA Deutschland GmbH, betreut die Märkte Deutschland, Österreich und Schweiz und stellt jährlich rund 17.000 Rechnungen im B2B- und B2G-Umfeld aus.

Um die regulatorischen Anforderungen an den elektronischen Rechnungsaustausch zu erfüllen, benötigte TEXA eine Lösung, die vorhandene Rechnungsdaten in die erforderlichen strukturierten Formate überführt. Gleichzeitig sollten die zentrale Systemlandschaft der Unternehmensgruppe und die etablierten Abläufe möglichst unverändert bleiben. Deshalb setzt TEXA mit Retarus Global E-Invoicing auf eine zentrale Konvertierungs- und Compliance-Schicht zwischen dem vorhandenen Quellsystem und den benötigten E-Rechnungsformaten.

Vor Einführung der Lösung wurden Rechnungen bei TEXA Deutschland manuell versendet. Je nach Empfänger erfolgte die Übermittlung per E-Mail an zentrale Rechnungseingangspostfächer oder durch einen manuellen Upload in Kundenportale. Auch Rechnungen, die bereits aus dem zentralen System in das benötigte EDIFACT-Format konvertiert wurden, mussten anschließend noch händisch versendet werden.

Mit den zunehmenden regulatorischen Anforderungen wuchs der Bedarf, Rechnungsdaten in standardisierten, strukturierten Formaten bereitzustellen und den Versand durchgängig zu automatisieren. Eine Eigenentwicklung wäre für TEXA jedoch mit erheblichem Entwicklungsaufwand und hohen Kosten verbunden gewesen.

Die Herausforderung bestand daher darin, die deutschen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung in die zentrale Systemlandschaft der TEXA-Gruppe einzubinden, ohne für die Landesgesellschaft einen grundlegend neuen Prozess oder eine eigene technische Lösung aufbauen zu müssen.

Ziel des Projekts war eine verlässliche und zukunftsfähige Lösung für die Erstellung und automatisierte Übermittlung konformer elektronischer Rechnungen. Im Mittelpunkt stand zunächst die Umsetzung der XRechnung. Gleichzeitig sollte die gewählte Architektur auch die Verarbeitung weiterer Formate wie ZUGFeRD ermöglichen.

Vorhandene Datenquellen und Schnittstellen sollten weiter genutzt, regulatorische und formatspezifische Prüfungen zentral abgebildet und Anpassungen an den lokalen Systemen auf ein Minimum reduziert werden. Darüber hinaus sollte die Lösung den zeitnahen und sicheren Rechnungsversand gewährleisten und Transparenz über die Übermittlung schaffen.

Auch für die Anwender sollte sich möglichst wenig ändern: Die Rechnungen sollten weiterhin über die gewohnten Prozesse erstellt werden können, während Konvertierung, Prüfung und Versand automatisiert im Hintergrund erfolgen.

Die Rechnungsdaten werden aus dem zentralen TEXA-System im bereits etablierten EDIFACT-Format an Retarus übergeben. Retarus übernimmt als zentrale Konvertierungs- und Compliance-Schicht das Mapping der vorhandenen Daten in die jeweils benötigten elektronischen Rechnungsformate.

Im Rahmen der Verarbeitung mit Retarus Global E-Invoicing werden die Rechnungsdaten gegen die technischen und inhaltlichen Vorgaben des jeweiligen Zielformats sowie gegen die Anforderungen der EN 16931 geprüft. Dadurch muss TEXA die entsprechenden Regeln nicht selbst in den lokalen Systemen implementieren und aktuell halten. Anschließend übernimmt Retarus die automatisierte Übermittlung der Rechnungen. Über die Protokollfunktion kann TEXA den Versand nachvollziehen und dokumentieren. Für hybride ZUGFeRD-Szenarien lassen sich darüber hinaus vorhandene Rechnungs-PDFs mit den strukturierten XML-Rechnungsdaten kombinieren.

Die technische Abstimmung und Implementierung erfolgte im Wesentlichen gemeinsam mit der zentralen IT des TEXA-Hauptsitzes und verlief in der Zusammenarbeit mit Retarus ohne besondere Schwierigkeiten. Der Abstimmungsbedarf bestand vor allem innerhalb der TEXA-Gruppe.

TEXA konnte den etablierten Rechnungsprozess und die zentrale Systemlandschaft weitgehend beibehalten. Vorhandene Rechnungsdaten und Schnittstellen können weiterhin genutzt werden, während Retarus die formatspezifische Verarbeitung übernimmt.

Mapping-, Format- und Validierungsregeln werden zentral umgesetzt. TEXA muss diese Anforderungen damit nicht separat in den lokalen Systemen der deutschen GmbH implementieren, pflegen und an zukünftige Änderungen anpassen.

Für die über Retarus verarbeiteten Rechnungen entfallen manuelle Versandschritte. Durch die automatisierte Übermittlung werden die Rechnungen zeitnah und sicher versendet. Über die Protokollfunktion kann TEXA die Übermittlung zudem nachvollziehen und dokumentieren.

Die beteiligten Anwender können weitgehend in ihren gewohnten Prozessen weiterarbeiten. Da Konvertierung, Prüfung und Versand im Hintergrund erfolgen, waren keine besonderen Schulungen erforderlich.

Die zentrale Architektur ermöglicht es, bestehende Mappings auch für weitere Anforderungen zu nutzen oder anzupassen. So könnte das für Deutschland umgesetzte ZUGFeRD-Mapping perspektivisch als Grundlage für Factur-X in Frankreich dienen, da beide Formate technisch eng miteinander verwandt sind.

• Rund 17.000 B2B- und B2G-Rechnungen pro Jahr bei TEXA Deutschland
• Weiterverwendung der etablierten EDIFACT-Schnittstelle
• Zentrale Konvertierung und Validierung elektronischer Rechnungsformate
• Weitgehend unveränderte Abläufe, keine besonderen Schulungen erforderlich
• Skalierbare Grundlage für weitere Formate und Landesgesellschaften

Mit Retarus Global E-Invoicing hat TEXA den zuvor manuellen Rechnungsversand seiner deutschen Landesgesellschaft automatisiert und zugleich die Voraussetzungen für einen konformen elektronischen Rechnungsaustausch geschaffen. Dabei konnte das Unternehmen die bestehende Systemlandschaft weitgehend beibehalten und den Aufwand einer Eigenentwicklung vermeiden.

Die Lösung erweist sich im laufenden Betrieb als stabil. Perspektivisch bietet die zentrale Architektur zudem eine geeignete Grundlage, um weitere Rechnungsformate, Länderanforderungen oder Landesgesellschaften anzubinden.