Conformité sans refonte majeure du système : TEXA mise sur la facturation électronique centralisée

Basée dans le nord de l’Italie, la société TEXA S.p.A. est un fabricant et fournisseur de biens d’équipement techniques et de services destinés à divers secteurs de l’industrie automobile. Sa filiale allemande, TEXA Deutschland GmbH, couvre les marchés de l’Allemagne, de l’Autriche et de la Suisse et émet chaque année environ 17 000 factures dans les secteurs B2B et B2G.

Afin de se conformer aux exigences réglementaires en matière d’échange de factures électroniques, TEXA avait besoin d’une solution capable de convertir les données de facturation existantes dans les formats structurés requis. Dans le même temps, l’environnement informatique central du groupe et les processus en place devaient rester inchangés dans la mesure du possible. C’est pourquoi TEXA s’appuie sur Retarus Global E-Invoicing, une couche centrale de conversion et de conformité située entre le système source existant et les formats de facturation électronique requis.

Avant la mise en place de cette solution, les factures étaient envoyées manuellement chez TEXA Allemagne. Selon le destinataire, elles étaient transmises par e-mail vers des boîtes de réception centralisées ou chargées manuellement sur les portails clients. Même les factures qui avaient déjà été converties au format EDIFACT requis à partir du système central devaient ensuite encore être envoyées manuellement.

Avec le renforcement des exigences réglementaires, le besoin de fournir des données de facturation dans des formats standardisés et structurés et d’automatiser l’envoi de bout en bout s’est accru. Pour TEXA, le développement d’une solution en interne aurait toutefois impliqué un effort de développement considérable et des coûts élevés.

Le défi consistait donc à intégrer les exigences allemandes en matière de facturation électronique dans l’environnement informatique central du groupe TEXA, sans pour autant devoir mettre en place un processus entièrement nouveau ni une solution technique spécifique pour la filiale nationale.

L’objectif du projet était de mettre en place une solution fiable et pérenne pour la création et la transmission automatisée de factures électroniques conformes. Dans un premier temps, l’accent a été mis sur la mise en œuvre de XRechnung. Parallèlement, l’architecture choisie devait également permettre le traitement d’autres formats, tels que ZUGFeRD.

Il convient de continuer à exploiter les sources de données et les interfaces existantes, de centraliser les contrôles réglementaires et spécifiques aux formats, et de réduire au minimum les adaptations à apporter aux systèmes locaux. De plus, la solution doit garantir un envoi rapide et sécurisé des factures et assurer la transparence du processus de transmission.

Pour les utilisateurs également, les changements devraient être aussi minimes que possible : les factures devraient pouvoir continuer à être établies selon les processus habituels, tandis que la conversion, la vérification et l’envoi s’effectuent automatiquement en arrière-plan.

Les données de facturation sont transmises à Retarus depuis le système central TEXA au format EDIFACT déjà en place. Retarus, en tant que couche centrale de conversion et de conformité, se charge de la mise en correspondance des données existantes avec les formats de facturation électronique requis dans chaque cas.

Dans le cadre du traitement avec Retarus Global E-Invoicing, les données des factures sont vérifiées au regard des spécifications techniques et de contenu du format cible concerné, ainsi que des exigences de la norme EN 16931. TEXA n’a ainsi pas besoin de mettre en œuvre ni de maintenir à jour les règles correspondantes dans ses propres systèmes locaux. Retarus se charge ensuite de la transmission automatisée des factures. Grâce à la fonction de journalisation, TEXA peut suivre et documenter l’envoi. Pour les scénarios ZUGFeRD hybrides, il est en outre possible de combiner des factures au format PDF existantes avec les données de facturation XML structurées.

La coordination technique et la mise en œuvre ont été menées pour l’essentiel en collaboration avec le service informatique central du siège social de TEXA et se sont déroulées sans difficulté particulière, en partenariat avec Retarus. Les besoins de coordination concernaient principalement le groupe TEXA.

TEXA a pu conserver dans une large mesure le processus de facturation existant et l’infrastructure système centralisée. Les données de facturation et les interfaces existantes peuvent continuer à être utilisées, tandis que Retarus se charge du traitement spécifique au format.

Les règles de mappage, de formatage et de validation sont mises en œuvre de manière centralisée. TEXA n’a donc pas besoin d’implémenter, de gérer et d’adapter ces exigences aux modifications futures dans les systèmes locaux de la GmbH allemande.

Les factures traitées via Retarus ne nécessitent aucune étape d’envoi manuelle. Grâce à la transmission automatisée, les factures sont envoyées rapidement et en toute sécurité. La fonction de journalisation permet en outre à TEXA de suivre et de documenter la transmission.

Les utilisateurs concernés peuvent, dans une large mesure, continuer à travailler selon leurs processus habituels. La conversion, la vérification et l’envoi s’effectuant en arrière-plan, aucune formation particulière n’a été nécessaire.

L’architecture centralisée permet d’utiliser ou d’adapter les mappages existants à d’autres besoins. Ainsi, le mappage ZUGFeRD mis en œuvre pour l’Allemagne pourrait, à terme, servir de base à Factur-X en France, car ces deux formats sont techniquement très proches.

• Environ 17 000 factures B2B et B2G par an chez TEXA Allemagne
• Poursuite de l’utilisation de l’interface EDIFACT existante
• Conversion et validation centralisées des formats de factures électroniques
• Des processus pratiquement inchangés, aucune formation particulière n’est nécessaire
• Une base évolutive pour d’autres formats et des filiales nationales

Grâce à Retarus Global E-Invoicing, TEXA a automatisé l’envoi des factures de sa filiale allemande, auparavant effectué manuellement, tout en mettant en place les conditions nécessaires à un échange de factures électroniques conforme. L’entreprise a ainsi pu conserver en grande partie son environnement informatique existant et éviter les coûts liés au développement d’une solution interne.

La solution s’avère stable en conditions réelles d’exploitation. À terme, cette architecture centralisée offre en outre une base appropriée pour intégrer d’autres formats de facturation, des exigences nationales ou des filiales nationales.