Cumplimiento normativo sin una reestructuración profunda del sistema: TEXA apuesta por la facturación electrónica centralizada

TEXA S.p.A., con sede en el norte de Italia, es un fabricante y proveedor de bienes de inversión técnicos y servicios para diversos sectores de la industria automovilística. Su filial alemana, TEXA Deutschland GmbH, se encarga de los mercados de Alemania, Austria y Suiza, y emite anualmente unas 17 000 facturas en los ámbitos B2B y B2G.

Para cumplir los requisitos normativos relativos al intercambio electrónico de facturas, TEXA necesitaba una solución que convirtiera los datos de las facturas existentes a los formatos estructurados exigidos. Al mismo tiempo, se pretendía que el entorno informático central del grupo empresarial y los procesos establecidos se mantuvieran, en la medida de lo posible, sin cambios. Por ello, TEXA apuesta por Retarus Global E-Invoicing, una capa central de conversión y cumplimiento normativo situada entre el sistema fuente existente y los formatos de factura electrónica necesarios.

Antes de la implantación de la solución, en TEXA Alemania las facturas se enviaban manualmente. Dependiendo del destinatario, el envío se realizaba por correo electrónico a buzones centrales de recepción de facturas o mediante una carga manual en los portales de clientes. Incluso las facturas que ya se habían convertido desde el sistema central al formato EDIFACT requerido tenían que enviarse posteriormente de forma manual.

Con el aumento de los requisitos normativos, creció la necesidad de facilitar los datos de las facturas en formatos estandarizados y estructurados, así como de automatizar el envío de forma integral. Sin embargo, para TEXA, desarrollar una solución propia habría supuesto un esfuerzo de desarrollo considerable y unos costes elevados.

Por lo tanto, el reto consistía en integrar los requisitos alemanes en materia de facturación electrónica en el entorno informático central del Grupo TEXA, sin tener que crear un proceso totalmente nuevo ni una solución técnica propia para la filial nacional.

El objetivo del proyecto era encontrar una solución fiable y sostenible para la emisión y el envío automatizado de facturas electrónicas conformes a la normativa. En un primer momento, la atención se centró en la implantación de XRechnung. Al mismo tiempo, la arquitectura elegida debía permitir también el procesamiento de otros formatos, como ZUGFeRD.

Se deben seguir utilizando las fuentes de datos y las interfaces existentes, centralizar las comprobaciones normativas y específicas de cada formato, y reducir al mínimo las adaptaciones en los sistemas locales. Además, la solución debe garantizar un envío rápido y seguro de las facturas y aportar transparencia en el proceso de transmisión.

Para los usuarios tampoco debería haber apenas cambios: las facturas deberían poder seguir emitiéndose mediante los procesos habituales, mientras que la conversión, la comprobación y el envío se realizan de forma automatizada en segundo plano.

Los datos de las facturas se transfieren desde el sistema central de TEXA a Retarus en el formato EDIFACT ya establecido. Retarus, en su calidad de capa central de conversión y cumplimiento normativo, se encarga de adaptar los datos existentes a los formatos de factura electrónica requeridos en cada caso.

En el marco del procesamiento con Retarus Global E-Invoicing, los datos de las facturas se comprueban según las especificaciones técnicas y de contenido del formato de destino correspondiente, así como según los requisitos de la norma EN 16931. De este modo, TEXA no tiene que implementar ni mantener actualizadas las normas correspondientes en sus propios sistemas locales. A continuación, Retarus se encarga del envío automatizado de las facturas. Mediante la función de registro, TEXA puede realizar un seguimiento y documentar el envío. Además, en los casos híbridos de ZUGFeRD, es posible combinar los archivos PDF de las facturas existentes con los datos estructurados de las facturas en formato XML.

La coordinación técnica y la implementación se llevaron a cabo, en su mayor parte, conjuntamente con el departamento central de TI de la sede central de TEXA y se desarrollaron en colaboración con Retarus sin dificultades especiales. La necesidad de coordinación se dio sobre todo dentro del Grupo TEXA.

TEXA ha podido mantener en gran medida el proceso de facturación ya establecido y la infraestructura central de sistemas. Se pueden seguir utilizando los datos de facturación y las interfaces existentes, mientras que Retarus se encarga del procesamiento específico de cada formato.

Las reglas de mapeo, formato y validación se aplican de forma centralizada. De este modo, TEXA no tiene que implementar, mantener ni adaptar estos requisitos a los futuros cambios de forma independiente en los sistemas locales de la sociedad limitada alemana.

Las facturas procesadas a través de Retarus no requieren pasos manuales de envío. Gracias a la transmisión automatizada, las facturas se envían de forma rápida y segura. Además, mediante la función de registro, TEXA puede realizar un seguimiento y documentar la transmisión.

Los usuarios implicados pueden seguir trabajando, en gran medida, con sus procesos habituales. Dado que la conversión, la comprobación y el envío se realizan en segundo plano, no ha sido necesario impartir ninguna formación específica.

La arquitectura centralizada permite utilizar o adaptar las correspondencias existentes para satisfacer otros requisitos. Así, la correspondencia ZUGFeRD implementada en Alemania podría servir, en el futuro, como base para Factur-X en Francia, ya que ambos formatos están estrechamente relacionados desde el punto de vista técnico.

• Alrededor de 17 000 facturas B2B y B2G al año en TEXA Alemania
• Continuación del uso de la interfaz EDIFACT ya establecida
• Conversión y validación centralizadas de formatos de factura electrónica
• Los procesos se mantienen prácticamente sin cambios; no se requiere ninguna formación específica.
• Una base escalable para otros formatos y filiales nacionales

Gracias a Retarus Global E-Invoicing, TEXA ha automatizado el envío de facturas de su filial alemana, que antes se realizaba de forma manual, y, al mismo tiempo, ha sentado las bases para un intercambio electrónico de facturas conforme a la normativa. De este modo, la empresa ha podido mantener en gran medida su infraestructura de sistemas existente y evitar el esfuerzo que supone desarrollar una solución propia.

La solución ha demostrado ser estable durante su funcionamiento. De cara al futuro, la arquitectura centralizada ofrece además una base adecuada para integrar otros formatos de factura, requisitos nacionales o filiales en otros países.