Wenn es um den E-Mail-Versand aus Business-Applikationen geht, bietet Retarus mit Transactional Email bereits seit vielen Jahren einen der führenden und leistungsstärksten Services auf dem Markt. Zusammen mit unseren Kunden arbeiten wir in zahlreichen Projekten daran, auch die damit verbundenen Business-Workflows stetig zu optimieren.
Aktuell entwickeln unsere Produktexperten und Developer daher einen vollständig neuen ergänzenden Service, der im Herbst als Teil der modularen Retarus Secure Email Platform allen Kunden zur Verfügung stehen wird. Dieser lässt sich immer dort einsetzen, wo „verlorengegangene“ transaktionale Nachrichten schnell und unkompliziert von (Support-)Mitarbeiten gefunden und erneut verschickt werden müssen. Wir nennen ihn daher „Trace & Recover“.
Neuer intelligenter Kurzzeitspeicher für E-Mails aus Business-Anwendungen
Konkret geht es dabei um einen neuen erweiterten Kurzzeitspeicher für alle in Business Applications generierten und versendeten Nachrichten. Die zugrundeliegende Idee dieses Dienstes lässt sich am besten anhand eines konkreten Praxisprojekts erläutern, das wir im Rahmen der Entwicklung gerade mit einem großen Pilotkunden umsetzen.
Dabei handelt es sich um eine international tätige Einzelhandelskette mit angeschlossenem Online-Shop. Die im Netz bestellte Ware kann dabei in den Filialen abgeholt werden (Click & Collect). Nicht selten kam es dabei vor, dass der Kunde die nötige Abholscheine vor Ort nicht mehr zur Hand hatte. Aufgrund der äußerst komplexen Applikationslandschaft und hinterlegten Workflows war es dem Support des Kunden in der Vergangenheit nicht möglich, diese E-Mails direkt in der Anwendung erneut zu generieren – zumindest nicht ohne enormen Rechercheaufwand oder ohne die zugrundeliegende Bestellung erneut anzustoßen. Gleiches gilt für Dokumente wie Garantiebelege oder Rechnungen. Gerade bei Letzteren ist ein erneutes Ausstellen allein aus buchhalterischen Gründen häufig nicht ohne Weiteres möglich.
Komplexe Anwendungslandschaft erschwert erneuten E-Mail-Versand
Ähnliche Szenarien beobachten wir auch bei anderen Kunden: Nicht selten sind die abgebildeten Prozesse derart komplex oder umfassen so viele verschiedene Anwendungen, dass Anpassungen nicht oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand direkt in der versendenden Applikation zu realisieren sind. An dieser Stelle spielt nun der neue Retarus-Service seine vollen Vorteile aus:
Alle von der Anwendung generierten und per Retarus Transactional Email versendeten E-Mails werden schon beim initialen Aussand in einem Kurzzeitspeicher gesichert. In diesem Schritt lassen sich weitere Referenz-Informationen (z. B. Kunden- oder Vorgangsnummern) direkt ergänzen und mit übergeben, über die man E-Mails später leichter auffinden kann.
Einfaches Suchen und Versenden durch Support-Mitarbeiter
Benötigt nun ein Endkunde eine der versendeten E-Mails erneut, wendet er sich an das Contact Center des Einzelhändlers. Dort haben Mitarbeiter mit entsprechender Autorisierung direkten Zugriff auf das Retarus-Admin-Portal EAS und können via E-Mail Live Search die entsprechende Nachricht in kürzester Zeit aufrufen, sich in der Vorschau anzeigen lassen und einen erneuten Versand anstoßen. Hierbei lässt sich auch die Empfängeradresse nachträglich verändern – etwa im Falle eines Tippfehlers beim ursprünglichen Anlegen bzw. Registrieren per Browser-Eingabemaske.
Auch der erneute Versand der E-Mail durchläuft dann regulär die Infrastruktur von Retarus Transactional Email. Das heißt auch der erneute Versand wird wieder kurzzeitarchiviert und ist anschließend ebenfalls über EAS auffindbar.
Neuer Retarus-Service startet diesen Herbst
Naturgemäß ist das beschriebene Szenario natürlich nur einer von vielen denkbaren Use Cases rund um “Trace & Recover”. Mehr dazu erfahren Sie pünktlich zum offiziellen Launch des Services im Herbst oder schon jetzt über Ihren Retarus-Ansprechpartner.
