Das Verwalten des Zugriffs auf Enterprise-Fax-Dienste kann in größeren Organisationen zu einer echten Herausforderung werden. Mitarbeiter treten ein, scheiden aus oder wechseln ihre Position, Abteilungen benötigen Zugriff auf unterschiedliche Faxboxen und IT-Teams müssen die Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens konsequent durchsetzen. Wenn Änderungen Hunderte oder gar Tausende von Benutzern betreffen, kann die manuelle Kontoverwaltung schnell zu einer erheblichen Belastung werden.
Die neuesten Updates des Retarus Enterprise Fax Portals tragen dazu bei, diese Arbeit zu vereinfachen. Mit Single Sign-On über Microsoft Entra ID und der CSV-basierten Massenverwaltung von Benutzern stehen Administratoren nun effizientere Möglichkeiten zur Verfügung, um den Zugriff über den gesamten Benutzerlebenszyklus hinweg zu verwalten – vom anfänglichen Onboarding und der Authentifizierung bis hin zu Kontoaktualisierungen und dem Offboarding.
Sicherer Zugriff über Microsoft Entra ID
Das Enterprise Fax Portal unterstützt nun Single Sign-On mit Microsoft Entra ID. Sobald SSO für einen Mandanten konfiguriert ist, werden Nutzer automatisch zur Entra ID-Anmeldung ihrer Organisation weitergeleitet, anstatt ein separates Passwort für das Enterprise Fax Portal eingeben zu müssen.
Dadurch können Mitarbeiter über einen vertrauten Anmeldevorgang auf das Portal zugreifen, während IT-Teams ihre bestehenden Identitäts- und Zugriffsrichtlinien anwenden können.
Schnelleres Onboarding durch CSV-basierte Massen-Uploads
Die Verwaltung einer großen Anzahl von Benutzern umfasst mehr als nur die Authentifizierung. IT-Teams müssen zudem Konten erstellen, Benutzer den richtigen Ressourcen zuweisen und die Benutzerumgebung an organisatorische Änderungen anpassen.
Tenant-Admins können nun mehrere Benutzer des Enterprise Fax Portals auf einmal anlegen, indem sie eine CSV-Datei hochladen. Im Rahmen desselben Vorgangs lassen sich neue Benutzer direkt Faxboxen oder Benutzergruppen zuweisen, wodurch sich die Anzahl der nach der Kontoerstellung erforderlichen einzelnen Konfigurationsschritte verringert.
Der Bildschirm für den Massen-Upload enthält zudem eine herunterladbare CSV-Beispieldatei, die Administratoren eine klare Vorlage für die Aufbereitung der Benutzerdaten im richtigen Format bietet.
Effizientes Offboarding und einfachere Benutzerüberprüfungen
Administratoren können CSV-Dateien auch zum Massenlöschen von Benutzern verwenden. Dies erleichtert das Entfernen von Konten nach größeren personellen oder organisatorischen Veränderungen. Das Enterprise Fax Portal ermöglicht es Administratoren zudem, eine Liste aller vorhandenen Benutzer zu exportieren. Dies bietet einen praktischen Ausgangspunkt für interne Zugriffsprüfungen, administratives Reporting und Abgleiche mit aktuellen Mitarbeiter- oder Abteilungsdaten.
Zusammen bieten die Funktionen zum Massenlöschen und zum Exportieren von Benutzern IT-Teams einen besseren Überblick über den aktuellen Benutzerbestand und eine effizientere Möglichkeit, die Zugriffsrechte an die geschäftlichen Anforderungen anzupassen.
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